پیاده سازی فرآیندهای زنجیره ارزش سازمان با استفاده از ابزارBPM

ابزار BPM به عنوان بلوک اصلی برای اهداف و مدل های زنجیره ارزش در نظر گرفته می شود که انتقال از فرآیندها به اهداف را هدایت می کند.

زنجیره ارزش، دلیل وجودی یا فعالیت یک واحد تجاری است. به بیانی دیگر این زنجیره بیان می کند که چگونه منابع مورد نیاز، به دست آورده شده، چه ارزشی به آن منابع اضافه می شود، و در نهایت چگونه و با چه قیمتی به مشتریان فروخته می شود. زنجیره‌های ارزش، محرک‌های اصلی یا هسته اصلی کسب‌وکار هستند و تمرکز عملیاتی دارند. برای فعال کردن این عملیات، یک سری زنجیره‌ ارزش، یا به صورت دقیق‌تر، زنجیره‌های هزینه، برای مدیریت، سازمان‌دهی و حمایت از زنجیره‌های ارزش نهایی سودآور وجود دارد. هر پیوند در زنجیره ارزش، مجموعه‌ای از فرآیندهای کسب و کار را گروه ‌بندی می‌کند که منابع را به عنوان ورودی گرفته و خروجی ارزش افزوده ای را برای حلقه بعدی زنجیره توسعه می‌دهند. این زنجیره ‌های ارزش می‌توانند به مدیریت کسب‌وکار، تخصیص مالکیت یا مسئولیت‌پذیری، یکپارچه‌سازی فرآیندها و در نهایت تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های سازمانی کمک کنند. آنها همچنین به تعریف محدوده پروژه های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) می پردازند.

هر سازمان فرآیندهای مخصوص خود را دارد و ابزار BPM به استانداردسازی، بهبود و خودکارسازی فرآیند ها کمک می کند. در ادامه چگونگی و چرایی اهمیت این ابزار آمده است:

• استانداردسازی فرآیند با ابزار BPM

هر سازمان برای بهبود مستمر فرآیندهای خود نیازمند انجام بهترین روش ها برای هر فرآیندی است، اما می بایست همه کارمندان بهترین روش ها را برای فرآیند ها پیاده سازی نمایند. سازمان باید دائماً کارمندان خود را بررسی و مطمئن شود که همه، کارها را به درستی انجام می دهند که این امر می تواند هزینه های مدیریتی زیادی را متحمل شود.

نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار ابزاری مرکزی برای مدیریت تمام فرآیندهای سازمان است. به جای اینکه شخصاً به کارمندان سازمان در مورد تغییرات فرآیند اطلاع داده شود، می توان برخی از ویرایش ها را در نرم افزار انجام داد. به این ترتیب، سیستم یک اعلان برای همه کارمندان در مورد تغییرات ارسال می کند. سپس، به‌طور خودکار فرآیند جدید به جای فرآیند قدیمی اجرا شده و بخش بزرگی از کار را از دستان سازمان می‌گیرد.

• بهبود فرآیند

اکثر اوقات فرآیندهای کسب و کار تا حد ممکن کارآمد نیستند. برای اینکه بیشترین بهره از کسب و کار برده شود، باید دائماً بر یافتن پیشرفت‌های بالقوه برای همه فرآیندهای کوچک متمرکز شد. ابزار BPM می توانند دارایی گرانبهایی برای این کار باشند. آنها تنگناها، ناکارآمدی ها و همچنین زمان های از دست رفته را تشخیص می دهند که این ایده خوبی در مورد اینکه چه چیزی را باید بهبود بخشید، می دهد.

• خودکارسازی فرآیند

روش های مختلفی وجود دارد که ابزار BPM می توانند به اتوماسیون فرآیندها کمک کنند. اساسی ترین کارکرد در اینجا تسهیل است. بدون نرم‌افزار، باید در هر زمان، به‌صورت دستی به همه اطلاع داد. نرم‌افزار BPM این کار را برای شما انجام می‌دهد. هر زمانی که فرا می‌رسد که یک مرحله فرآیند را انجام دهد، یک اعلان در نرم‌افزار دریافت می شود.

پیاده سازی فرآیند های زنجیره ارزش با ابزار BPM

بسته به اندازه سازمان هر پیوند در یک زنجیره ارزش دارای یک سری فرآیندهای کسب و کار است که مشخص می کند پیوند از کجا شروع شده و به کجا ختم می شود. در پیوند های بعدی اگر سازمان بسیار بزرگ باشد یا ساختار سازمانی پیچیده ای داشته باشد، قبل از شروع تعریف فرآیندهای کسب و کار، زنجیره های ارزش را می توان به زنجیره های کوچکتر تقسیم کرد که به آنها زنجیره های ارزش فرعی یا سناریوهای تجاری گفته می شود.

یک خرده فروشی را که اندازه سازمانی آن ممکن است جهانی، ملی یا محلی باشد را در نظر بگیرید. این سازمان ممکن است یک فروشگاه فیزیکی و آنلاین و یا 1000 فروشگاه فیزیکی و هیچ حضور آنلاین، و یا هر ترکیبی از این دو را داشته باشد. اولین تصمیمی که این سازمان باید بگیرد این است که چه محصولاتی را بفروشد، سطح موجودی و ذخیره اجناس را در هر فروشگاه تنظیم نماید و نحوه توزیع اجناس در فروشگاه ها مشخص گردد که این به معنای نیاز به توسعه برنامه هایی برای دستیابی به محصول است که مطابق با استراتژی های سازمان باشد. پس از تدوین این برنامه ها، آن ها باید بهترین استراتژی ها را برای تحقق برنامه ها تعیین کنند. گام بعدی این است که تعیین شود اجناس از چه منابعی باید تامین شوند، منبع داخلی یا خارجی و یا از یک منبع واحد یا از منابع متعدد. برای هر محصول یا گروه محصول پس از مشخص شدن این موضوع، قیمت و شرایط قرارداد باید با فروشندگان مذاکره شود و در مورد اینکه چگونه این موارد بر استراتژی منبع یابی آینده تأثیر می گذارد، تصمیم گیری شود. پس از دریافت اجناس، پرداخت چگونه انجام می شود و در نهایت تهیه منابع مناسب، توزیع اجناس، پرداخت به تامین کنندگان و ارائه دهندگان خدمات و حمل و نقل چگونه خواهد بود.

مرحله نهایی در زنجیره ارزش، انتقال کالای دریافتی از انبار به قفسه‌های فروشگاه، قیمت‌گذاری کالا، تجاری‌سازی فروشگاه ‌ها و تعیین روش‌های پرداخت و کنترل‌های مرتبط با رسیدگی به وجه نقد و اعتبار است. برای اطمینان از فروش کالا، بازاریابی و فروش، همراه با برند سازی خرده فروشی ضروری است. جذب مشتریان در نهایت منجر به فروش و کسب وجه نقد می شود. این ها برخی از فرآیندهای مرتبط با گرفتن سفارشات مشتری در ازای دریافت پول نقد هستند.

به منظور فعال کردن تمام پیوندهای بالا در زنجیره ارزش، شرکت باید کارمندان، مدیریت و پیمانکاران را جذب، استخدام، حفظ و در نهایت بازنشسته کند. همچنین برای تمام فعالیت های سازمانی، هزینه ها را به طور مستقیم یا غیر مستقیم متحمل شود و اینها باید حسابرسی شوند، با درآمد تطبیق داده شوند و به ذینفعان مختلف در شرکت گزارش شوند. البته برای اینکه امروزه هر سازمانی به طور کارآمد بقای خود را حفظ کند، فناوری باید به کار گرفته شود و پایدار بماند. و در نهایت، مدیریت باید برای رشد شرکت و ارائه بهبود مستمر و افزایش ارزش برای بسیاری از ذینفعان مختلف، سرمایه‌گذاری‌ها و استراتژی‌های آتی را برنامه‌ریزی و ابلاغ کند. اینها زنجیره‌های ارزش پشتیبان را شناسایی می‌کنند که باید در درون خود و با عملیاتی برای بهینه‌سازی شرکت و بهره‌برداری کارآمد آن یکپارچه شوند.

اکوسیستم کنونی کسب و کار و فناوری اطلاعات به سطح معینی از هوشمندی رسیده است که شرکت ها و سازمان ها را وادار می کند تا به فرآیندها مسلط شده و خود را به سطوح بالا برسانند. علاوه بر استراتژی و مدل‌های کسب و کار یک سازمان، مدل زنجیره ارزش ابزار اصلی دستیابی به مزیت رقابتی است. یک مدل زنجیره ارزش راه هایی را تعریف می کند که در آن استراتژی های سازمان از طریق مجموعه ای از فعالیت ها اجرا می شوند. مدل‌های زنجیره ارزش، در مقایسه با مدل‌های کسب‌وکار، به دنبال راهی هستند که سازمان در آن نیازهای مشتریان فعلی و احتمالی خود را برآورده می‌کند، در حالی که مدل‌های کسب‌وکار عمدتاً به استراتژی‌ها، وظایف و اهداف داخلی اشاره می‌کنند. با این حال، علی‌رغم این تفاوت‌ها، رابطه بین مدل‌های کسب‌وکار و زنجیره ارزش تنگاتنگ است و باید در تعادل کامل باشند. بنابراین هزینه ها و منابع سازمان باید همان مقدار از ارزش تولید شده برای مصرف خارجی مشتریان و همچنین هزینه‌های داخلی را حفظ کنند.

مدل زنجیره ارزش به بهترین وجه به عنوان مجموعه مراحلی در نظر گرفته می شود که یک محصول باید طی کند تا ارزش افزوده ای به دست آورد که در پایان برای سازمان سود ایجاد می کند. بهترین مثال از آن می تواند فعالیت یک الماس تراش باشد که با اعمال کارهایی که وقتی به آنها در مقیاس بزرگتر نگاه می شود، ساده و نه چندان گران به نظر می رسند، اما در نهایت سود هنگفتی به همراه دارند.

وقتی نوبت به اقدام و اجرای مدل های زنجیره ارزش در داخل یک سازمان می رسد، ابزار BPM باید این کار را انجام دهد. BPM در مورد بهینه سازی، کارایی، همکاری و اتوماسیون تخصص دارد. اما این ها هیچ معنایی ندارند مگر اینکه یک قدم به عقب برداشته و به هدف بالاتر نگاه شود که آن دستیابی به اهداف سازمانی با تنظیم اهداف و اجرای استراتژی هایی که توسط مدل های زنجیره ارزش پشتیبانی می شوند، می باشد. ابزار BPM به عنوان بلوک اصلی برای اهداف و مدل های زنجیره ارزش در نظر گرفته می شود که انتقال از فرآیندها به اهداف را هدایت می کند.

گروه زنجیره ارزش، سازمانی متخصص در تعریف چارچوب های کسب و کار، اصطلاح چارچوب تحول فرآیند کسب و کار (BPTF) را معرفی کرده است. این چارچوب در واقع کتابخانه ای از فرآیندهای کسب و کار، مدل های زنجیره ارزش و روش هایی برای چگونگی دستیابی به تحولات موفق در شرکت های با عملکرد بالا است.

راهکارهای BPM، به صورت کلی و بیشتر از حیث کسب‌وکار به تحلیلگران تجاری و فرآیند کمک می‌کنند تا بزرگ فکر کرده و با دارا بودن چشم‌اندازی مدل‌سازی نمایند. به طور دقیق، توانایی تنظیم اهداف و استراتژی‌ها، طراحی مدل‌های زنجیره ارزش و پیوند دادن فرآیندهای BPM در این چشم‌انداز بزرگ موجود می باشد.