دستاوردهای اجرای پروژه های مدیریت فرایندهای کسب و کار BPM در سازمان های ایرانی

مدیریت فرایندهای کسب و کار یا  BPM ترکیبی از عملکردها با محوریت ایجاد ارزش سازمانی از طریق بهبود فرآیند است که می تواند زمینه ساز تعریف پروژه های احصاء و تعریف فرآیندهای نامشخص ، جستجوی مداوم زمینه های بهبود و همچنین ایجاد تغییرات فرایندها در سازمان باشد. با هر رویکردی که این پروژه ها شروع شود، مطمئناً مزایای زیادی به همراه خواهد داشت.

در این مقاله سعی شده است یک سری از دستاوردهای اولیه اجرای پروژه های مدیریت فرایندهای کسب و کار در سازمان های ایرانی ارائه گردد و می تواند به عنوان یک الگو برای تعریف اهداف اولیه سازمان ها استفاده شود.

دستاوردهای اجرای پروژه های مدیریت فرایندهای کسب و کار

۱-ایجاد نگاه فرایندی در سازمان

یکی از مشکلات سازمان های ایرانی این است که نگاه فرایندی به اجرای کارها وجود ندارد و بیشتر کارهای سازمان را به صورت وظیفه محور و یا حداکثر MIS می بینند و بر این اساس نیز تصمیم گیری های مختلف اعم از اجرا ، استخدام نیرو های متخصص و … انجام می شود که می تواند هم هزینه های زیادی را به سازمان تحمیل کرده و همچنین توسعه پذیری سازمان را تحت تاثیر قرار دهد.  پیش زمینه اجرای پروژه مدیریت فرایندهای کسب و کار نگرش فرایندی به کارهای سازمان و تدوین زنجیره ارزش سازمان و فرایندهای اصلی و پشتیبان در سازمان می باشد.

۲-بالا رفتن سطح بلوغ سازمان از طریق آموزش کارکنان

در یک سازمان نیروهای مختلف از دید سابقه کار و نگرش وجود دارد ولی نیروهای غالب در سازمان های ایرانی، نیروهایی با نگرش سنتی و غیر سیستمی می باشند که این وضعیت در نیرو های تازه وارد هم اثرگذار بوده و نتیجتا کل سازمان به صورت سنتی و با دیدهای محدود و غیر سیستمی باقی می ماند. یکی از کارهای ابتدایی در اجرای پروژه های مدیریت فرایند های کسب و کار، آموزش نیروها می باشد که نگرش سیستمی و فرایندی به آنها القاء می شود.

۳-مدون کردن فرایندهای موجود در سازمان

پیش نیاز راه اندازی سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار، احصاء و شناسایی فرایندهای موجود می باشد. در اکثر سازمان ها بنا به مصالح سازمان و رشد قارچ گونه ای که سازمان ها دارند، فرایند ها به صورت سلیقه ای و بودن هیچ نظارت و مستند سازی تغییر می کنند و صرفا در حافظه کارکنان می باشد. با اجرا پروژه BPM می تواند تمامی فرایندها شناسایی و مستند شوند و این یکی از مهمترین دستاوردهای پروژه BPM سازمان شما می باشد.

۴-شفافیت و جلوگیری از فساد

وقتی فرایندهای یک سازمان در یک سیستم پیاده سازی شده و تمامی قوانین و مقررات سازمان در آن فرایندها به صورت مدون پیاده سازی و به صورت سیستمی اجرا شده باشد، دخالت نیروی انسانی و تبعات ناشی از آن کاهش پیدا می کند و شفافیت کارهای سازمان و همچنین کاهش فساد اداری را به دنبال خواهد داشت.

۵-ورود استاندارد ها در تدوین و بروز رسانی فرایندها

یکی از مهمترین تفاوت سازمان های ایرانی با سازمان های جوامع پیشرفته در این است که در جوامع پیشرفته در بدو تاسیس یک سازمان، مینیمم انتظارات یک سازمان، از استاندارد های مربوطه شروع می شود و بر پایه استاندارد، سازمان برپا شده و به تدریج بهینه می شود. در سازمان های ایرانی ابتدا سازمان بر مبنای سلیقه افراد ذی نفوذ شکل گرفته و بعد از مدتی که مشکلات ناشی از رشد قارچ گونه سازمان بروز کرد، در صدد استاندارد سازی سازمان بر می آیند که هزینه و زمان زیادی را دربر می گیرد . یا به عبارت دیگر نهایت آرزو و آمال سازمان، به استاندارد ختم می شود.

در یک پروژه مدیریت فرایندهای کسب و کار BPM بعد از اینکه در یک مرحله فرایندها شناسایی شد، در گام بعدی که بروزرسانی و بهینه کردن فرایندها می باشد، می توان از استاندارد های مربوطه به هر کسب و کار استفاده کرده و فرایندها را استاندارد نمود و این امر در حین اجرای پروژه بسیار کم هزینه تر و کوتاهتر از زمان بعد از استقرار می باشد.

۶-تجمیع داده های سازمان و پالایش آنها

یکی از مهمترین مشکلات سازمان های ایرانی، نبود داده های مناسب و یا پراکندگی داده ها در بخش های مختلف سازمان می باشد و مهمتر از همه اینکه داده های مزبور بعضا با هم اشتراک داشته و با همدیگر یکی نیستند و این موضوع باعث ایجاد اختلال در گزارش های سازمان شده و نتیجتا باعث تصمیمات اشتباه در سازمان نیز می شوند.

در اجرای پروژه های مدیریت فرایند های کسب و کار، یکی از پیش نیازهای اجرای فرایندها، گردآوری و داشتن داده های مناسب و معتبر می باشد که این موضوع نهایتا منجر به تجمیع داده ها و همچنین پالایش آنها در صورت نیاز می شود.

۷-کنترل فرایندها و سنجش آنها

یکی از مهمترین اهدافی که از اجرای یک پروژه مدیریت فرایند های کسب و کار دنبال می شود، کنترل فرایندها با استفاده از شاخصهای مربوط به هر فرایند می باشد. منظور از کنترل فرایند این است که مطمئن شویم یک فرایند در زمان مناسب و با داده های مناسب شروع و به اتمام می رسد و در صورت تخطی از اهداف کسب و کار بتوان فرایند را بهینه کرد به نحوی که در راستای اهداف کسب و کار سازمان قرار گیرد. در این راستا شاخصهایی برای هر فرایند تعریف شده  و بر اساس این شاخصها فرایند و نهایتا کسب و کار پایش می شود.

۸-خودکاری سازی فرایند ها و جلوگیری از اشتباهات ناشی از تصمیم گیری انسانی

در یک سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار نرم افزاری، الزاما تمامی فرایندهای سازمان باید در سیستم به صورت اتوماتیک اجرا گردند و اجرای اتوماتیک فرایندها در گرو پیاده سازی تمامی قوانین کسب و کار و پیش بینی تمامی حالت های مختلف می باشد. بدین ترتیب دخالت نیروی انسانی و اشتباهات ناشی از آن کاهش پیدا می کند.

۹-کاهش هزینه های عملیاتی

با اجرای پروژه مدیریت فرایند های کسب و کار، فرایندها به صورت بهینه پیاده سازی شده و باعث جلوگیری از دوباره کاری های مختلف در سازمان شده و همچنین به دلیل خودکار سازی فرایندها بسیاری از عملیات نیروی انسانی کاهش پیدا کرده و باعث کاهش هزینه های عملیاتی سازمان می شود.

کاتالوگ سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار BPM

نتیجه گیری: دستاوردهای اولیه اجرای پروژه های مدیریت فرایندهای کسب و کار در سازمان ها می تواند به عنوان یک الگو برای تعریف اهداف اولیه سایر سازمان ها استفاده شود.

اجرای پروژه مدیریت فرایندهای کسب و کار در سازمان نتایج و دستاوردهای زیادی را به دنبال دارد که فلسفه وجودی مدیریت فرایندهای کسب و کار می باشد و مقالات و مباحث زیادی در این خصوص ارائه شده است با توجه به شرایط خاص سازمان های ایرانی و همچنین اهداف خاص از اجرای پروژه های مدیریت فرایندهای کسب و کار، دستاوردهای متفاوتی از موارد استاندارد نیز حاصل می شود. ذکر این نکته هم ضروری است که اجرای چنین پروژه هایی در سازمان های ایرانی نیازمند مقدمات خاص خود نیز است.