تاثیر نرم افزارBPMS بر نحوه مدیریت و توسعه سازمان

نرم افزارBPMS یک رویکرد سیستماتیک برای موثرتر، کارآمدتر کردن و سازگار کردن گردش کار سازمان با محیطی است که همیشه در حال تغییر است.

در دوران تکنولوژی و عصر رقابتی که در آن زندگی میکنیم، سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار توانسته با ایجاد مزیتهای رقابتی بین سازمان ها، جایگاه مهمی بین راهکارهای سازمانی پیدا کند. با توجه به اينكه محصولات و خدمات هر سازمان با جريان فرآيندهای آن سازمان، ايجاد شده و به مشتريان ارائه می‌گردد؛ اهمیت مکانیزه‌نمودن فرآیندهای سازمانی به منظور حفظ یا بهبود جایگاه رقابتی آن‌ها دو چندان شده است.

خودكارسازی فرآيندها و استفاده از متدولوژی استاندارد برای طراحی آن‌ها در سازمان‌های بزرگ به دستيابی اهداف راهبردی كسب‌و‌كار منجر می‌گردد. به اعتقاد صاحب‌نظران حوزه فرایند، کيفيت فرآيندهای کسب‌ و کار، مترادف با کيفيت محصولات و خدمات سازمان است. از اين ‌رو سازمان‌ها جهت کسب رضايت مشتریان می‌بايست به کيفيت فرآيندهای خود اهميت دهند. بنابراين اغلب سازمان‌ها به استفاده از ابزارهای فناوری ‌اطلاعات روی آورده تا از این طریق علاوه بر سرعت بخشیدن به فرآیندها تا حد ممکن آن‌ها را بهبود بخشند.

“نرم افزارBPMS فرآیندها را دارایی های استراتژیک یک سازمان می داند که باید برای ارائه محصولات و خدمات ارزش افزوده به مشتریان درک، مدیریت و بهبود یابد”

تعریف سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (نرم افزارBPMS)

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (نرم افزارBPMS) اثربخشی، کارایی و چابکی فرآیندهای تجاری سازمان را افزایش می دهد. این موارد شامل استفاده از ابزارها و تکنیک ها برای تجزیه و تحلیل، طراحی، پیاده سازی، نظارت، کنترل و بهینه سازی فرآیندهای تجاری در کسب و کارها است. نرم افزارBPMS بر بهبود عملکرد سازمانی با خودکار کردن وظایف دستی و ساده کردن عملیات از طریق اتوماسیون تمرکز دارد. سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا زمینه‌هایی را شناسایی کنند که در آن‌ها می‌توان شیوه های مکانیزه ای را برای بهبود کارایی در سازمان پیاده سازی کرد. نرم افزارBPMS به سازمان ها کمک می کند تا راهکارهایی را برای کاهش هزینه ها شناسایی کرده و فرآیندهای خود را کارآمدتر کنند. از طریق استفاده از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار، کسب و کارها می توانند بهره وری را افزایش و در عین حال هزینه ها را کاهش دهند.

به عبارت دیگر سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار با شناسایی تنگناها و پیچیدگی ها و همسویی عملیات شما با نیازهای مشتریان، به حذف فرآیندهای ناکارآمدی که برای شما هزینه و زمان دارد کمک می کند.

نرم افزارBPMS دقیقا چیست؟ یک رویکرد سیستماتیک برای موثرتر کردن، کارآمدتر کردن و سازگاری بیشتر با محیطی که دائماً در حال تغییر در جریان کاری سازمان ها است. نرم افزارBPMSرویکردی برای درک و بهبود فرآیندهای تکراری و مداوم است که باعث می‌شود کسب‌وکار شما رونق بگیرد و همسو با سایر رقبا پیشرفت کند.

اما سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (نرم افزارBPMS) چگونه کار می کند؟

طراحی و استفاده از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (نرم افزارBPMS) شامل چندین مرحله است که هر کدام برای چرخه حیات آن ضروری هستند:

طراحی: فرآیندهای موجود را شناسایی کنید و نقاطی را که نیاز به تغییر یا بهبود دارند مشخص کنید. وضعیت فرآیندهای خود را همانطور که هست تعریف کنید، اهدافی را برای وضعیت آینده تعیین کنید و استانداردها و دستورالعمل‌هایی را برای فرآیند جدید تعیین کنید.
مدل سازی: توضیح دهید که این فرآیندها در عمل چگونه خواهند بود. این کار ممکن است باعث ترسیم نقشه های فرآیند دقیق یا نمودارهای جریان برای تجسم مراحل باشد. در طول این مرحله، ممکن است بخواهید سناریوهایی را در نظر بگیرید تا تأثیر تغییرات را قبل از اجرای آنها درک کنید.
اجرا: فرآیندهای جدید یا بهبود یافته را اجرا کنید تا مطمئن شوید که آنطوری که در نظر دارید اجرا می‌شود.
نظارت: عملکرد فرآیندها را برای اطمینان از رسیدن به نتایج مورد نظر پیگیری کنید. نیاز هست که شما معیارهایی را برای درک کارایی و اثربخشی هر فرآیند مد نظر داشته باشید و آنها را بررسی کنید.
بهینه سازی: از دادههایی که در مرحله نظارت جمع آوری کرده اید برای شناسایی تنگناها یا ناکارآمدی ها استفاده کنید. سپس می‌توانید فرآیندها را برای بهبود عملکرد، کاهش هزینه‌ها یا افزایش رضایت مشتری تغییر دهید یا دوباره طراحی کنید.

گذراندن این مراحل یک مسیر یک طرفه و بی بازگشت نیست بلکه یک چرخه است که ممکن است تغییر پیدا کند و با آخرین نیازهای فناورانه و مشتریان سازمان به روز شود.

به عبارت دیگر این چرخه، جوهره اصلی سیستم BPMS است. یک پیگیری مداوم برای به کمال رسیدن فرآیند

“جادوی واقعی نرم افزارBPMS چرخه بهبود مستمر آن است. هر مرحله در چرخه عمر نرم افزارBPMS فرصتی برای اصلاح و بهبود فرآیندهای کسب و کار شما است و باعث می شود عملیات شما در طول زمان روان تر و کارآمدتر شود”

مزیت های استفاده از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (نرم افزارBPMS)

نرم افزارBPMS و نگاه 360 درجه

در سال‌های اخیر، شرکت‌ها شروع به استفاده از فرآیند کاوی برای کشف نحوه اجرای فرآیندهایشان کردند و با مقایسه رویکردهای واقعی با مدل‌های تجاری برنامه‌ریزی شده، مغایرت ها را شناسایی کردند. نرم افزارBPMS به شما کمک می کند تا ببینید افراد و سیستم ها در سازمان عملکردشان در رویارویی با همدیگر چگونه است و یک نگاه کامل360 درجه به تمامی فعالیتها داشته باشید.

کارایی

بخش مهمی از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز به جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها دارد تا شما بتوانید نحوه عملکرد فرآیند خود را ارزیابی کنید. فرآیند کاوی می تواند در شناسایی ناکارآمدی ها یا بازگرداندن فایل های گزارش و برجسته کردن دوباره کاری ها و تنگناها بسیار مهم باشد. با استفاده از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)، مدیران و کارشناسان در هر مرحله از فرآیند به لطف داشبوردها و شاخص های KPI برداشت مطلوب تری از عملکرد فرآیند به دست می آورند.

کاهش هزینه ها با نرم افزارBPMS

کاهش هزینه برای هر سازمانی بسیار مهم است. کاهش هزینه های عملیاتی به حاشیه سود بالاتر تبدیل می شود و یک شاخص عملکرد کلیدی برای هر سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار به شمار میرود. برای اطمینان از اینکه فرآیندهای شما به نتیجه نهایی کمک می کنند، باید مجموع هزینه های اجرا و تاخیر فرآیندهای خود را به بهترین شکل ممکن شناسایی کنید. از طرفی حذف موارد تکراری فرآیند، روش‌های بدون ارزش افزوده، یا ادغام چندین عملیات، از دیگر راهکارهای کاهش هزینه‌ها بر اساس تجزیه و تحلیل کامل کارایی فرآیندهای شما هستند.

چابکی تجاری با استفاده از نرم افزارBPMS

نرم افزارBPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به خواسته‌های مشتریان به سریعترین شکل ممکن پاسخ دهند. استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار می تواند به سازمان ها سرعت و چابکی بیشتری برای انطباق با تقاضاهای در حال تغییر در بازار رقباتی را بدهد. هنگامی که یک مشکل شناسایی می شود شرکتی که بر فرآیندهای تجاری خود تسلط دارد می تواند به سرعت منبع مشکل را شناسایی کند، فرآیند را اصلاح کند و با حداقل زمان از دست رفته آن را به روز کند. شبیه‌سازی فرآیند می‌تواند به پیش‌بینی تأثیر تغییرات بر فرآیند کلی کسب‌وکار کمک کند و اطمینان حاصل کند که سازمان بهترین راه‌حل ممکن را اتخاذ می‌کند.

تجربه مشتری

یکی از مشکلات مهم نرم افزارBPMS تمرکز صرف بر روی کارایی فرآیند یا کاهش هزینه است که ممکن است باعث شود اهمیت تجربه مشتری از بین برود. برای اجتناب از این خطر، ذینفعان کسب و کار می توانند نگرش بیرونی را اتخاذ کنند که BPMS را با نقشه راه مشتری مرتبط می کند تا متوجه شوند مشتریان چگونه ارزش ارائه شده توسط هر مرحله از فرآیند را درک می کنند.

کاهش خطر

ریسک در هر فرآیند تجاری ذاتی است و مستلزم مدیریت آن در هر فرآیند است. مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار برای کمک به سازمان‌ها در درک زمینه ریسک‌ها بسیار مهم است. با شناسایی ریسک‌ها در فرآیندهای کسب‌وکار، سازمان‌ها می‌توانند تصمیم بگیرند که چه سطحی از ریسک را می‌پذیرند و چارچوب کنترلی مناسب را برای جلوگیری از شکست فرآیند پیاده‌سازی می‌کنند.

انتقال دانش کسب و کار

دانش فرآیند کسب و کار اغلب به افراد معدودی متکی است که نحوه اجرای یک فرآیند را درک می کنند. با هر بازنشستگی یا تغییر موقعیت، شرکت ها با از دست دادن نیروهای متخصص فرآیند مواجه می شوند. پیاده سازی یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار راهی عالی برای ثبت، بایگانی و به اشتراک گذاری دانش کسب و کار با همه کارکنان است. بنابراین، سیستم فرآیند کسب و کار باید راه اندازی شود تا به سازمانها اجازه دهد تخصص خود را حفظ کند و از نقشه های فرآیندی مستند برای آموزش و جهت دهی به کارکنان در کل سازمان استفاده کند.

اما چگونه نرم افزارBPMS مدیریت و عملکرد سازمان شما را بهبود میبخشد؟

وقتی فرآیندهای کسب و کار خود را به وضوح مشاهده کنید، تصمیم گیری آگاهانه تر و استراتژیک تر می شود. تصور کنید که بتوانید کل گردش کار یک پروژه را از آغاز تا تحویل ببینید. در این فرآیند شما می‌توانید نقاطی را که تأخیر اتفاق می‌افتد مشخص کنید، دلیل وقوع آن‌ها را بفهمید و بر اساس داده‌های عینی به جای حدس و گمان تصمیم بگیرید. این سطح از کنترل، رویکرد مدیران و اعضای تیم را تغییر می دهد و منجر به نتایج کارآمدتر و مؤثرتر می شود.

با نرم افزارBPMS، می‌توانید فرآیندها را به سرعت پیکربندی کنید و اطمینان حاصل کنید که کسب‌وکارتان جلوتر از منحنی می‌ماند. این چابکی مانند داشتن یک ماشین اسپرت با کارایی بالا در دنیای تجارت است، به این معنی که شما می توانید سریعتر از رقبای خود در بازر رقابتی شتاب بگیرید، بچرخید و خود را با نیاز مشتریان تطبیق دهید.

“چابکی که سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار به شما می دهد نتیجه ای جز توسعه و تحول کسب و کار ندارد“

برای مثال، یک شرکت فناوری می‌تواند از نرم افزارBPMS برای ساده‌سازی فرآیند توسعه محصول خود استفاده کند، که این کار نمونه‌سازی سریع و عرضه سریع‌تر در بازار را ممکن می‌سازد. این نوع چابکی تضمین می‌کند که این سازمان در خط مقدم نوآوری باقی می‌ماند و همیشه آنچه را که بازار به آن نیاز دارد ارائه می‌کند.

چرا باید امروز روی نرم افزارBPMS در کسب و کار خود سرمایه گذاری کنید

در 20 سال گذشته، نرم افزارBPMS به ستون فقرات بسیاری از سازمان های مدرن تبدیل شده است. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار به مدیران این امکان را می دهد که به درون شرکت خود نگاه کنند و بفهمند که هر فرآیند تجاری چگونه کار می کند. عملیات تجاری شامل هزاران وظیفه است که نیاز به تأیید دارد و پرسنل، سیستم‌های فناوری اطلاعات و ماشین‌آلات را درگیر می‌کند. یک فرآیند خوب برنامه ریزی شده، این وظایف را در مراحل ساختار یافته ساده می کند و نتایج ثابتی را برای کسب و کار شما ممکن می سازد. این درک بیشتر می تواند منجر به صرفه جویی در هزینه ها، افزایش درآمد و بهبود کارایی شرکت شود. با در نظر گرفتن همه این مزایا، جای تعجب نیست که شرکت های بیشتری به نرم افزار BPMS روی می آورند تا به کسب و کار خود در موفقیت کمک کنند.

BPMS ها سیستم های مدیریتی هستند که با هدف بهبود عملکرد شرکت از طریق بهینه سازی فرآیندها و مدیریت کسب و کار انجام می شوند. استفاده از این سیستم یک استراتژی بلندمدت است که توسط شرکت های برتر جهان برای بهبود نحوه انجام تجارت، افزایش سود و رضایتمندی مشتریان استفاده می شود.

به همین دلیل است که نرم افزارBPMS برای توسعه هر کسب و کاری ضروری است و ما سعی کردیم در این مقاله نکاتی را به شما یادآوری کنیم که چرا باید امروز روی BPMS در کسب و کار خود سرمایه گذاری کنید.

صرف نظر از صنعت، ماهیت کسب و کارها دائماً در حال تغییر است و اگر روی یک مدل کسب و کار قدیمی کار می کنید، فرصت های ارزشمندی را برای بهبود از دست میدهید. بزرگترین عامل در پیشرفت کسب و کارهای امروزی تکنولوژی است. اگر فعالانه در تلاش برای ایجاد تغییرات در کسب و کار خود برای همگام شدن با زمان نباشید، متوجه خواهید شد که توسط رقبای خود حذف شده اید و فرصت های تجاری کلیدی را از دست خواهید داد.

در حالی که اجرای مدیریت فرآیند کسب و کار ممکن است نیاز به سرمایه گذاری اولیه زمان و منابع داشته باشد، ولی مزایای بلند مدت BPM می تواند بسیار زیاد باشد. منتظر چی هستی؟ امروز اولین قدم را بردارید تا کسب و کار خود را ساده کنید و خود را برای موفقیت آماده کنید.

منابع :

Business Process Management: What It Is & Why It Matters

https://www.mega.com/blog/what-is-business-process-management-bpm

7 Essential Benefits of Business Process Management (BPM)

https://capaciteam.com/7-benefits-of-business-process-management-bpm/

Six benefits of business process management

https://www.diligent.com/resources/blog/six-benefits-of-business-process-management

What is Business Process Management?

https://camunda.com/blog/2024/04/what-is-business-process-management/

Business Process Management (BPM) – How It Improves Operations

https://www.linkedin.com/pulse/business-process-management-bpm-how-improves-operations-jonathan-kidd

The Importance Of BPM For Business Development