کارکردهای نرم‌افزار BPMS برای بالا بردن بهره‌وری سازمان در دورکاری

با توجه به همه‌گیریCOVID-19 در سراسر جهان، چشم‌انداز اکثر کسب‌وکارها نیز تغییر کرده است. همه‌گیری COVID-19 سازمان‌ها و کارمندان را در سرتاسر جهان وادار کرده است که شیوه کار خود را به شدت بازنگری کنند. در حالی که تغییرات شدید فرآیند معمولاً با شکست مواجه می‌شوند یا با مقاومت کارکنان به چالش کشیده می‌شوند، ولی همه‌گیری COVID-19 این مانع را کاهش داده است تا جایی که شرکت‌ها تصمیم گرفتند به کارمندان خود فرصت کار از خانه را بدهند که این امر به طور طبیعی می‌تواند مشکلاتی را در مورد حفظ بهره‌وری و سطح عملکرد کارکنان ایجاد کند.

کلمات کلیدی: نرم افزار BPMS، دورکاری

دورکاری روشی انعطاف‌پذیر در کارکردن می باشد که این امکان را به کسب و کارها می دهد تا آنها بتوانند طیف وسیع تری از فعالیت‌های کاری را برای کارکنان خود در فضای خارج از محیط کاری بصورت آنلاین و مدیریت شده تعریف و عملیاتی نمایند. سازمان ها برای دستیابی به رسالت خود برای اجرایی کردن طرح دورکاری نیازمند ایجاد سیستم های مکانیزه هوشمند و روشهای استاندارد برای پاسخگویی به نیازها و درخواست های متقاضیان خود (اعضاء داخلی/ بیرونی) می باشند. برای دستیابی به این اهداف ایجاد درگاه های ارتباطی متنوع برای مدیریت برقراری تماس، ارائه راهنمایی (از طریق ایجاد سیستم های مدیریت دانش)، ثبت درخواست و مکانیزه کردن گردش کارها برای کارکنان دور کار می تواند در قالب سرویس های جدید و توسعه فرآیندهای موجود با استفاده از سیستم های BPMS بصورت یکپارچه در سازمان تعریف و اجرایی گردد.

در ادامه این مقاله سعی شده است بیشتر به تاثیرات مثبتی که سیستم های  BPMS در افزایش بهره وری سازمان ها در دوران دور کاری ایجاد کرده است بپردازیم.

بهترین راهکار برای رفع دغدغه‌های مدیران و کارکنان سازمان‌ها و افزایش بهره وری در دوره دورکاری 

با قرنطینه های بین المللی در سال 2020 به دلیل خطرات بهداشتی ناشی از COVID-19 کسب و کار ها در سراسر جهان به شدت تحت تأثیر قرار گرفتند، به طوری که بسیاری از کارمندان مجبور به ترک کارهای خود شدند تا جایی که فرهنگ کار از راه دور به صورت جدی تری در کسب و کارها دنبال شد.

اگرچه مردم سال‌هاست که از راه دور کار می‌کنند، اما این روند به دلیل پیامدهای ناخواسته همه‌گیری کووید-19 رخ داده است. حتی شرکت هایی که تمایلی به دورکاری کارمندانشان نداشتند، مجبور شدند در مقطعی از زمان به کار از راه دور روی بیاورند. سازمان‌هایی که تاکنون به سیستم‌های قدیمی متکی بوده‌اند، شروع به پذیرش تکنولوژی های جدید کرده‌اند تا از وضعیت بیکاری کارمندان خود جلوگری کرده و بتوانند کارها و خدمات خود را به صورت غیرحضوری مدیریت و اجرایی کنند. از این نظر، همه‌گیری یک زنگ هشدار برای سازمان‌ها برای پذیرش تحول دیجیتال بوده و آنها را وادار به تجدید نظر و ارزیابی مجدد شیوه های فعلی در مدیریت کارها کرده است. بسیاری از سازمان ها اصول اولیه را پوشش داده اند: مدیریت ارتباطات، ایمیل‌ها، پیام‌رسانی های فوری و کنفرانس‌های ویدیویی که مطمئناً همکاری کارکنان را از این طریق بهبود بخشیده است اما با این حال، برای یک تجربه کار از راه دور بصورت یکپارچه و سازنده، آنها باید فراتر از این حرکت کنند. وجود ارتباطات، ایمیل‌ها، پیام‌رسانی فوری و کنفرانس‌های ویدیویی برای کسب‌وکارها لازم است اما با توجه به اینکه هیچ کس با قطعیت نمی‌داند که این وضعیت تا چه زمانی ادامه خواهد داشت و تأثیرات آن چقدر عمیق خواهد بود، بنابراین علاوه بر این ارتباطات کسب و کارها به زیر ساخت های نرم افزاری قوی تر و انعطاف‌پذیرتری نیز نیاز دارند. زیرساخت نرم افزاری که وظایف محول شده به کارمندان را در قالب فرآیندهای سازمانی تعریف و مدیریت نماید. در واقع فرآیندهایی که افراد مختلف سازمان در آنها نقش  ایفا می کنند را مکانیزه کرده تا قابلیت پاسخگویی به درخواست های مشتریان بیرونی و اعضای داخلی سازمان از راه دور و در یک بستر یکپارچه نرم افزاری فراهم گردد. وجود بستری سیستم ساز مبتنی بر فرآیند به سازمان ها کمک می کند تا با حذف منابع فیزیکی و کاغذی، بهینه سازی گردش کار ناکارآمد و مکانیزه کردن فرآیند های تجاری، نظارت بر چرخه کاری و گردش امور را به بهترین نحو ممکن و مستقل از مکان فیزیکی کاربران انجام دهند. بررسی کارکرد های  نرم ‌افزارBPMS  نشان می‌دهد این نرم افزار بهترین راهکار برای رفع دغدغه‌های مدیران و کارکنان سازمان‌ها و افزایش بهره وری دردوره دورکاری محسوب می شود. قبل از اینکه بخواهیم به قابلیت های یک نرم افزار BPMS در افزایش بهره وری در دورکاری بپردازیم بهتر است یک تعریف ساده از نرم افزار BPMS داشته باشیم.

 سیستم BPMS  چیست؟

نرم افزار BPMS  یا سیستم های مدیریت فرآیندهای کسب و کار سیستم هایی هستند که کلیه فرآیندهای خرد و کلان سازمان را خودکار می کنند. این سیستم ها امکان شناسایی، مدلسازی، استقرار، اجرا، مدیریت وظایف، یکپارچه سازی با سایر سیستم های اطلاعاتی و مانیتورینگ و بهبود فرآیندهای کسب و کار سازمانی به صورت استاندارد را در اختیار کسب و کارها قرار می دهد. با توجه به پیشرفت‌های صورت گرفته در تکنولوژی می‌توان به راحتی از نرم افزار BPMS به عنوان زیرساخت نرم افزاری برای ایجاد شرایط دورکاری استفاده کرد. در واقع به جای اینکه از روش‌های سنتی با هزینه‌های بالا و کارآمدی پایین استفاده کنید شما می‌توانید با کمک سیستم BPMS بدون نیاز به کدنویسی فرآیندهای کاری خود را مکانیزه و از طریق زیرساخت های ارتباطی مانند موبایل اپلیکیشن، کارتابل های تحت وب در دسترس کاربران دورکار خود قرار دهید.

قابلیت های نرم افزار BPMS  و تاثیر آن در افزایش بهره وری سازمان ها در دور کاری

از آنجا که فرآیندهای تجاری کلید موفقیت هر سازمانی می باشد، داشتن سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (نرم افزار BPMS) قوی برای کسب و کارها از اهمیت ویژه ای برخوردار است. چرا که کسب وکارها را قادر می سازد تا فرآیندهای کاری جدید را مطابق با دستورالعمل های سازمان ایجاد کنند و فرآیندهای موجود را با توجه به تغییرات محیطی یا وضع قوانین جدید در جامعه بهبود ببخشند. 

• طراحی و پیاده سازی فرآیندهای مورد نیاز جهت مدیریت دورکاری
• دسترسی آسان
• پایش فعالیت های کسب و کار (BAM)
• قابلیت نظارت، آگاه سازی و اعلان هشدار به کاربران و مدیران برای انجام وظایف در زمانبندی مشخص شده
• دسترسی به سوابق فرآیندها و اطلاعات
• امکان ارتباط با سایر سیستم های موجود جهت استفاده از یک پنجره واحد

طراحی و پیاده سازی فرآیندهای مورد نیاز در زمان دور کاری

نرم ‌افزار BPMS امکان طراحی و پیاده سازی تمام فرآیندهای مورد نیاز در زمان دورکاری را به سادگی برای سازمان‌ها فراهم می‌کند. از تمامی وظایف محوله شده به کارمندان تا گردش کارهایی که پیش از این با توجه به حضور پرسنل در محل کار، بصورت دستی و بدون اولویت کاری انجام می گرفت، ولی در شرایط دورکاری نیاز است تا تمامی این عملیات در قالب فرآیندهای مکانیزه و با تعیین زمانبندی برای کارکنان طراحی و پیاده سازی شوند تا هیچ خللی در روند انجام کارها وخدمت رسانی به مشتریان و همکاران  در کسب و کار ایجاد نشود.

دسترسی آسان

هسته اولیه اغلب نرم افزار BPMS  تحت وب می باشد که در سطوح مختلف دسترسی، برای کلیه کارکنان شرکت شما قابل استفاده می باشد که این ویژگی باعث می‌شود تا کاربران در زمان دورکاری در هر لحظه و از هر نقطه‌ای بتوانند به فعالیت‌های خود مستقل از سیستم های کامپیوتری بپردازند. در واقع تمام فرآیندهای پیاده سازی شده در نرم افزار BPMS بصورت آنلاین و کاملا تحت وب در دسترس کاربران می باشد تا آنها بتوانند بدون نیاز به تجهیزات سخت افزاری خاص و از طریق آدرس های امن شده به کارتابل های کاربری خود دسترسی پیدا نمایند.

عدم محدود بودن کاربران به سیستم عامل ویندوز و یا حتی به کامپیوتر و همچنین عدم محدودسازی سرویس‌دهنده به ویندوز یا لینوکس امکان دسترسی آسان به این نرم افزار را در شرایط دورکاری فراهم می نماید.

پایش فرآیندهای کسب و کار (BAM– Business Activity Monitoring)

در زمان دورکاری مدیران به ابزاری جهت پایش مستمر و تعقیب فرآیند ها بر اساس شاخص های کلیدی خود نیاز دارند تا از وضعیت اجرای فرآیند های کسب و کار موجود در سازمان اطلاع یافته و گلوگاه ها را شناسایی نمایند. این داشبورد بگونه ای طراحی و پیاده سازی شده است که یکپارچگی محیط کاری برای مدیران حفظ شده و آنها می توانند در هر لحظه از وضعیت اقدامات انجام شده توسط کاربران دورکار در مسیر فرآیندهای کاری مطلع شوند و ارزیابی آنلاینی از عملکرد کاربران دورکار داشته باشند.  از طریق داشبورد BAM و‌ اطلاعات آماری آن، مدیران سازمان می‌توانند بر فرآیندهای کسب و کار خود به صورت  لحظه ای نظارت داشته باشند و خطاهای پیش آمده را شناسایی کرده و با تولید گزارشات، موفقیت یا عدم موفقیت یک فرآیند و میزان مشارکت کارکنان دورکار خود را در روند رسیدگی و پاسخگویی به فرآیندها ارزیابی و امتیاز دهی نمایند.

قابلیت نظارت، آگاه سازی و اعلان هشدار به کاربران و مدیران برای انجام وظایف در زمانبندی مشخص شده از مهمترین قابلیت های یک نرم افزار BPMS بخصوص در زمان دورکاری می باشد

حضور فیزیکی افراد در محل کار و تعاملات معمول به نوعی عامل کنترل زمانبندی‌های لازم در فرآیندهای کسب وکار است. یکی دیگر از قابلیت های موثر نرم‌افزار BPMS در زمان دور کاری تعریف زمان سررسید برای انجام هر فعالیت کاربر، آگاه سازی و اعلان هشدار به مدیران سازمانی بر اساس قوانین و زمانبندی های تعریف شده می باشد. در این مورد در صورتی که کاربر پس از دریافت کار، فرآیند مربوطه را در بازه زمانی تعیین شده به پایان نرساند به مدیران مربوطه اطلاع داده می شود و با تعیین سناریوهای مکانیزه می توان تغییر مسیر فرآیند را در سیستم پیاده سازی نمود و به ازای آن هم یک نمره منفی در کارنامه عملکردی کاربر در نظر گرفت. در واقع نرم‌افزار BPMS  امکاناتی در اختیار سازمان قرار می‌دهد تا مدیریت و نظارت بر کارکنان در شرایط دورکاری به بهترین روش ممکن انجام گردد. به عبارت دیگر مدیران می توانند از حضور و غیاب کارکنان تا مدت زمان رسیدگی به فرآیندهای کاری آنها را با استفاده از ابزارهای نظارتی تحت کنترل و مدیریت خود قرار بدهند بدون اینکه نیازی به حضور فیزیکی افراد در سازمان باشد.

دسترسی به سوابق فرآیندها و اطلاعات

نرم‌افزار BPMS امکاناتی را در اختیار کاربرانش قرار می‌دهد تا به سوابق فرآیندها و اطلاعات حتی در زمان دورکاری دسترسی داشته باشند. یکی از موانع تحقق شرایط دورکاری عدم دسترسی به اطلاعات سازمانی و سوابق اقدامات است. نرم‌افزار BPMS این امکان را به کاربرانش می‌دهد تا بر اساس سطح دسترسی‌های تعریف شده و وب سرویس های ارتباطی که با سایر سیستم های موجود در سازمان برقرار می شود بتوان به اسناد و اطلاعات مورد نیاز در انجام فرآیندهای کاری بدون محدودیت دسترسی داشته باشند.

امکان ارتباط با سایر سیستم های موجود جهت استفاده از یک پنجره واحد

مهمترین قابلیت نرم افزار های BPM امکان یکپارچه سازی سیستم های مختلف در یک سازمان است که این مهم بواسطه موتور مدیریت یکپارچگی محقق می گردد. با استفاده از این قابلیت امکان ایجاد یکپارچگی و اتصال به سیستم های دیگر در سطوح مختلف از فرآیندهای کاری گرفته تا فیلدهای طراحی شده در سطح فرم ها امکان پذیر می باشد و این امکان در زمان دور کاری برای کاربران بسیار با اهمیت می باشد چرا که دیگر نیازی به استفاده از چند سیستم به صورت جداگانه وجود ندارد و کاربران می توانند در هر لحظه از یک پنجره واحد به صورت یکپارچه به تمامی اطلاعات و عملیات مورد نیاز دسترسی داشته باشند.

نرم افزارهای BPMS از الزامات دور کاری و افزایش بهره وری برای سازمان

در طول دو سال گذشته، نحوه کار همه ما به شدت تغییر کرده است. آنچه قبلاً برای عده‌ای امتیاز محسوب می‌شد، به لطف تحول دیجیتال، امروزه بخشی از زندگی میلیون‌ها نفر در سراسر جهان است. برنامه ریزی بهتر فرآیندهای تجاری در دورکاری می تواند منجر به تصمیم گیری بهتر، اجرای بهتر وظایف و ارائه خدمات بهتر به مشتری شود.

در واقع نرم افزارهای BPMS قابلیت های ملموس و کاملی را برای الزامات دور کاری و افزایش بهره وری برای سازمان به ارمغان می آورد که این نشان می‌دهد که مدیریت فرآیند کسب‌وکار می‌تواند اثربخشی تلاش‌های کارکنان و بهره وری سازمان را تا حد زیادی افزایش دهد.

     با توجه به این مقاله آیا به بهبود تجربه دور کاری کارمندان خود فکر می کنید؟ سیستم BPMS می تواند به شما کمک کند تا با قابلیت های این سیستم گام های موثری در افزایش بهره وری و بازگشت سرمایه در سازمان خود بردارید.

 

منابع:

https://www.vuram.com/blog/rpa-and-bpm-how-the-twin-power-can-elevate-remote-working-experience/

https://thriveglobal.com/stories/efficient-business-process-management-while-working-at-home/

https://www.processexcellencenetwork.com/business-process-management-bpm/reports/how-bpm-is-enabling-business-transformation?ty-ur

https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC8014473/

https://www.pipefy.com/blog/bpm-remote-collaboration-productivity/