عوامل کلیدی و چالش ها در موفقیت پروژه های BPM یا مدیریت فرایند

در این مطلب در نظر داریم به بیان برخی از مهم ترین عوامل کلیدی و چالش ها در موفقیت پروژه های BPM یا مدیریت فرایند بپردازیم.

توسعه تیم و کار تیمی

• هر تیم اهداف و مأموریتهای روشنی را برای فرایند خود بر پایه مأموریتهای مقدماتی فرایند و اهداف بهبود فرایند، تعیین نماید
• تشکیل تیمهای فرایندی چند عملکردی از اعضایی که دارای آگاهی و دانش کافی نسبت به فعالیتهای اصلی فرایند هستند نشان دادن ضرورت نیاز و سودمندی کارتیمی به کلیه کارکنان و مدیران
• ایجاد نظام شناسایی و پاداش برپایه مشارکت افراد در تیمها و عملکرد تیم
• طراحی سیستم اندازه گیری عملکرد برای سنجش تیمها و مشارکت و بهره وری افراد درآنها

آموزش و فرهنگ سازی

• آموزش مرتبط با مفاهیم، مراحل و عوامل کلیدی موفقیت مدیریت فرایند به مدیران و کارکنان
• آموزش مهارتهای شناسایی و حل مسئله، کنترل و بهبود کیفیت و تخصصی به سرپرست تیمها
• آموزش متدهای مقدماتی و پیشرفته آماری در سازمان
• آموزش مهارت کارتیمی میان کارکنان
• آموزش مهارتهای واکنشی (مهارت ارتباطات، جلسات موثر و رهبری)
• استفاده از روش یادگیری در حین عمل
• ایجاد سیستم مناسب برای تشخیص آموزشهای لازم در سه سطح سیستمی، تیمی و فردی
• ارزیابی اثربخشی آموزشهای انجام شده

توانمندسازی کارکنان

• کارکنان در کلیه سطوح برای پشتیبانی از اهداف کلیدی توانمند و مسئول شوند
• کارکنان اهداف خود را با اهداف والای سازمان همراستا سازند
• کارکنان برای افزایش مشارکت دارای اختیار و فرصت باشند
• کارکنان برای انجام اقدامات مناسب توانا باشند
• کارکنان به اهداف سازمان و کسب آنها متعهد باشند

ارتباطات و آگاهی

• تبادل اهداف استراتژیکی، چشم اندازها و اهداف کلیدی تجارت در کل سازمان
• آگاهی کارکنان و مدیریت ارشد درباره اهمیت و نقش مدیریت فرایند و منافعی آن
• ایجاد کانالهای ارتباطی مختلف بصورت افقی و عمودی، به سمت بالا و پایین
• تبادل اطلاعات در مورد فرایندها، نقشهها، خواستهها و رضایتمندی مشتریان
• آگاهی کارکنان از مفهوم و اهمیت فرایندهایشان و نقشها و مسئولیتهایشان درآن

تمرکز بر مشتری

• شناسایی گروههای مختلف مشتریان
• تعیین نیازها ، انتظارات و الزامات مشتریان و اولویتبندی آنها
• آنالیز و بازنگری نگرانیها و شکایات مشتریان
• جمع آوری، اندازهگیری و ارزیابی اطلاعات رضایت مشتری
• بازنگری مستمر تغییر در شرایط بازار، شامل رقابت و نیازهای مشتریان
• تمرکز بلندمدت بر مشتری و مشخص نمودن مشتریان وفادار

نقشه فرایند

• تعیین مرزهای خارجی فرایند و تعاملات خارجی فرایند / نقاط شروع و پایان
• تعیین ورودیها و خروجیهای کلیدی هر فرایند مانند مواد، دادهها، اطلاعات و تجهیزات و فرایندهای دیگر
• شناسایی تأمین کنندگان و مشتریان کلیدی هر فرایند بعنوان دریافت کننده و یا تهیه کننده مواد، اطلاعات، محصولات و …
• تعیین فعالیتهای مورد نیاز درون فرایندها و چگونگی کار آنها برای تبدیل ورودی به خروجی مورد نیاز
• تعیین توالی و نقاط تلاقی فعالیتها در فرایندها
• طراحی نقشه فرایند و یا نمودار جریان
• مشخص نمودن سطوح فرایندی

معیار عملکرد فرایند

• تعیین معیار عملکرد مناسب برای تمامی فرایندهای سازمان که نقش کلیدی در بدست آوردن اهداف و مأموریتهای سازمان دارند
• تعیین معیارهای عملکرد برپایه اهداف و مأموریتهای فرایند و نیازهای مشتریان
• بازبینی دوره ای معیارهای فرایند

ارتباط با مشتریان /تامین کنندگان

• درگیر بودن مشتریان در بازنگری طراحی، شناسایی و توسعه محصولات و فرایندهای جدید
• مشارکت مشتریان و تأمین کنندگان در توسعه برنامه استراتژیکی
• مشارکت تأمین کنندگان در فرایندهای توسعه محصول
• برقراری ارتباطات استراتژیکی بلندمدت توسط سازمان با مشتریان و تأمین کنندگان
• اهمیت دادن به عوامل غیرمالی (مانند کیفیت، قابلیت اطمینان، قابلیت تکنولوژیکی و برقراری ارتباط بلند مدت استراتژیکی) در انتخاب تأمین کنندگان

پشتیبانی مدیریت ارشد

• تعهد مدیریت ارشد به پشتیبانی و تشویق فرایندگرایی
• تعهد مدیریت ارشد در تبادل اهداف استراتژیکی، چشم اندازها و اهداف کلیدی
• تعهد مدیریت ارشد به پشتیبانی و تشویق اصل تمرکز بر مشتری
• تعهد مدیریت ارشد در توانمندسازی کارکنان بمنظور انجام فعالیتهایشان و تصمیم گیری و اعمال تغییرات بصورت مستقیم
• تشویق مدیریت اجرایی از اهمیت، تأثیر، پیشرفت و موفقیت مدیریت فرایند درمیان سازمان و سهامداران خارجی
• تخصیص زمان و منابع کافی در اجرای مدیریت فرایند
• پشتیبانی مدیریت ارشد از عوامل کلیدی موفقیت در اجرای مدیریت فرایند

مدیریت تغییر

• وجود مهارت مدیریت تغییر در سازمان بمنظور تسهیل تغییرات
• وجود مهارت غلبه بر مقاومت در برابر تغییر میان مالکین و تیم فرایند
• ایجاد آمادگی در برابر تغییر

مهارتهای مدیر پروژه

• وجود مهارتهای گسترده در مدیریت پروژه، بمنظور قادرسازی تیمهای مدیریت فرایند به مدیریت
• زمانبندی، هزینه و هماهنگی و اجرای برنامههای کاری در میان سازمان

الگوبرداری

• انجام الگو برداری بصورت منظم در زمینه فرایند، تجارت و سیستم در سازمان
• مقایسه معیارهای عملکرد با منابع داخلی و خارجی
• مشارکت مالک / مالکین فرایند در انجام الگوبرداری
• ایجاد بانک اطلاعاتی درون سازمان
• یافتن شرکای مناسب و ایجاد شبکههای اطلاعاتی مرتبط

 

بهبود مستمر

• ایجاد فلسفه پایدار و درگستره شرکت که بهبود مستمر فرایندها را مورد تشویق و حمایت قرار میدهد
• دارا بودن اهداف مرتبط و هماهنگ با بهبود مستمر در فرایندها، در تمامی تیمها و افراد در سازمان
• تعیین اندازه گیریهای اثربخش بمنظور پیگیری و ارزیابی بهبودهای مستمر فرایندها
• انتخاب و ارزیابی ایدههای بهبود برای پیاده سازی مناسب بمنظور دستیابی به فرایندهایی با عملکرد بالاتر