نمونه RFP خرید نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS)

در دنیای پرشتاب امروز، سازمان‌ها برای بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری نیازمند به‌کارگیری ابزارهای کارآمدی هستند که بتوانند فرآیندهای کسب‌وکار را بهینه‌سازی کنند. نرم‌افزار مدیریت فرآیند (BPMS) به عنوان یکی از کلیدی‌ترین ابزارها در این زمینه، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که با استفاده از طراحی و مدل‌سازی دقیق، فرآیندهای خود را به‌صورت خودکار و بهینه مدیریت کنند.

اما خرید یک نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) مناسب، به دلیل وجود گزینه‌های متعدد و متنوع در بازار، می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. به همین دلیل، تدوین یک درخواست پیشنهاد (RFP) مشخص و جامع برای خرید این نرم‌افزار از اهمیت بالایی برخوردار است. RFP به عنوان ابزاری برای شفاف‌سازی نیازها و الزامات سازمان، به فروشندگان این امکان را می‌دهد که راه‌حل‌های مناسب را برای شما ارائه دهند.

در این مستند، نیازهای خاص سازمان، ویژگی‌های کلیدی مورد انتظار از نرم‌افزار BPMS، و معیارهای ارزیابی فروشندگان به وضوح بیان می‌شود. یک RFP خوب نه تنها فرایند انتخاب نرم‌افزار را تسهیل می‌کند بلکه به همکاری مؤثر با فروشندگان نیز کمک می‌کند و زمینه‌ساز دستیابی به نتایج مطلوب خواهد بود.

هنگامی که شرکت یا واحدی در سازمان نیازمندی جدیدی را اعلام می کند، بخش تدارکات برای کمک به ساده‌سازی بررسی تامین کنندگان از مستندات زیر برای برگزاری مناقصه و خرید نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) استفاده می‌کنند.

• • درخواست اطلاعات (RFI)

• • درخواست قیمت (RFQ)

• • درخواست پیشنهاد (RFP)

خریدار درخواست را آماده می کند، آن را برای تامین کنندگان ارسال می کند و پاسخ های تامین کنندگان را برای یافتن بهترین انتخاب ارزیابی می کند. این درخواست ها بررسی و مقایسه برای یک انتخاب درست و صحیح که مناسب نیاز کسب و کار شما باشد را آسانتر می کنند. در حالی که هر سه درخواست دارای برخی ویژگی های مشترک هستند ولی هر کدام کاربرد متمایز خود را دارند.

تولید سیستم های نرم افزاری سفارش مشتری با BPMS

سیستم های سفارش مشتری عموماً موثرترین روش برای ایجاد نیازمندیهای خاص یک کسب و کار در یک سازمان می باشد. ممکن است نوع نیاز مشتری به حدی خاص باشد که نرم افزار های آماده موجود در بازار نیازشان را پاسخگو نباشد. یکی از کلیدی ترین ویژگی نرم افزار های سفارش مشتری مبتنی بر BPMS امکان ارتباط با سایر نرم افزارهای موجود در سازمان بر اساس درگاه های ارتباطی استاندارد می باشد که از مهمترین دستاوردهای آن می توان به امکان جمع آوری اطلاعات و یکپارچه سازی سیستم های جزیره ای اشاره نمود.

راه حل های سفارش مشتری می توانند کارآمد و متناسب با نیازهای سازمان شما تنظیم شوند، که در طولانی مدت تأثیر مثبتی بر کسب و کار شما خواهد گذاشت.

ویژگیهای بارز سیستم های سفارش مشتری:

• • انطباق کامل سیستم با نیازمندیهای خاص سازمان

• • هزینه کمتر در قبال منافع اقتصادی میان مدت و بلند مدت برای سازمان

• • نگهداری و پشتیبانی تخصصی، موثر و کارآمد

• • ایجاد یکپارچگی کامل با سایر سیستم های جزیره ای سازمان

در ادامه این مقاله تعاریف عمومی در خصوص برگزاری یک مناقصه برای خرید سامانه های سفارشی که با نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) پیاده سازی می شود را ارائه کرده ایم.

RFI (Request for Information) چیست؟

درخواست اطلاعات (RFI) اطلاعات کلی در مورد قابلیت ها، کالاها یا خدمات یک تامین کننده احتمالی را جمع آوری می کند. شما می توانید RFI را به عنوان اولین گام غیر رسمی در ارزیابی توانایی یک تامین کننده برای انجام پروژه در نظر بگیرید. RFI به ویژه زمانی مفید است که یک شرکت در مراحل اولیه خرید است و سعی می کند الزامات خاص خود را برای یک کالا یا خدمات مشخص کند. بعد از RFI یک RFQ یا RFP تولید می شود، اما برخی از شرکت‌ها از RFI صرف نظر می‌کنند و مستقیماً یک RFQ آماده می کنند. برخی از شرکت‌ها مرحله اضافه شده RFI را برای دقت و بررسی بیشتر در فرآیند خرید و انتخاب خود آماده می کنند.

RFQ (Request for Question) چیست؟

RFQ معمولاً زمانی استفاده می‌شود که هزینه یا خدمات درخواستی لزوماً استراتژیک نباشد، بلکه بیشتر تاکید خریدار بر قیمت خرید سامانه یا سیستم متمرکز باشد.

RFP (Request for Proposal) چیست؟

RFP درخواست خرید رسمی در سازمان ها تلقی می شود که نیازمندی های پروژه را برای خرید یک سامانه شرح می دهد که توسط یک شرکت یا سازمان برای درخواست پیشنهادات از فروشندگان، تامین کنندگان یا ارائه دهندگان خدمات واجد شرایط آماده می شود. در واقع زمانی از RFP استفاده می شود که چارچوب و شرح خدمات فنی جایگاه بالاتری نسبت به قیمت در سازمان دارد.

RFP ها شامل بیان نیازمندی های فنی کسب و کار، جدول زمانی طراحی و تولید، معیارهای ارزیابی فنی توسط خریدار و فرآیند انتخاب است. به عنوان رسمی ترین فرآیند خرید خارج از این لیست، RFP ها بهترین فروشنده را از طریق مناقصه رقابتی بر اساس عوامل مختلف شناسایی می کنند. این عوامل بر اساس اهداف شرکت ها و کسب و کارها متفاوت است.

یک RFP استاندارد شامل چه بخش هایی می شود:

• صفحه جلد
• فهرست مطالب
• بررسی اجمالی شرکت و محدوده کار (بیانیه کار)
• وضعیت موجود
• الزامات فنی و تخصصی تعریف شده
• نیازمندی های عمومی
• مشخصات فنی (کارکردی و غیر کارکردی)
• مهلت و نحوه ارسال

در این مقاله شرکت مهندسی تذرو افزار با استفاده از تجربیات خود در زمینه طراحی و پیاده سازی سامانه های نرم افزاری مبتنی بر BPMS نمونه ای از RFP خرید نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) برای تولید نرم افزارهای سفارش مشتری را در اختیار سازمان ها قرار می دهد تا با دقت بالاتری بتوانند شرکت های تامین کننده را بررسی و انتخاب نمایند.

1- معیارهای مقایسه ای در انتخاب شرکت های تامین کننده در  RFP خرید نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS)

یکی از موضوعاتی که معمولاً در انتخاب نرم افزارها مورد توجه می‌باشد، انتخاب درست معیارهای مقایسه ای در خرید محصول یا سامانه می‌باشد. البته قطعاً معیارها بر اساس نیازمندی و شرایط انتخاب‌کننده متفاوت خواهد بود و ممکن است وزن همه بخش‌ها، برای همه سازمان‌ها یکسان نباشد. اما مساله اصلی در این است که توجه متوازن به تمامی محورهای مهم انتخاب محصول نقش کلیدی در موفقیت پروژه خواهد داشت و حداقل اطلاع از این عوامل، می‌تواند یک سازمان را به انتخاب درست‌تر محصول هدایت کند.

در ادامه این مقاله سعی شده، برخی از مهم‌ترین عوامل موثر در انتخاب محصول سیستم‌ساز یا نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) که با استفاده از آن سیستم های سفارش مشتری طراحی و پیاده سازی می شود را ارائه کنیم. البته در این مستند از ورود به جزئیات امکانات خودداری شده است و سعی بر این بوده است که محورهای اصلی و مهم که در  RFP خرید نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) نیاز است اعلام شود مورد توجه قرار گیرد.

2- الزامات کارکردی و عمومی  RFP خرید نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS):

• •  کارتابل الکترونیک

• • رویت کارهای ارجاع شده

• • دسته‌بندی کارها (بر اساس فرآیند و فعالیت/ فرم)

• • کارتابل کاربر محور و سمت محور

• • تفویض نقش

• • مشاهده گردش کار

• • امکان جایجایی کارهای درجریان بین کاربران

• • ساختار سازمانی و پروفایل کاربران

• • پشتیبانی از ساختارهای سازمانی

• • قابلیت تعریف پرونده و پروفایل کاربران و نقش ها

• • تعریف سطوح سازمانی تاییدات بصورت داینامیک

• • قابلیت استفاده از ساختار سازمانی در انتصابات فرآیندی

• • نمایش پورتال و اجرای تحت موبایل

• • قابلیت طراحی کارتابل مشتری

• • نمایش فرم ها بصورت Responsive

• • قابلیت استفاده از موبایل اپلیکیشن

• • قابلیت استفاده از PWA (سیستم های IOS)

• • لایه قواعد کاری

• • قابلیت تعریف و نگهداری قوانین کاری

• • قواعد کاری با اعمال در سطح واسط کاربری

• • استفاده از قواعد کاری در سطح فرم و فرآیند

• • تنظیم دسترسی، امنیت

• • امنیت سطح فرآیند

• • امنیت سطح موجودیت

• • امنیت سطح رکورد

• • امنیت سطح فیلد

• • امنیت مبتنی بر کاربر / سمت / نقش

• • مدیریت دسترسی های کاربران

• • پشتیبانی از SSO و اکتیودایرکتوری جهت مدیریت کاربران

• • امنیت نمایش اطلاعات

• •  ارتباطات و تبادل داده

• • دریافت وب سرویس

• • ارائه وب سرویس

• • اتصال به دیتابیس‌های بیرونی

• • Import/Export بصورت اکسل

• • پوشش درگاه های ارتباطی آفلاین جهت اطلاع رسانی وضعیت درخواست بصورت پیامک و ایمیل

• • خدمات و پشتیبانی شرکت

• • قابلیت پشتیبانی از محصول یا سامانه ارائه شده

• • مستندات آموزشی و راهنمای کاربری

• • وجود فیلم و راهنمای توسعه دهندگان

• • استفاده از پشتیبانی شرکت تولیدکننده محصول

• • قابلیت ارائه درخواست برای توسعه محصول

• • وجود نیروی متخصص جهت ارائه خدمات پشتیبانی

• • وجود سایت تیکتینگ برای اعلام درخواست و مشکلات

3- الزامات فنی و اختصاصی  RFP خرید نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS)

عنوان	قابلیت استفاده در سامانه وجود دارد / ندارد
معماری Service Oriented باشد
سیستم می بایست با مروگرهای مختلف بدون مشکل کار کند
واسط کاربری تحت Web باشد
دارای ابزار Workflow Generator باشد
دارای ابزار Form Generator‌باشد
دارای ابزار Report Generator باشد
ایجاد یک فرآيند کامل بدون نیاز به برنامه نویسی (Zero-Code)
سیستم باید مبتنی بر فرایند باشد و توانایی های عمومی یک سیستم ساز را دارا باشد
سيستم بايد مبتني بر استانداردهاي باز باشد به اين معني كه بتوان به راحتي ارتباط بين سيستم و ديگر سيستم ها و نرم افزار هاي موجود در سازمان را برقرار كرد.
مدیر سیستم بايد بتواند تعریف کاربران و مشتریان و سطوح دسترسی و بهره برداری آنها از  سرویس های قابل ارایه در سیستم موردنظر را داشته باشد.
سیستم بايد به صورت ماجولار باشد به نحوي كه براحتي بتوان با اضافه كردن يك يا چند ماجول به سيستم، يك سرويس جديد در سيستم ايجاد نمود.
قابليت ارسال و دريافت اطلاعات ميان كاربران سيستم بصورت Online

4- نیازمندی های Form Generator (فرم ساز) در نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS)

عنوان	قابلیت استفاده در سامانه وجود دارد / ندارد
قابلیت تولید فرم های سازمانی بصورت دینامیک و بدون نیاز به کد نویسی
فرم ساز باید تحت ویندوز بوده و فرم های ایجاد شده باید به صورت تحت وب قابل اجرا باشند
قابلیت  ذخیره و بازیابی فرم ها با فرمت XAML
تمامی عملیات تولید و ویرایش فرم ها باید به صورت ویژوال باشد
باید بتوان فرم ها را ذخیره و بازیابی نمود
باید توانایی پیش نمایش (Preview) فرم ها وجود داشته باشد
باید توانایی حذف فرم ها وجود داشته باشد
تعیین مشخصه های فرم (Layout) و ویرایش آن
توانایی قرار دادن اجزای فرم بر روی فرم به صورت ویژوال و Drag & Drop
توانایی تغییر ویژگیهای اجزای فرم را به صورت ویژوال
باید بتوان اجزای فرم را از لحاظ منطقی به هم وابسته نمود
باید بتوان با سطوح دسترسی مختلف فرم را پیش نمایش كرد
باید بتوان عملیات Copy ،Paste ،Cut را برای اجزای فرم انجام داد
باید توانایی Import و Export فرم ها وجود داشته باشد
سیستم باید توانایی ورود اطلاعات از طریق هر فرم را فراهم نماید
سیستم باید بتواند توانایی جستجوی فرم ها براساس نام و شماره فرم را فراهم نماید
باید بتوان ترتیب حرکت Tab بر روی اجزای فرم را برای زمان اجرا تعیین کرد
برای اجزای فرم باید بتوان عملیات ترازبندی و چیدمان را انجام داد
باید بتوان روی مجموعه از اجزای فرم مشخصات را تنظیم نمود یا تغییر داد
توانایی تعیین طول و عرض فرم توسط کاربر طراحی کننده فرم باید محیا باشد
سیستم باید بتواند برای هر جزء فرم، شماره یکتا اختصاص دهد
باید بتوان داده هر جزئی از فرم را از بانک های اطلاعاتی دیگر دریافت نمود
باید بتوان اطلاعات وارد شده در یک فرم را در فرمهای دیگر استفاده نمود
سیستم باید بتواند توانایی جستجوی اجزای فرم ها را براساس شماره اجزا فراهم نماید
سیستم باید بتواند توانایی جستجوی داده های فرم را فراهم نماید
قابلیت اجرای  Query استاندارد درون فرم و اطلاع از نتیجه آن
سیستم باید بتواند اطلاعاتی درون فرمها ثبت نموده و آنها را ویرایش نماید
باید توانایی برای تعیین فیلد های خلاصه وجود داشته باشد
بايد بتوان كليد واژه جستجو براي داده هاي فرم تعيين نمود
سیستم باید کنترل های Simple Binding ارائه نماید
سیستم باید کنترل های Complex Binding ارائه نماید
فرم ساز باید دارای کنترل تقویم فارسی باشد

این ابزار باید به گونه ای باشد که بدون نیاز به هرگونه کدنویسی بتوان کلیه فرآیندها و نیازمندی های کسب و کاری مورد نیاز را تعریف نمود. بعبارت دیگر در یک محیط گرافیکی بتوان با قرار دادن شرط های مختلف بصورت شماتیک مراحل یک فرایند را طراحی نمود. این قسمت از امتیاز فنی بالایی برای شرکت ها برخوردار است.

5- نیازمندی های Work Flow Designer (گردش کار)

عنوان	قابلیت استفاده در سامانه وجود دارد / ندارد
تولید داینامیک گردش کارهای سازمانی
توانایی ذخیره و بازیابی گردش کارها وجود داشته باشد
پشتیبانی از گردش کارهای ساخته شده چند مرحله اي
پیمایش گردش کارها
توانایی حذف گردش کارها
استفاده از Activity های مختلف به صورت ویژوال
تغییر ویژگیهای Activity ها به صورت ویژوال.
Validate نمودن گردش کار قبل از ذخیره سازی
Import گردش کاری های تولید شده در نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS)
Export گردش کاری های تولید شده در نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS)
جستجوی گردش کارها براساس نام گردش کار
تغییر اندازه و جابجایی Activity ها در محیط طراحی گردش کار
تعريف شروط و تصميم ‌گيري در مراحل مختلف گردش ‌كار
تراكنش با پايگاه داده در گردش کار
اطلاع رساني بصورت Email , Fax , Message, Popup در هر مرحله از گردش کار
تخصیص فرم‌هاي واحد فرم ساز در تعريف يك گردش كاري
مشاهده مراحل گردش كاري طي شده
وابسته نمودن یک گردش کار به گردش کاری های دیگر
دسته بندی گردش کاری ها
تعیین کاربر مدیر هر گردش کاری بر اساس چارت سازمانی
شروع گردش کاری از طریق تماس تلفنی،SMS ، ایمیل ، پرتال و  فکس
تعیین سطح دسترسی برای گردش کارها
جستجوی Activity ها
تعریف زمان بندی برای شروع یک فرآیند بصورت اتوماتیک
تعیین زمان بحرانی برای گردش کاری.

سیستم از Activity های زیر حمایت نماید شروع (جهت مشخص نقطه شروع یک گردش کاری)شرط (جهت مشخص نمودن انواع شرطها برای تایید گردش کاری و تغییر مسیر براساس انتخاب شرطها)شرطQuery (در صورتیکه شرط نوشته شده درست یا نادرست باشد مسیر گردش کاری عوض شود) نظر سنجی (ارسال فرم خالی به تمامی کاربران برای دریافت اطلاعات از کاربران)ارسال Email (برای ارسال email به کاربران،مشتریان،Admin)ارسال Fax (برای ارسال fax به کاربران،مشتریان،Admin)ارسال SMS (برای ارسال SMS به کاربران،مشتریان،Admin)ارسال پیغام (برای ارسال پیغام به کاربران،Admin)ارسال Popup (برای ارسال Popup به کاربران مورد نظر)انتظار (برای این می باشد برای مدت خاصی گردش کاری در حالت Pause قرار گیرد و ادامه مسیر ندهد)انتساب (برای نسبت دادن مقادیر متغیر ها در فیلدهای فرم و یا متغیرهای تعریف شده در Workflow)اتصال پایگاه داده  (برای اجرا نمودن یک query و قرار دادن مقدار فیلد انتخابی در متغیرهای تعریف شده در Workflow یا فیلدهای فرم)پایان (جهت مشخص نمودن پایان گردش کاری)Sub Workflow (جهت اجرا نمودن یک گردش کاری دیگر ،گردش کاری انتخابی تا زمانی که پایان نیابد، گردش کاری اصلی ادامه نمی یابد)Start Workflow (جهت اجرا نمودن یک گردش کاری دیگر، و نیز گردش کاری اصلی هم ادامه مسیر می دهد.)شروع اتوماتیک (جهت اجرا شدن اتوماتیک گردش کاری توسط Task Service )آگاهی (جهت آگاهی دادن به کاربران میباشد و میتواند حاوی یک پیغام باشد و در روند گردش کار تاثیری ندارد )Switch Case (برای بررسی شرط های پی در پی برای جلوگیری از تکرار شرط معمولی )Human Activityworkflowpermission برای استفاده از Activity

6- نیازمندی های Report Generator (گزارش ساز)

عنوان	قابلیت استفاده در سامانه وجود دارد / ندارد
تولید دینامیک انواع گزارش های سازمانی
پشتیبانی از گزارش های ساخته شده در نسخه های قبلی
نمایش گزارش ها  در محیط وب
ذخیره و بازیابی گزارش ها
پیش نمایش (Preview) گزارش ها
حذف گزارش ها
تعیین قالب گزارش (Layout) و ویرایش آن
مديريت فیلدها بر روی گزارش به صورت ویژوال
تغییر ویژگیهای فیلدهای گزارش
Save As نمودن گزارش ها
تبدیل گزارش اجرا شده  به فرمت های مختلف نظیر word ، Excel و pdf
جستجوی گزارش ها بر اساس نام
اعمال حق دسترسی در استفاده از گزارش ساز
تعیین سطوح دسترسی محدود به جداول و بانک های اطلاعاتی خاص
توانایی اضافه، ویرایش و حذف عبارت گزارش ساز
درج یک عبارت بر اساس فرمول مشخص در گزارش
گروه بندی داده های گزارش
تعیین توابع ریاضی پایه (جمع، میانگین و … )  برای ستون های گزارش
افزدون فیلتر در هنگام اجرا داده هاي عبارت گزارش ساز
درج نمودار در گزارش براساس داده هاي آماري
قابلیت ذخيره سازي گزارش تولید شده
قابلیت قراردادن تصاوير و متون‏ در گزارش.
قابلیت درج تاریخ شمسی و شماره صفحه در گزارش

7- نیازمندی های Logging System

عنوان	قابلیت استفاده در سامانه وجود دارد / ندارد
ثبت کلیه عملیات کاربران بر روی اقلام داده
ارائه ليست وقايع ثبت شده
مشاهده وقايع بر اساس حقوق دسترسي كاربران
قابليت جستجو و دسته بندي وقايع ثبت شده
ثبت وقایع در سطوح User Log، Event Error و Critical Error
حذف يك یا چند واقعه ثبت شده بر اساس سطح دسترسی

8- نیازمندی های واحد مانیتورینگ

عنوان	قابلیت استفاده در سامانه وجود دارد / ندارد
نمایش اطلاعات Real-time از کل سیستم
تعریف  شاخص های کلیدی بازدهی KPI (Key Performance Indicator) در هنگام طراحی هر فرآیند
مشاهده وضعیت و نتایج فعالیت های مختلف
قابليت اعلام تعداد، تنوع، و مدت زمان فرآیند ها
مشاهده Deadlock های فرآیندها بصورت Real-time
مشاهده تعداد کاربران درگیر یک فرآیند را بصورت Real-time
اعلام تعداد فرآیندهای اجرا شده از یک گردش کار
گزارش دهی میزان حجم کار هر کاربر بصورت Real-time
اعلام خلاصه پروسس ها و تراکنش ها بصورت لحظه ای
مشاهده درخت پیگیری در فرآیندها بصورت Real-time
مشخص نمودن فعالیت های مسدود  بصورت لحظه ای
مشاهده ارقام آماری از اطلاعات موجود بصورت Real-time
تعیین تعداد افراد درگیر هر فرآیند بصورت لحظه ای
اعلام وضعیت های بحرانی بصورت لحظه ای
مشاهده ضریب نفوذ هر نوع فرآیند در سیستم بصورت لحظه ای
مشاهده فرآیندهای تازه شروع شده، درحال اتمام و انجام شده
مشاهده فرآیندهای متوقف شده بصورت لحظه ای

9-نیازمندی های مدیریت فعالیت های کاربران برای RFP خرید نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS)

عنوان	قابلیت استفاده در سامانه وجود دارد / ندارد
نمایش لیست فعالیت های جدید برای هر کاربر
نمایش لیست فعالیت های در حال انجام برای هر کاربر
شروع فعالیت جدید با رعایت حق دسترسی
انتخاب و نمایش جزئیات یک فعالیت از لیست فعالیتها
اعلان فعالیت جدید به هنگام دریافت
نشانه گذاری فعالیت در لیست فعالیت ها
وجود لیست فرآیند های مهم و توانایی افزودن فرآیند به لیست فرآیندهای مهم
ارجاع با بازگشت و بدون بازگشت يك يا چند فعالیت توسط یک کاربر به کاربر دیگر
ارجاع با بازگشت و بدون بازگشت اتوماتیک یک يا چند فعالیت بر اساس قوانین و پارامتر های از پیش تعریف شده بصورتی که یک فعالیت بطور اتوماتیک ارجاع شود
نمایش لیست فعالیت های ارجاع شده به کاربر
نمایش لیست فعالیت های ارجاع شده توسط کاربر
نمایش لیست پیام هاي ارسال شده به کاربر از سوی کاربران دیگر
ارسال پیام به كاربران ديگر توسط کاربر جاری
جستجوی فعالیت هاي موجود در سيستم
جستجوی فرآیند هاي موجود در سيستم
جستجوی پیشرفته فعالیت ها و فرآیند ها
نمایش لیست فعالیت های در حال انتظار بر اساس گردش کار تعریف شده
طبقه بندی فعالیت ها به دلخواه کاربر در پوشه های ایجاد شده توسط کاربر در میز کار و انتقال فعالیت به آن پوشه
تعریف قوانین برای دسته بندی فعالیتها جهت انتقال اتوماتیک فعالیت ها به پوشه های ایجاد شده توسط کاربر
الصاق یک یا چند فایل به عنوان ضمیمه به هر  فعالیت
اضافه کردن توضیحات تکمیلی به فعالیت این توضیحات با مشخصات کاربراضافه کننده و همچنین زمان اضافه شدن این توضیحات در سیستم ذخیره می شود.

آماده سازی RFP خرید نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) کار نسبتا سختی است

آماده‌سازی RFP خرید نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) کار نسبتا سختی است و نیاز به دقت و توجه ویژه‌ای دارد. در این مرحله، شما باید نیازهای خاص سازمان خود را به‌دقت شناسایی کنید و آنها را در قالب مشخصات فنی و عملکردی برای فروشندگان ارسال کنید. مهم است که در RFP خود شامل جزئیات مربوط به الزامات پشتیبانی، قابلیت‌های نرم‌افزار و انتظارات از فروشنده باشید. همچنین، بیان واضح انتظارات شما از قیمت و زمان‌بندی پروژه نیز می‌تواند به فرایند انتخاب کمک کند. یک RFP خوب نه تنها به شما در انتخاب صحیح نرم‌افزار کمک می‌کند بلکه می‌تواند زمینه‌ساز همکاری موفقی با فروشنده باشد.دو نکته بسیار مهم برای خرید نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) را حتما در نظر بگیرید. این دو نکته عبارتند از:دو نکته کلیدی برای خرید نرم‌افزار مدیریت فرآیند (BPMS) را حتماً مد نظر داشته باشید:

۱- پشتیبانی با کیفیت از سوی فروشنده:

نرم‌افزار BPMS به مدت زمانی نیاز به خدمات پشتیبانی مناسب دارد. این پشتیبانی باید شامل آموزش کاربران، استقرار نرم‌افزار و طراحی فرآیندهای اولیه باشد. به‌ویژه در مراحل ابتدایی، وجود یک تیم پشتیبانی قوی می‌تواند به رفع مشکلات و بهینه‌سازی عملکرد نرم‌افزار کمک شایانی کند. همچنین، به‌روزرسانی‌های منظم و پاسخگویی سریع به درخواست‌های شما از اهمیت بالایی برخوردار است.

۲- رابط کاربری ساده و کاربرپسند:

رابط کاربری نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) باید به گونه‌ای طراحی شده باشد که حتی کاربران با سطح دانش رایانه‌ای پایین نیز بتوانند به راحتی با آن کار کنند. تجربه کاربری مهم است؛ بنابراین، باید از ایجاد سردرگمی با استانداردهای پیچیده مدل‌سازی که ممکن است زمان‌بر باشند، پرهیز کنید. نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) باید امکاناتی مانند (drag-and-drop) و نمایش بصری واضح فرآیندها را فراهم کند تا کاربران بتوانند به‌راحتی وظایف خود را انجام دهند. این ویژگی‌ها باعث می‌شود کار شما به سرعت و با دقت بیشتری پیش برود.