گردش کار و تحلیل آن چطور در کاهش هزینه‌های سازمانی موثر است؟

تجزیه و تحلیل گردش کار فرایند تجزیه عملکرد یک گردش کار است و روند بهبود را بررسی می کند. با نگاهی به گردش کار در سطح خرده وظایف ، افراد سازمان می توانند فرایندها را برای کارآیی بهینه و بهره وری در محل کار تغییر دهند. تجزیه و تحلیل گردش کار اغلب کارهای تکراری و گلوگاه ها را مشخص کرده و  فرصت‌هایی را برای هوشمند سازی بیشتر فرایندها در سازمان فراهم می کند.

اگر مسئولیت کارآیی بهتر سازمان را بر عهده دارید ، احتمالاً در مورد مدیریت گردش کار ، BPM و اتوماسیون فرایندهای تکراری بسیار جستجو کرده اید. بیشتر مدیران برای این که نمی‌خواهند مزایای مبهم اتوماسیون گردش کار را از دست دهند در تله‌ی آن گرفتار میشوند.

به خاطر داشته باشید ماهیت نرم افزار BPMS یک جمله است: «تغییر». BPMS می‌گوید تنها چیزی که قرار نیست تغییر کند، خود تغییر است و می‌گوید من هرلحظه با تغییر بزرگ می‌شوم و با فرض تغییر ایجاد می‌شوم. در مراحل بعدی با رصد اهداف و تحلیل گردش‌های کاری باید بتوان اصلاح و تغییر ایجاد کرد تا نهایتاً به اهداف والای سازمانی رسید. باید بعد از تحلیل ،تغییر را اعمال کنید تا بدانید که آیا به اهداف نزدیک یا دور شده‌اید، و این یعنی BPMS.

دانلود کاتالوگ نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار تذرو افزار 

اما واقعیت این است که بدون تجزیه و تحلیل درست گردش های کاری ،هیچ کدام از این تلاش‌ها آنطور که باید به نتیجه نمی‌رسند و در واقع قبل از طراحی گردش کار نیاز به آنالیز و تجزیه و تحلیل اصولی آن می باشد.

نکاتی که مدیران سازمان باید در خصوص طراحی و تحلیل گردش کار بدانند

• دقیقا چه توقعی از آن گردش کار دارند و وظیفه آن مشخص باشد
• مزایایی را که می‌خواهند سازمان در نتیجه آن داشته باشد چیست
• و چطور می‌توانند آن را بهبود دهند.

ایجاد گردش های کاری بدون نیاز سنجی و تحلیل درست، در سازمان به سرعت کمرنگ شده و به سیستمی ناکارآمد و غیر اثربخش تبدیل می‌شوند.بنابراین اگر بتوانید به عنوان مدیر سیستم بازخوردهای مناسب از طرف ذی‌نفعان گردش کار بگیرید، می‌توانید با استفاده از تجزیه و تحلیل گردش کار روش‌های موثری برای بهبود گردش های کاری موجود در سازمان پیدا نمایید.

گردش کار چیست و چرا به آنالیز و تحلیل گردش کار نیاز دارید؟

بازار و محیط شما دائماً در حال تحول است. اگر جریان کاری شما نتواند با پیشرفت های داخلی و خارجی همگام باشد ، نمی‌توانید پاسخگوی نیازهای مداوم و در حال تغییر مشتریان و کارمندان خود باشید.

همان‌طور که می‌دانید Workflow در لغت به معنی گردش کار است.

یکی از مهم‏ترین مشکلات و چالش‏های پیش روی مدیران سازمان ها، نحوه مدیریت گردش کار و پیگیری امور محوله به افراد یک مجموعه و افزایش بهره ‏وری آن مجموعه می‏ باشد. روش های مرسوم مبتنی بر یادداشت‏های کاغذی و مکاتبات اداری و یا پیگیری‏های تلفنی، هیچ‏کدام نمی‏ تواند پاسخگوی نیازهای یک مجموعه کارآمد و هدفمند باشد.

از سوی دیگر، علیرغم اهمیت اتوماسیون گردش کار، به نظر می‌رسد تحلیل گردش کار است که به شما گارانتی می‌دهد تا به مزایای مورد تصورتان از آن برسید. این مزایا شامل کارایی و بهره‌وری بالاتر در فرآیندها، افزایش رضایت مشتریان، مشارکت بیشتر کارکنان و تطابق بیشتر با قوانین خواهند بود.

در ادامه به چند گام که به شما کمک می‌کند تا به تحلیل گردش کار خود بپردازید اشاره می‌کنیم:

گام اول تحلیل گردش کار: داده‌ی سخت جمع‌آوری کنید

گزارشی از گردش‌های کاری مورد نظرتان تهیه کنید. اطلاعات و آمارها را تحلیل کنید و سعی کنید متوجه شوید کدامیک دارند خوب عمل می‌کنند و کدامیک خیر.

این لیست به شما می‌گوید که به چه اطلاعاتی نیاز دارید:

• تعداد مواردی در آن گردش کار که در مدت زمان مشخصی آغاز شده‌اند
• تعداد مواردی که به اتمام رسیده‌اند
• تعداد مواردی که رد شده‌اند
• میانگین، حداقل و حداکثر زمانی که نیاز است تا هر کار به اتمام برسد
• تعداد دفعاتی که هر کار عودت داده می‌شود یا رد می‌شود
• تعداد دفعاتی که هر مورد نیاز به شفاف سازی بیشتر دارد

به عنوان مثال گردش کار  مربوط به تهیه یک گزارش هزینه را در نظر بگیرید. ممکن است دریابید که در ماه گذشته ۶۸ گزارش هزینه ارسال کرده‌اید، ۵۵ تا به اتمام رسیده‌اند ولی هیچکدام رد نشده‌اند. شما یک گردش کار ۴ گامی دارید: درخواست آغاز، تایید مدیریت، تایید سرپرست واحد (برای گزارش‌های بیشتر از ۱ میلیون تومان) و پردازش مالی. زمان میانگین ثبت شده برای پردازش مالی ۶ ساعت و برای تایید سرپرست واحد ۴ ساعت است.

با این حال، مشاهده می‌شود که در کار تایید مدیریت اختلال زیادی وجود دارد چرا که میانگین زمان آن ۳ روز است. با بررسی بیشتر متوجه می‌شوید که بیشتر کارها در کمتر از یک روز انجام می‌شوند ولی چند مورد هست که بیشتر از یک هفته در انتظار اقدام بوده اند.

گام دوم تحلیل گردش کار: داده‌های نرم جمع‌آوری کنید

برای ادامه کار تحلیل، به چیزی بیشتر از اعداد نیاز دارید. حالا نیاز دارید تا بروید و با افرادی‌که از ابزارهای گردش کار بیشتر استفاده می‌کنند، صحبت کنید. با آنهایی شروع کنید که فرم‌ها را پر می‌کنند.

تیم فروش شما ۸۰ درصد گزارشات هزینه شما را تهیه می‌کند، پس با آنها صحبت کنید و نظرشان را در مورد گردش کار بپرسید. آیا از سهولت پر کردن فرمها راضی‌اند؟ آیا شکایتی از نحوه ارسال درخواست‌هایشان دارند؟ آیا پرداخت‌هایشان سر موقع انجام می‌شود؟

فرض کنید معاون فروش سازمان شما می‌گوید عاشق این است که بتواند سریع به صورت تلفنی تاییدها را انجام دهد و نیاز نداشته باشد که حتما برای این کار وارد یک سیستم شود. افراد بخش مالی نیز می‌گویند راضی‌اند و هر چیزی که نیاز داشته باشند را دارند. بیشتر مدیران فروش نیز راضی‌اند.

ولی اگر برخی گلایه کنند که تمام اطلاعاتی که برای تایید درخواست نیاز دارند در اختیار ندارند چه؟ آنها به بخش فروش ایمیلهایی می‌فرستند تا اطلاعات بیشتری بدست بیاورند ولی این به معنی زمان بیشتر برای پاسخ گرفتن است.

مورد بالا اطلاعات بسیار مهمی در روند اجرای تحلیل گردش کار شماست. ابزارهای تحلیل گردش کار معمولا فقط روی اطلاعات سخت تمرکز می‌کنند و این به شما امکان می‌دهد تا تحلیل خود را به سطوح بالاتری ببرید.

گام سوم تحلیل گردش کار: سوالات سخت بپرسید

گام بعدی تحلیل پرسیدن سوال‌هایی است که گردش های کاری را هدایت می‌کند. هدف از کار چیست؟ این کار قرار است به چه کسی خدمت رسانی کند؟ تعریف یک فرآیند خوب چیست؟ برخی گردش کارها به منظور به حداقل رساندن خطاها ساخته می‌شوند. بقیه به منظور افزایش سرعت فرآیند ساخته می‌شوند.

در مثال ما، گردش کار به این دلیل به وجود آمده که معاون فروش فکر می‌کرد زمان زیادی را دارد صرف تایید گزارشات هزینه از طریق ایمیل‌ها می‌کند. او به دنبال گزینه جایگزینی بود تا دقت و سرعت فرآیند را افزایش دهد.

وقتی در حین تحلیل گردش کار به تصویر بزرگتر فکر کنید، سوال‌هایی مشابه سوال‌های زیر را می‌پرسید:

• آیا این گام واقعا نیاز است؟
• آیا می‌تواند به جای تایید تبدیل به اطلاع‌رسانی شود ؟
• آیا همه برای انجام این کار اطلاعات کافی دارند؟
• چگونه می‌توانیم اتوماسیون بیشتری اعمال کنیم؟

به مثال قبل بازگردیم، برخی گزارشات هزینه ممکن است به موقع انجام نشوند چون یک مدیر فروش احساس می‌کند به اطلاعات خاصی نیاز است. این مدیر فروش از سیستم گردش کار به درستی استفاده نمی‌کند و به جای بازگرداندن موارد به شخص مورد نظر از طریق سیستم، در حال ارسال ایمیل است.

بهترین راه حل برای این مساله اعمال تغییرات در فرم گردش کار است تا مدیر به هر چیزی که فکر می‌کند نیاز دارد دست پیدا کند ( شاید اضافه کردن یک پارامتر جدید یا تبدیل یک فیلد به حالت ضروری). همچنین تدارک دیدن یک تمرین جدید روی سیستم راه حلی دیگر است.

با استفاده از ترکیب ابزارهای تحلیل گردش کار و مکالمات فردی، می‌توانید به راه حل درست برسید.

گام چهارم تحلیل گردش کار: تغییرات را اعمال و پیگیری کنید

وقتی تمامی تغییراتی که از تحلیل گردش کار بدست آورده‌اید را مشخص کردید، در سیستم خود آنها را اعمال کنید. تمامی ذی نفعان را از هر تغییر با خبر کنید و به آنها در مورد هرگونه زمان توقف گردش کار احتمالی یا اینکه چگونه در حین تغییر موارد را مدیریت کنیم اطلاعات لازم را بدهید.

تحلیل گردش کار تنها روشی برای شناسایی اینکه آیا تغییراتی در یک گردش کار نیاز است انجام شود نیست بلکه با استفاده از آن می‌توانید گزارشات مفیدی تهیه کنید و ببینید کدام گردش‌های کاری و کدام جنبه از یک گردش کار مشخص به رشد سازمان شما کمک می‌کند. مهم است که تحلیل کنید و گردش کار خود را به صورت مستمر بهبود دهید.

کار شناسایی و تحلیل فرایندها توسط تیم تحلیل شرکت مهندسی تذرو افزار و بر اساس تجربیات و بهروش‌های موجود در تیم صورت می‌پذیرد و ازآنجایی‌که نظام تولید و تحلیل فرآیندها در نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS تذرو افزار، با اصول مهندسی نرم‌افزار طراحی شده است و در چندین پروژه عملیاتی مورد بهبود و اصلاح قرار گرفته است، تضمین پیاده‌سازی و تحلیل و استقرار موفق فرآیندها  با این نرم افزار قابل انجام است.

استفاده از مشاوره متخصصان تحلیل گردش کار شرکت تذرو افزار به شما امکان دستیابی سریع به تمام اطلاعاتی را می‌دهند که نیاز دارید تا به راحتی تحلیل را انجام دهید و بدین وسیله در زمان، هزینه و تلاش شما صرفه‌جویی می‌شود.

کارشناسان ما در شرکت تذرو افزار به شما کمک می‌کنند مشخص کنید کدام فرآیندها بدون هیچ مشکلی در حال انجام هستند و کدام نیاز به کار دارند. با استفاده از این اطلاعات می‌توانید به پیش رفته و متوجه شوید کجا را باید تغییر دهید و کجا را نباید تغییر دهید تا هزینه‌ها کاهش یابند.

جهت دریافت مشاوره برای تحلیل و بازبینی گردش کارهای موجود یا طراحی اولیه و شناسایی گردش های کاری سازمان خود به این صفحه مراجعه نمایید.