نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار :شاخص های انتخاب شرکت نرم افزاری مناسب برای استقرار موفق BPMS در سازمان

BPMS[1] یا نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار فرآیندهای تجاری را خودکار ، یکپارچه و بهینه کرده و کارایی ، چابکی ، سازگاری و دید ارائه می دهد. BPMS در صنایع بانکی ، بیمه ای ، مخابراتی ، و سایر صنایع به جهت اتوماسیون فرآیندهای دستی استفاده شده تا وقت و انرژی ارزشمند کارمندان که بهتر است در سایر فعالیت­ ها صرف شود، ذخیره گردد. فناوری هایی که قبلاً جزء اصلی نرم افزار های مدیریت فرآیندهای کسب و کار محسوب می شدند ، در عصر مدیریت فرآیند ها به دلیل فناوری های نوظهور ، خواسته های مشتریان و روند ها ، دیگر به اندازه کافی نیاز های آن ها را برطرف نمی کنند. در نتیجه ، ارائه دهندگان یا پیمانکاران مجبور شده اند محصولات خود را تغییر داده و ابزارهایی را توسعه دهند که نیازهای سازمان هایی را که با داده های بزرگ و حجم پردازش روبرو هستند ، برآورده سازند. فرآیند جستجو ، ارزیابی ، خرید ، پیاده سازی و استقرار نرم افزار BPM مانند گذشته ساده نیست. وقتی صحبت از نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار می شود ، چیزی به نام رویکرد یکپارچه وجود ندارد و هر کدام دارای مجموعه خاصی از قابلیت ها ، نقاط قوت و معایب هستند ؛ بنابراین ، انتخاب پیمانکار و راه حل مناسب ، فرآیندی پیچیده است ؛ فرآیندی که نیاز به تحقیقات عمیق در خصوص پیمانکاران دارد.

معیار های مهم جهت انتخاب پیمانکاران BPMS یا نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار

نرم افزار BPM یک ابزار اتوماسیون است که به سازمان ها امکان می دهد فرآیند های کسب و کار خود را دیجیتالی کنند. با استفاده از این نرم افزار ، سازمان ها می توانند مراحل مختلف یک فرآیند را ترسیم کرده و گردش کار را به جریان در بیاورند. این گردش کارها دنباله خاصی از اقدامات را به افراد مناسب ارائه می کند. به این ترتیب، هر یک از اعضای درگیر در یک فرآیند می دانند که چه کاری باید انجام دهند. به عبارت دیگر ، نرم افزار مدیریت فرآیند های کسب و کار، فرآیند های تجاری را برای بهبود عملکرد سازمان و کاهش خطر تنگناها و ناکارآمدی ها، اجرا یا مدیریت می کند.

پیاده سازی و اتخاذ یک نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار، بسیار پیچیده‌تر از آن است که در ابتدا به نظر می‌رسد. همچنین با توجه به میزان بلوغ سازمان از لحاظ نگاه فرآیندی، پروژه‌های BPM در یک سازمان از لحاظ زمانی و اجرایی شدن حالات متفاوتی خواهند داشت.

برای جلوگیری از انتخاب شتاب زده یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار و مواجهه با مشکلات آتی ، با توجه به تعداد زیاد شرکتهای تولید نرمافزار در بازار ، انتخاب باید به طور دقیق برنامه ریزی شود. بدون شک این تصمیم تا حدودی دشوار است زیرا با توجه به تنوع و تعدد پیمانکاران نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار، ویژگی های مهم به منظور انتخاب پیمانکار از جمله اطلاعات قیمتی ، اطلاعات در خصوص توانایی پیمانکار ، فناوری های مورد استفاده پیمانکاران و سیستم عامل های پشتیبانی شده ، قابلیت ادغام آسان نرم افزار با سایر نرم افزار های سازمان ، منبع باز بودن یا نبودن ، و موارد دیگر باید بررسی شوند. در ذیل به تفصیل ، برخی معیار ها جهت انتخاب(شرکت تولید نرم افزار )پیمانکاران BPMS در راستای تجزیه و تحلیل سازمان یافته و عینی تر سازمان ها آمده است.

قیمت نرم افزار BPM 

نرم افزار BPM باید متناسب با بودجه سازمان باشد. برخی از نرم افزار های مدیریت فرآیند های کسب و کار قیمت بالایی دارند که متناسب با نیاز مشتری نیست و علاوه بر هزینه بستر ، باید هزینه های اضافی جهت پیاده سازی ، پشتیبانی یا مشاوره نیز در نظر گرفته شوند.

قابلیت لینک آسان نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS با سایر برنامه ها

یکی از نکات اصلی که باید در ابزار BPMS ای که پیمانکاران ارائه  می دهند رعایت شود این است که نه تنها امکان لینک با سایر برنامه ها فراهم باشد، بلکه این مهم به راحتی انجام شود. همچنین ضروری است که این ابزار دارای منابع یکپارچه سازی شده با مدیریت اسناد سازمان[2] باشد تا بتوان پردازش آن را به صورت الکترونیکی تسهیل کرده و به فرآیندها مرتبط باشد.

همانند یکپارچگی با مدیریت اسناد ، ضروری است که این پلتفرم دارای قابلیت تجسم گرافیکی باشد که امکان تجزیه و تحلیل داده های مربوط به فرآیند را فراهم کند ؛ به ویژه برای سازمان هایی که مایل به بهبود مستمر فرآیندهای خود هستند.

امکان توسعه نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS

در حالی که این ابزار باید برای هر کاربر کسب و کار قابل دسترس بوده و و پیکربندی آن آسان باشد ، اما در صورت تمایل به توسعه و ایجاد نرم افزار های کاربردی پیشرفته تر یا خاص در کنار پلتفرم استاندارد ، باید که قابلیت توسعه توسط متخصصان IT را داشته باشد. در بهترین سناریو ، این پلتفرم ارائه شده توسط پیمانکاران ، می تواند IDE مخصوص خود را برای توسعه داشته باشد. همچنین تکامل و بهبود مستمر نرم افزار بسیار حائز  اهمیت است ، زیرا نرم افزاری که با نیازهای بازار و پیشرفت فناوری مطابقت نداشته باشد ممکن است در جنبه هایی مانند امنیت ، قابلیت استفاده پذیری و سایر موارد شکست بخورد.

قابلیت اجرای هر فرآیند با هرگونه پیچیدگی توسط نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار 

اگرچه اکثر پلتفرم ها در حال حاضر شامل برخی از فرآیند های آماده استفاده هستند ، اما می دانیم که آن ها همه نیاز های خاص هر کسب و کار را برآورده نمی کنند. به عنوان مثال ، فرآیند خرید اگرچه در هر شرکتی وجود دارد ، اما به این معنا نیست که در همه آنها یکسان اجرا می شود. هر کسب و کاری نیاز های خاص خود را دارد و باید توسط ابزاری پشتیبانی شود که به آن اجازه می دهد و بدون در نظر گرفتن میزان پیچیدگی سفارشی سازی ، این نیازها را در اتوماسیون فرآیند های خود منعکس کند.

دارا بودن بستر های ارتباطی نرم افزار

ویژگی بستر های ارتباطی نظیر شبکه های اجتماعی ، ارتباطات مربوط به فرآیندها و اسناد تجاری را تسهیل می کند و همکاری بیشتری را بین افراد ذینفع ایجاد می کند.

برنامه موبایل

انتخاب ابزاری که امکان اجرای از راه دور فرآیندها را از طریق یک برنامه تلفن همراه فراهم آورد ، عملاً به عنوان حداقل الزام تلقی می شود و دیگر مزیت رقابتی محسوب نمی شود.

علاوه بر موارد مذکور، می توانیم چند مورد دیگر را که خود گویا هستند ذکر نماییم:

• بررسی فناوری محصول ، .NET یا JAVA ؛ سیستم عامل های پشتیبانی شده (Mac OS ، Windows ، Linux ، Unix …) ؛ سخت افزار مورد نیاز ؛ الزامات نرم افزاری ؛
• امکان سنجی پیمانکار و مطالعه موقعیت جغرافیایی آن ، اندازه شرکت ، سهم بازار ، ساختار سازمانی ، بلوغ محصول ، بلوغ پیمانکار ، منشاء تامین ؛
• چشم انداز پیمانکار و تکامل آن پیمانکار ، نقشه راه محصول ، تعداد نسخه در سال ؛
• خدمات پیمانکار و اجرای خدمات آموزشی (در محل ، آنلاین ، ویدئو ، کتاب ، کتابچه ، کاتالوگ) ، خدمات مشاوره ای در راستای پیاده سازی کسب و کار ، فنی و…) ، خدمات پشتیبانی (آنلاین ، در محل) در تمامی روز های سال و خدمات تعمیر و نگهداری ؛
• قابلیت ردیابی و ممیزی فرم ها ، کاربران ، فرآیندها و دسترسی ها ؛
• پشتیبانی بومی از امضای دیجیتال بدون نیاز به اجزای شخص ثالث ؛
• امکان سفارشی سازی ؛
• مستند سازی فرآیند ها به صورت خودکار و در لحظه ؛
• ساختار پایگاه داده استاندارد با تفسیر آسان ساختار ها ؛
• وجود API هایی که توسعه های سفارشی سازی و برنامه هایی را که فرآیندها ، فرم ها و اسناد را تغییر می دهند ، تسهیل می کند ؛
• قابلیت ارائه بر بستر ابری.

و این همه ماجرا نیست. همچنین ضروری است ، نکات مربوط به ویژگی های اختصاصی کسب و کار که می خواهد از این نوع ابزار استفاده کند ، لیست شود. هر سازمانی با نیاز ها و یا مشکلات مخصوص به خود روبرو می باشد ، بنابراین مقتضی است راه حلی اتخاذ شود که به بهترین وجه برای کسب و کارِ سازمان مناسب است. به جهت ارزیابی( شرکتهای نرم افزاری )پیمانکاران نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS و اتخاذ بهترین نوع نرم افزار با توجه به نیاز هر سازمان فرآیندی در زیر معرفی می گردد.

فرآیند ارزیابی پیمانکاران نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS

در ابتدای امر مقتضی است معیارهای پذیرش اولیه شرکت تولید کننده نرم افزار (پیمانکار) توسط هر سازمان تعیین شوند. این معیارهای کلیدیِ احتمالی و شاخص های تاثیرگذار ، شامل میزان بودجه مورد نیاز ، محل پیمانکار ، حوزه اصلی کاری پیمانکار ، بازارهای ارائه شده ، پلتفرم فناوری بوده و به جهت فیلتر کردن اولیه و تهیه لیست کاندیدهای پیاده سازی نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار استفاده می شوند. در گام بعد، می بایست داده های تحقیقات بازار و تحلیلگران با فروشندگان مطابقت داده شده تا لیست بلند بالای فروشندگان و پیمانکاران BPMS در بازار به 6 تا 8 مورد که مطابق نیاز و بودجه هر سازمان است محدود شود. در گام بعدی پس از بررسی اظهارات فروشندگان ، جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات و پروپوزال ها (RFP/RFI) لیست کوتاه شده فروشندگان تهیه می شود. در گام بعدی سازمان ها می بایست از اعضای لیست کوتاه شده پیمانکاران تقاضای ارائه  نسخه های سفارشی بصورت دمو نمایند ، و با انجام آزمایش ، عملکرد نرم افزار بر یک فرآیند خاص ارزیابی شده و مشخص شود که الزامات و نیاز های سازمان برآورده می شوند یا خیر ؛ سپس بر اساس توانایی های عملکردی به پیمانکاران امتیاز داده می شود. در گام بعد ، بررسی های فنی عمیق انجام شده و درخصوص توانایی های فنی پیمانکاران نظر و امتیاز داده می شود. جهت ارزیابی نهایی با رفرنس هایی که پیمانکاران معرفی کرده اند تماس گرفته شده و هر یک بصورت دقیق از جهت رضایت مشتری ارزیابی می شوند. در نهایت پس از تجزیه و تحلیل کامل ، پیمانکار انتخاب و مذاکرات و اعطای قرارداد صورت می پذیرد.

[1] Business Process Management Suite

[2] Enterprise Content Management (ECM)