مدیریت فرآیندهای کسب و کار موجب تمرکز بر بهبود مستمر فرآیند‌های تاثیرگذار جهت بهینه شدن و تحقق اهداف اصلی و متعالی سازمان می‌باشد.

با توجه به چالش ­های ناشی از تغییرات روزمره در  سازمان ­ها، صاحبان کسب و کار ناگزیر از روبروشدن با این چالش ها خواهند بود، بنابراین برای ماندن در بازار کار باید به اندازه کافی چابک باشند تا بتوانند خود را با این شرایطی که دائماً در حال تغییر است، وفق دهند. به همین منظور سازمان­ها به تجربه آموخته­ اند که مدیریت فرآیند کسب کار، سرمایه­ گذاری درستی در رویارویی با تغییرات می­باشد.

بسیاری از سازمان ها پروژه های مدیریت فرآیند کسب وکار (BPM) را با هدف بالا بردن کارایی از طریق ایجاد فرآیند و خودکارسازی آنها آغاز می­کنند، با توجه به اهمیت این موضوع، سازمانهایی که تمرکز خود را فقط روی کارایی و بهره ­وری متمرکز می ­­نمایند، در نهایت بازار کار خود را از دست می­دهند، به همین خاطر ایجاد فرایند ها علاوه بر بالابردن کارایی و بهره وری، باید به استفاده از منابع کمتر و افزایش ارزش افزوده برای مشتری و سازمان نیز منجر شود.

نتیجه اینکه برای کارآمد کردن سازمانها، BPM در این زمینه تاثیر گذار می­ باشد و باید دانش و فرهنگ سازی مرتبط با این زمینه توسط کلیه کارکنان سازمان و مدیران وجود داشته باشد.

واژگان کلیدی: مدیریت فرآیندهای کسب و کار، بهبود عملکرد سازمان، دانش کسب و کار

مدیریت فرآیندهای کسب و کار و تاثیر آن بر بهبود کسب و کارها

فضای کسب و کار رقابتی و پرمشغله امروز، ایجاب می­ کند تا کسب و کارها جهت باقی ماندن در این فضا مدام در حال بهبود و بروزرسانی عملکرد خود باشند. یکی از رویکردهای جدیدی که به حیات سازمان­ها در فضای پررقابت امروز کمک می­کند، رویکرد فرآیند محوری و مدیریت مبتنی بر فرآیند است. فرآیندها هسته اصلی کسب و کار سازمان محسوب می­شوند و بسیاری از شرکت ها دریافته ­اند که مدیریت فرآیند کسب و کار، یک سرمایه گذاری قوی در رویارویی با نیاز تغییرات می ­باشد.

به همین منظور در ابتدای این مقاله درباره روشهای مختلفی که سازمان ها در بهینه سازی کسب و کار خود استفاده می­کنند یا می­توانند استفاده نمایند پرداخته شده در ادامه درباره مدیریت فرآیندهای کسب و کار و جایگاه آن در بهبود مسائل سازمانی پرداخته شده است.

بهینه سازی کسب و کار چیست؟

بهینه سازی کسب وکار، شناسایی و اجرای روشهای جدیدی است که باعث کارآیی و مقرون به صرفه بودن کسب و کار سازمان ها می شوند. نمونه هایی از روش­های مختلف برای این منظور عبارتند از:

• معرفی روش ها و سیستم های جدید که زمان خدمات رسانی/ تولید را کاهش می­دهد.
• کاهش هزینه ها ضمن بهبود عملکرد.
• اتوماتیک کردن کارهای تکراری.
• بکارگیری مدیریت فرایندهای کسب و کار.
• تکنیک های یادگیری ماشین(Learning Machine) که عملکرد تجهیزات را بهبود می بخشد.
• افزایش فروش از طریق افزایش رضایت مشتری.

هر سازمانی باید به طور مداوم به دنبال راه هایی برای بهبود کارایی، کاهش ضعف ها و بهینه سازی منابع خود باشد. بنابراین مدیران باید استراتژی مناسب کسب و کار خود را جهت  بهینه سازی تعیین نموده تا بتوانند بهترین بازده را داشته باشند.

صاحبان کسب و کارها وقتی به بهینه سازی عملکرد خود می­ اندیشند، اغلب با بکارگیری یک مشاور بازرگانی(خارجی، داخلی) جهت تجزیه و تحلیل و شناسایی مسائل مرتبط با کسب و کار به این کار مبادرت می ورزند، این روش، اگر با دقت مدیریت نشود ، اغلب به دلیل مشکلاتی ناشی از عدم شناخت کامل از وضعیت کسب و کار، موجب کاهش رضایت مسئولین می­ گردد.

 پنج استراتژی بهینه سازی عملکرد که می تواند برای سازمان ها مفید و کاربردی باشد:

·         تمرکز روی بهبود فعالیت هایی که منجر به ارائه محصولات و خدمات با ارزش داخلی و خارجی به مشتریان می شود و به این طریق یک شرکت عملکرد خود را کارآمدتر می کند.

·         تمرکز روی کیفیت محصول و خدمات و کاهش دوباره کاری، صرفه جویی در هزینه در این فرآیند، باعث کارآیی بیشتر شرکت می­شود.

·         استفاده از سیستم مدیریت فرایندی.

·         پیش بینی دقیق تر تقاضا و توانایی .

·         افزایش رویکرد مشتری مدارانه .

در این مطلب به استفاده از سیستم مدیریت فرایندی پرداخته ایم و سعی کردیم به ارائه تعاریف و چگونگی تاثیر سیستم مدیریت فرایند در سازمان بپردازیم.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار چیست و چگونه در سازمان بکار گرفته می شود؟

مدیریت فرآیندهای کسب و کار به معنی  یک حوزه از دانش مدیریت است که فرآیندها را به عنوان دارایی سازمان در نظر گرفته و از طریق شناسایی، مهندسی، کنترل و تلاش برای بهبود مستمر آنها به بهبود کسب و کار و تحقق اهداف آن کمک می ­نماید.

فعالان عرصه ی کسب و کار سازمان­ ها دریافته ­اند که برای دستیابی به نتایج مفید، باید به جای تمرکز روی واحدهای وظیفه­ ای، تمرکز خود را برروی عملکرد فرآیندهای سازمان قرار دهند.

با ظهور مدیریت فرآیندهای کسب و کار، ساختارها و نقش ­های جدیدی در حال ایجاد است و نسل جدیدی از کارشناسان نیز برای پشتیبانی از این اقدامات به وجود آمده ­اند که این نقش­ها و مسئولیت­ های تعیین شده برای آنها از یک سازمان به سازمان دیگر متفاوت است، این تفاوت حاکی از رویکردهای مختلف سازمان ها به مدیریت مبتنی بر فرآیند است. برخی از نقش ­های شناخته شده در زمینه ­ی مدیریت فرآیندها عبارتند از:

تحلیلگرفرآیند، مهندس فرآیند، معمار فرآیند، مدیر فرآیند، مشاور فرآیند، مالک فرآیند، تحلیل گر کسب و کار، تحلیلگر سیستم­های کسب و کار، مدیر یا سرپرست بهبود عملکرد کسب و کار.

وجود یک گروه خبره و متخصص در زمینه مدیریت فرآیندها عامل مهم دیگری است که تکامل یا بلوغ سازمان ­ها را در پیاده ­سازی BPM منعکس می­کند. بسیاری از سازمان­ ها در آغاز با انجام فعالیت­ هایی مانند مدل سازی، تحلیل و طراحی فرآیندها به اجرای BPM می ­پردازند، سازمان های فرآیند محوری که بلوغ بالاتر یا تجربه بیشتری در زمینه مدیریت فرآیندها دارند، قسمتی را به مدیریت فرآیندهای سازمانی اختصاص داده و فرآیندها را همسو و اولویت بندی شده پیش می ­برند. برخی از سازمان ها نیز ممکن است دارای هر دو گروه باشند که بایکدیگر همکاری می­ کنند.

پیاده سازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار، تصمیمی استراتژیک است که وجود تعهد اجرایی قوی (در درجه اول از سمت مدیران ارشد و سپس تمامی افراد سازمان) برای پیاده سازی موفقیت آمیز آن یکی از الزامات ضروری به حساب می ­آید.

داشتن توانایی مدیریت اثربخش فرآیندهای کسب و کار، مستلزم آن است که یک سازمان، فرآیندها، افراد و فناوری های لازم برای این کار راداشته باشد، به بیان دیگر پس از بررسی دقیق قابلیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان باید معلوم گردد که:

1. سازمان، فرآیندهایی برای پشتیبانی از مدیریت فرآیندهای کسب و کار دارد

2. سازمان نقش ها یا افراد خاصی رابرای پرداختن به مدیریت فرآیندهای کسب و کار ایجاد کرده است.

3. سازمان برای پشتیبانی از فرآیندهای کسب و کار، فناوری­ های ویژه ای را استفاده می­ کند.

نتیجه گیری

فرآیندهای سازمانی شکل دهنده کسب و کار سازمان هستند از آنجایی هم که تغییرات به صورت روزمره در داخل  و خارج سازمان در حال اتفاق افتادن است  بنابراین برای کنترل تغییرات و هماهنگی فرآیندهای کسب و کار با شرایط جدید ایجاد یک راه حل سیستماتیک برای بهبود مدیریت فرآیند کسب و کار و در نتیجه بهبود سازمان امری ضروری است.

سیستم مدیریت فرآیندی همان استراتژی است که سازمان ها می ­توانند با تکیه بر آن رشد فزاینده­ ای را داشته باشند

افزایش کارایی از طریق اجرای BPM بدون در نظر گرفتن نقش های لازم در سازمان امکان پذیر نیست بنابر این نقش­های لازم و مرتبط نیز باید در سازمان در نظر گرفته شود. استفاده از BPM  در شرکت­ ها در درجه اول از طریق تصمیمات مدیریتی امکان پذیر می­شود  لذا مدیران و متخصصین باید در این زمینه کاملا از دانش بالایی برخوردار بوده و سپس مقدمات ایجاد و بررسی و بکارگیری فرایندها را در سازمان ایجاد نمایند.

آنچه تحقیقات موجود نشان می ­دهد این است که هیچ راه حل واحدی که برای همه سازمان­ها مناسب باشد وجود ندارد. مدل­ ها و نقش ­های مختلفی که در صنایع مختلف موفقیت خود را نشان داده ­اند، هیچ مزیت مشخصی بر یکدیگر ندارند.

نکته مهم این است که :

مدیریت بر مبنای فرآیند و استفاده از ابزارها و سامانه ­های اطلاعاتی جدید، یک استراتژی موفق است

و آن دسته از کسب و کارهایی که این استراتژی را انتخاب نموده­ اند مزایای زیادی کسب نموده­ اند و ارزش بیشتری برای سازمان ایجاد شده است.

مراجع :

1. Kasim, Tatic; Haracic, Mahir; Haracic, Merima.(2018). The Improvement of Business Efficiency Through Business Process Management.https://www.researchgate.net/publication/332727975_THE_IMPROVEMENT_OF_BUSINESS_EFFICIENCY_THROUGH_BUSINESS_PROCESS_MANAGEMENT.
2. Tony Benedict.(2013).BPM CBOK. https://docplayer.net/21396076-Abpmp-2013-this-reference-book-is-the-copyrighted-property-of-the-association-of-business-process-management-professionals.html.
3. Steve LaValle.(2009). Breaking away with business analytics and optimization.ftp://ftp.software.ibm.com/software/it/data/infoplanet/Breaking_away_with.pdf.
4. Florian Niedermann and Holger Schwarz.(2011). Deep Business Optimization: Making Business Process Optimization Theory Work in Practice. http://www.ipvs.uni-stuttgart.de.