چرا به نرم افزار حسابرسی داخلی مبتنی بر فرآیند سفارشی سازی شده نیاز داریم؟

به منظور مکانیزه کردن فرایندهای حسابرسی، راه حل ها و ابزار حسابرسی مورد استفاده قرار می گیرند. به عبارت دیگر، روش ها و ابزار حسابرسی، شامل استفاده از نرم افزارهای مفید سازمانی همچون صفحه گسترده ها، واژه پرداز ها، برنامه های ویرایش متن و نرم افزارهای پیشرفته ای مانند سیستم های تجزیه و تحلیل آماری و ابزار کسب وکار هوشمند در حرفه حسابرسی است. تفاوت اصلی بین راه حل های حسابرسی ، مجموعه ویژگی های متفاوت آنها است ؛ به طور معمول مشاغل از راه حل های پیش فرض ناامید بوده و به خدمات سفارشی سازی شده روی می آورند تا با استفاده از تمام ویژگی های مورد نیاز ، الگوها و گزارش های سفارشی ، نیاز های خود را مرتفع سازند.

نرم افزار حسابرسی داخلی مبتنی بر فرآیند

برای تحقق هدف حسابرسی مالی و ارائه دقیق حساب های معاملات تجاری ، سازمان ها تمایل دارند تا آنجا که ممکن است فرآیندها به صورت خودکار و سفارشی سازی شده اجرا شوند. خودکارسازی فرآیندهای حسابرسی داخلی ، کیفیت را بهبود بخشیده و نتایج دقیق تری را برای یک شرکت حسابرسی تضمین می کند. همچنین امکان مدیریت اسناد به صورت جامع تر و کارا تر ارائه شده و این امکان ایجاد می شود تا گزارش ها به طور خودکار تولید شده و در وقت حسابرسان صرفه جویی گردد تا آنها بتوانند زمان و انرژی خود را برای ارائه بازخورد به مشتریان و راهنمایی آن ها اختصاص دهند.

تفاوت اصلی بین راه حل های نرم افزاری حسابرسی ، مجموعه ویژگی های متفاوت آنها است. مجموعه ویژگی ها ممکن است کاملاً برای یک سازمان مناسب باشند اما برای سازمان دیگر این گونه نباشد. به بیانی دیگر ، معمول است که مشاغل از راه حل های پیش فرض ناامید شده و به خدمات توسعه سفارشی روی آورند. این امر به مشاغل امکان می دهد تا با استفاده از تمام ویژگی های مورد نیاز ، به علاوه الگوها و گزارش های سفارشی سازی شده ، راه حل متناسب با نیازهای خود دریافت کنند.

ویژگی های فرآیند های حسابرسی خودکار

اکثر راه حل های نرم افزاری حسابرسی فرآیندهای اصلی را خودکار می کنند ، عملکرد بدون خطا را ارائه می دهند و داده ها را به طور ایمن پردازش می کنند ؛ اما به طور کلی موارد زیر می بایست توسط یک راه حل نرم افزاری مدیریت حسابرسی سفارشی سازی شده کارا ارائه شوند:

رابط کاربر پسند

با رابط کاربری واضح و آسان ، سازمان نیازی به آموزش کارکنان برای استفاده صحیح از نرم افزار ندارد. همچنین ، هنگامی که به عنوان مثال ، رکوردی جدید وارد می شود ، احتمال خطا کمتر می باشد.

ابزارهای برنامه ریزی

برنامه ریزی گامی مهم در انجام حسابرسی است. این فرایند مستلزم آماده سازی است و به طور کامل به کیفیت برنامه یا طرح بستگی دارد. هنگامی که یک برنامه مناسب تهیه گردید ، نرم افزار مشخص خواهد کرد که کدام کارها باید انجام شوند و چه چیزی تکمیل شده است.

فرم ها و قالب ها

با استفاده از داده های ممیزی های قبلی ، کاربران می توانند بدون هیچ زحمتی با کمک الگوها ممیزی جدیدی ایجاد کنند. فرم های داده ، فرایند گزارش گیری داده ها را آسان تر می کنند.

ماژول اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه[1]

این ماژول که بخش مهمی از راه حل های نرم افزاری حسابرسی می باشد به پردازش حوزه های ضعیف و مدیریت عدم انطباق اختصاص دارد. ویژگیهای CAPA به مستند سازی راه حل مناسب مسائل و پیگیری اقدامات اصلاحی کمک می کند.

گزینه های گزارش گیری

نرم افزار حسابرسی داخلی باید از بسته شدن حسابرسی و گزارش داده ها پشتیبانی کند. گزارشات ایجاد شده باید شامل تجزیه و تحلیل نتایج حسابرسی و نتایج CAPA باشند. این راه حل همچنین ممکن است بازخوردی را در مورد فرآیند حسابرسی جمع آوری کند.

گزینه های ابری

به طور کلی مشتریان ، نرم افزار حسابرسی داخلی مبتنی بر ابر را به دلیل مقرون به صرفه تر بودن و دسترسی 24 ساعته و در7 روز هفته ترجیح می دهند.

ویژگی های قابل سفارشی سازی در راه حل های نرم افزاری حسابرسی داخلی

قالب های چک لیست ممیزی

هدف از نرم افزار حسابرسی داخلی این است که کل فرایند حسابرسی را در یک پلتفرم کاربر محور قرار دهد بنابراین ماژول قالب چک لیست نقش مهمی در این فرایند دارد و بسته به حوزه یا صنعت سازمان ، چک لیست متفاوت خواهد بود. برخی از سازمان ها نیاز به ممیزی ایمنی تولید دارند و برخی دیگر نیاز به بررسیِ تعمیر و نگهداری یا انطباق دارند. ماژول چک لیست حسابرسی ، کاغذبازی را تا حد زیادی کاهش داده و حسابرسان را از انجام فعالیت های معمول و تجزیه و تحلیل دستی داده های بدست آمده معاف می کند.

ابزارهای ردیابی اقدامات اصلاحی

همانطور که پیشتر ذکر شد ، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه بخش مهمی از فرایند حسابرسی است. برای هر کسب و کاری که در یک محیط نظارتی فعالیت می کند ، مهم است که اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه اعمال و پیگیری شود.

نرم افزار مدیریت حسابرسی مناسب باعث می شود تا کارکنان سازمان بتوانند به هر موضوعی اشراف داشته باشند. در صورت اجرای صحیح ابزار CAPA ، راه هایی در جهت افزایش کیفیت محصول یا خدمات ، افزایش رضایت و البته اطمینان از مطابقت با استانداردهای نظارتی صنعت یا کشور ارائه می شود. از دیگر مواردی که کسب و کار ها با استفاده از ابزار CAPA سفارشی سازی شده بدست می آورند می توان ، مدیریت یافته های حسابرسی ، تخصیص مسئولیت و نمایش وضعیت اقلام اقدام اصلاحی ، مدیریت رخداد ها و روندهای سیستماتیک مشکلات ، مدیریت تغییر ، پیگیری تاریخ سررسید ، و هشدارهای خودکار از طریق اعلان های ایمیل در مورد وضعیت اقلام را نام برد ؛ در نتیجه ، کسب و کار ها به طور کلی از محیط کاری پایدارتر و ایمن تری برخوردار می شوند.

داشبوردها

یک قالب بصری همیشه برای حسابرسان که باید با داده ها کار کرده و پیشرفت و نتایج را مشاهده کنند ، مفید می باشد. این قالب بصری همچنین هنگام ارائه داده ها به ذینفعان و مدیران حایز اهمیت است. داشبوردهای سفارشی سازی شده در راه حل های مدیریت حسابرسی به حل همه این مسائل با بهره گیری از موارد زیر کمک می کند:

• نمودارها
• جداول محوری
• داده های روند
• جداول دیگر درخواستی با نتایج تحلیلی

با توجه به اینکه داده های روندی اغلب مهمترین نوع اطلاعاتی است که حسابرسان به آن نیاز دارند ، داشبوردها به یک ابزار حیاتی برای درک چگونگی پیشرفت یک کسب و کار در طول زمان تبدیل شده اند.

مدیریت انطباق

ابزارهای مدیریت انطباق در راه حل های حسابرسی تضمین می کنند که یک کسب و کار می تواند در هر مکانی فعالیت کرده و همچنان با تمام الزامات داده شده مطابقت داشته باشد. این امر اغلب زمانی که یک کسب و کار در تلاش است تا بازار خارجی را به دست گیرد و یا حوزه جدیدی را تسخیر کند ، بسیار مهم است.

یک ارایه دهنده راهکار حسابرسیِ با تجربه می تواند اطمینان حاصل کند که:

• یک حسابرس ، بدون در نظر گرفتن محل کار ، اَعمال خود را به درستی انجام می دهد.
• تمام استانداردهای مورد نیاز رعایت خواهند شد ، حتی اگر کسب و کار در چندین کشور به طور همزمان فعالیت کند.
• فرهنگ انطباق بهبود بخشیده شده و یک رویکرد مشارکتی بین ذینفعان ایجاد می شود.

کسب و کار ها نیز مزایای متعددی از ابزارهای مدیریت انطباق در نرم افزار حسابرسی داخلی خود دریافت می کنند که از جمله آن می توان: مطابقت حسابرسی با چارچوب ها و مقررات متعدد و اجتناب از انجام آزمایش های اضافی ، پیگیری ممیزی ها و ارزیابی ها از طریق یک ابزار نرم افزاری ، بررسی آمادگی حسابرسی ، گواهینامه ها و همکاری با نهادهای نظارتی ، و رتبه بندی ریسک ها و مشخص کردن نقاط ضعف خطرآفرین برای کسب و کار را نام برد. بنابراین ، راه حل های حسابرسی با ابزارهای مدیریت انطباق به سازمان ها کمک می کند تا استانداردهای صنعت و الزامات انطباق را با خیال راحت برآورده کنند.

برنامه ریزی حسابرسی

یک فرآیند حسابرسی که فاقد برنامه ریزی مناسب است می تواند منجر به افزایش کلی هزینه ها و ، تاخیر در تکمیل فرآیندهای حسابرسی شود. نرم افزاری که به حسابرسان کمک می کند تا فعالیت های خود را برنامه ریزی کنند باید دارای ویژگی های زیر باشد:

• تهیه چک لیست حسابرسی و برنامه ریزی
• بودجه بندی قبل از حسابرسی
• نظارت بر عملکرد حسابرسی

گاهی اوقات تعداد ممیزی هایی که باید انجام شوند بسیار زیاد بوده و کنترل آنها سخت می باشد و حسابرسان می بایست عواملی مانند: ریسک ، عملکرد حسابرسی های گذشته ، مقررات و سایر الزامات ، زمان سنجی ، و در دسترس بودن منابع را در نظر بگیرند. برنامه ریزی حسابرسی به حسابرسان کمک می کند تا با استفاده از الگوریتمهای حسابرسی قابل تنظیم همه این پارامترها را کنترل نمایند. با استفاده از این ویژگی ، هر حسابرس می تواند یک برنامه حسابرسی جامع ایجاد کند تا برای بررسی ارائه شود.

ماژول نرم افزار برنامه ریزی حسابرسی ، حسابرسان را قادر می سازد تا حوزه های مهم حسابرسی را شناسایی کرده و به راحتی به آنها توجه بیشتری کنند ؛ همچنین هرگونه مسائل مربوطه را بدون تلاش اضافی شناسایی و حل کنند. بعلاوه اینکه حسابرسان با استفاده از این ماژول قادرند اعضای تیم درگیر را با استفاده از رویکرد داده محور انتخاب کرده، و منجر به مشارکت کارآمدتر شده و نظارت بر اعضای تیم درگیر و بررسی کار آنها آسان تر و کارآمدتر گردد.

مدیریت اسناد

همانطور که قبلاً ذکر شد ، حذف کاغذبازی و عامل انسانی به کاهش خطاها کمک می کند. روشهای دستی مورد استفاده در ممیزیهای سنتی گاهی اوقات منجر به نتایج متاثر از خطای انسانی می شود ؛ بنابراین اگر سازمانی به دنبال تقویت اعتبار داده های حسابرسی خود می باشد ، راه حل نرم افزاری حسابرسی با ویژگی های مدیریت اسناد بهترین انتخاب می باشد. ابزارهای مدیریت اسناد در راهکار های حسابرسی سفارشی سازی شده به طور معمول مزایای زیر را بهمراه دارند:

• دسترسی آسان تر به اسناد مورد نیاز را فراهم می کنند و دیگر نیازی به جابجایی در کابینت های پرونده و صندوق ورودی ایمیل نیست ؛ همه داده ها در دست بوده و برای دسترسی بهتر و قابلیت جستجو ، همه اسناد را می توان به یک فرمت فایل تبدیل کرد.
• افزایش امنیت و اطمینان از رعایت مقررات را فراهم می کنند. اسناد دیجیتالی با امنیت بیشتری ذخیره شده و سیستم فقط به کاربران مجاز دسترسی می دهد.
• به روز رسانی سریع مراحل جهت مطابقت با قوانین تغییر یافته را فراهم می کنند. مقررات و الزامات صنایع بیشتر از سایر مقررات تغییر می کنند و کسب و کار نیاز دارد به سرعت و با سهولت با قوانین تغییر یافته مطابقت داشته باشد.
• ردیابی مسیر گردش کار را فراهم می کنند و اطلاعات مفصلی را در اختیار حسابرسان قرار می دهند. به عنوان مثال ، ماژول مدیریت اسناد پیگیری می کند که چه تغییراتی در اسناد ایجاد شده است ، و چه کسانی و در چه زمانی آنها را ایجاد کرده اند.
• بهره وری کارکنان را افزایش می دهند. هنگامی که کارکنان حسابرسی انجام می دهند ، نیاز به دسترسی به مجموعه خاصی از اسناد دارند ، به عنوان مثال. برنامه های حسابرسی و چک لیست ها که با کمک مدیریت اسناد ، آنها مجبور نیستند زمان خود را برای جستجوی مجموعه مناسب اسناد هدر دهند.
• وظایف مربوط به اسناد را به صورت خودکار انجام می دهند.
• با ابزارهای مدیریت انطباق ، داشبوردها و سایر ماژول های راه حل ادغام می شوند.
• فعالیتهای حسابرسی را به طور خودکار پیگیری می کنند.

ارزیابی ریسک

حسابرسان هرچه بیشتر مخاطرات را درک کنند ، فرآیند حسابرسی کارآمدتر و دقیق تر خواهد بود. در طی فرایند ارزیابی ریسک ، حسابرسان تأثیر احتمالی و احتمال مخاطرات درون یا خارج از سازمان را شناسایی و ارزیابی می کنند ؛ سپس حسابرسان کنترل هایی را ایجاد می کنند که با کاهش یا سبک کردن ریسک جهت نگاه داشتن آن در سطح قابل کنترل عمل می کنند.

نرم افزار کارای ارزیابی ریسک ، ویژگی های اساسی زیر را دارا می باشد:

• شناسایی مخاطرات احتمالی ؛
• تشخیص اینکه چه کسی یا چه چیزی ممکن است از این مخاطرات آسیب ببیند ؛
• تجزیه و تحلیل احتمال و شدت مخاطرات ؛
• تشخیص اقدامات مناسب برای کاهش مخاطرات ؛
• مستندسازی همه یافته ها ؛
• ارزیابی و انجام دوباره مراحل در صورت لزوم.

[1] Corrective and Preventive Actions (CAPA)