تعریف و مقایسه سیستم های WFMS , فرآيندهاي كسب و كار BPMSو ERP

در هر سازماني سرعت و صحت انجام فرآيندهاي كسب و كار ، جزو اهداف اصلي مديريت ارشد و مياني به حساب می­ آید، چراكه در صورت انجام دقيق و به موقع فرآيندهاي كسب و كار، رضايتمندي ذينفعان سازمان جلب شده و اين رضايتمندي منجر به موفقيت کسب و کار شما مي­گردد. از طرف دیگر عدم پايش مناسب فرآيندها در هنگام رشد کسب و کار، آنها را از حالت بهينه خارج کرده و بازدهي سازماني كاهش مي­يابد. شركتي را در نظر بگيريد كه در حال گسترش است، درصورتيكه سيستمهاي آن شركت تجميع نشده باشند، اين سيستمها تبديل به جزيره هاي اطلاعاتي خواهند شد. بر اساس مطالعاتي كه در سطح بالايي از فناوري اطلاعات صورت گرفته است تجميع سيستمها و فرآيندها به اولين وظيفه عمده بخشهايIT بدل شده است که هر سازمان بنا به نحوه عملکرد، تعداد نیروها، نوع فرآیندها از بین سیستم های ERP، BPMS و WFMS سیستمی را جهت تجمیع اطلاعات و گردش فرآیندهای خود انتخاب میکند.

در این مقاله به تعریف و مقایسه سیستم های WFMS,BPMS,ERP پرداخته شده و نکات مورد نیاز جهت استفاده از هر یک از این سیستم ها به تفکیک بیان شده است.

تعریف سیستم (Workflow Management System) WFMS یا مدیریت گردش کار

يك سيستم مديريت گردش كار نرم افزاري است كه اجراي گردش كاري را با تفسير تعريف فرآيند، تعامل با مشاركت كنندگان گردش كاري و در صورت نياز استفاده از ابزارها و برنامه هاي كاربردي خارجي مديريت ميكند. سیستم مدیریت گردش کار ابزاری است که به شما امکان می دهد مجموعه ای از کارها را تنظیم و نظارت کنید. مثلا هر فرآیندی که در آن اسناد باید بین طرفین ارسال شود (که نیاز به پیگیری در یک بازه زمانی معین دارد) را می توان به افراد مختلف در یک بخشی تفویض یا واگذار کرد. مدیریت گردش کار گاهی اوقات به عنوان مدیریت فرآیندهای کسب و کار Lite نیز توصیف می شود و راه حلی عالی برای شروع به تصویر کشیدن آنچه شرکت شما انجام می دهد است.

“ابزارهای مدیریت گردش کار بیشتر بر روی افرادی که وظایف را انجام می دهند متمرکز هستند تا خود فرآیندها”

ابزارهای مدیریت گردش کار برای چه مواردی استفاده می شوند؟

سیستم های مدیریت گردش کار اغلب برای تعریف مراحل کلیدی در یک کار خاص استفاده می شوند. معمولاً افراد متعددی درگیر هستند، بنابراین گردش کار نقش هر فرد و جایی که قرار است به وظیفه وارد شود را مشخص می کند. برخی از گردش کارها را می توان خودکار کرد و این ویژگی در شرایطی که یک گردش کار ممکن است چندین بار به طور همزمان اجرا شود مفید است.

یک سیستم گردش کار معمولا در موارد زیر استفاده میشود:

در تولید: جایی که مراحل یک خط تولید ممکن است خودکار شوند تا کارایی افزایش یابد، یا جایی که لزوماً به کار دستی نیاز نیست.

در فروش: جایی که کارشناسان فروش ممکن است چرخه فروش مشابهی را با چندین مشتری که همگی در مراحل مختلف ارتباط و تعامل هستند را طی کنند.

در خدمات مشتری: که در آن سوالات بسته به موضوع خاص مشتری به نمایندگان مختلف اختصاص داده می شود.

در امور مالی: جایی که بدهی ها بر اساس تاریخ صدور اولیه صورتحساب و مدت زمان پرداخت بدهی جمع آوری می شود.

ويژگي هاي اصلي سيستم هاي گردش كار (Workflow Management System) به قرار زير است:

 

• • فرآيندهاي گردش كار، مديريت و اجراي آنرا در سازمان بطور كامل برعهده گرفته و با ترتيبي كه ازقبل مشخص شده، نرم افزارها و منابع مورد نياز را براي اجراي فرآيند فراخواني ميكند.

• • تنها يك نوع ابزار مسيريابي است كه تمركز آن بر جنبه هاي عملياتي و ترتيب (توالي) میباشد.

• • تمركز آن تنها روي فرآيندهاي كاري است نه محتواي فعاليتها و وظايف. يعني صرفاً انتقال داده ها طبق روالها و قواعد از پيش تعيين شده بدون انجام هيچگونه تجزيه و تحليلي انجام ميشود. به عبارتي ميتوان گفت سیستم گردش كار نقش يك پستچي را دارد كه فقط وظيفه آن جابجايي پاكت نامه است بدون اينكه از محتواي درون آن هيچگونه اطلاعي داشته باشد و بتواند تجزيه و تحليلي روي محتواي داده ها انجام دهد.

• • رويكرد آن، رويكرد وظيفه اي است نه فرآيندي

• • امكان برقراري ارتباط با پايگاه هاي داده سيستم هاي ديگر براحتي و سادگي امكانپذير نيست.

• • روش اجراي آن با استفاده از موتور گردش كار جاسازي شده در سيستمهاي اتوماسيون اداري است.

• • همراه سيستم گردش كار، سيستمهاي فرم ساز و گزارش ساز هم بايد بصورت جداگانه تهيه شود، چرا كه سيستم گردش كار به تنهايي داراي محيط فرم ساز و گزارش ساز نيست.

• • قواعد كاري ساده را پوشش ميدهد و انتظارات يكپارچه سازي آن محدود است.

• • امكان اعمال تغييرات و بهبود فرآيندها براحتي امكانپذير نيست

• • عدم سهولت و سادگي در عمليات بهبود فرآيندها پس از اجراي آنها

• • عدم پشتيباني از دو نسخه از يك گردش كار

• • عدم توانايي در پايش اطلاعات

تعریف سیستم مدیریت فرآيندهاي كسب و كار (BPMS)

فناوری مديريت فرآيندهاي كسب و كار (Business Process Management System) فناوری هاي تجميع نرم افزارهاي يكپارچه­ي سازماني است و از يك استاندارد مبتني بر وب به عنوان معماري پايه استفاده ميكند. فناوری BPMS ميتواند فرآيندها را هم در داخل و هم در خارج از سازمان كه با يكديگر مرتبط نيستند تجميع، كنترل، مكانيزه و بهينه سازي كند. اين امر کسب و کارها را قادر مي­سازد تا اطلاعات را از سيستم هاي توزيع شده تجميع كنند و شاخص هاي كليدي عملكرد كسب وكار مانند نظارت و گزارش سازي براي بهره وري بيشتر در مديريت منابع كسب وكار را ايجاد كنند.

در واقع سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک راه حل نرم افزاری است که مدیریت فرآیندهای تجاری شرکت شما را بهبود می بخشد. هدف این نوع ابزار بهبود عملکرد شرکت با تسهیل هماهنگی بهتر بین جریان‌های کاری بین کاربران، ماشین‌ها و سیستم‌ها است.

این سیستم به تجزیه و تحلیل مبادلات، وظایف، زمان اجرا و اعتبار سنجی ها می پردازد. استفاده از BPMS مزایای زیادی برای کسب و کارها دارد. به لطف این راه حل، بهبود ارتباطات در طی فرآیندهای مختلف و کاهش خطاهای انسانی در حین اجرای وظایف امکان پذیر می شود. BPMS همچنین برای خودکارسازی کارهای تکراری و افزایش سرعت اجرای آنها پیاده سازی شده است. در نهایت می توان گفت که BPMS انطباق فرآیندها را بهبود می بخشد.

اجزاي سیستم مديريت فرآيندهاي كسب و كار BPMS :

سيستم هاي مديريت فرآيندهاي كسب و كار شامل مجموعه اي از سرويس هاي مديريتي است. فعاليت هاي عمده اي كه يك راه حل BPMSايي را شكل مي­دهند عبارت اند از:

 

• • طراحي فرآيند

• • اجراي فرآيند

• • نظارت بر فعاليت هاي فرآيند

• • طراحی گرافيكي فرآيندهاي كسب و كار

• • موتور شبيه سازي فرآيندهاي كسب و كار: اين موتور مسئول اجرا و تجميع فرآيندهاي كسب و كار است

• • موتور قوانين كسب و كار: يك موتور كه قوانين كسب و كار را مديريت ميكند

• • پايش فعاليت هاي كسب و كار: اين جزء شامل مجموعه اي از ابزارهاي گزارش گيري است

• • شبيه سازي و موتور اجرا: موتور شبيه ساز فرآيند كسب و كار، داده ها را تجزيه و مجموعه اي از فعاليت ها را در حافظه انجام ميدهد و داده هاي اجرايي كه ممكن است بعداً براي نظارت فرآيند و پيشرفت در فرآيند مورد استفاده قرار بگيرد را ذخيره ميكند

“از آنجایی که مدیریت گردش کار(WFM) شکلی از مدیریت فرآیند کسب و کار است اشتباه گرفتن این دو بسیار آسان است”

تفاوت بین سیستم های مدیریت گردش کار و سیستم های مدیریت فرآیندهای کسب و کار چیست؟

تفاوت اصلی بین مدیریت گردش کار و مدیریت فرآیندهای کسب و کار این است که ابزارهای مدیریت گردش کار (WFM) بیشتر در جهت سازماندهی افراد و اسناد و حصول اطمینان از اینکه مراحل صحیح در زمان مناسب و با ترتیب صحیح دنبال می شوند، طراحی شده اند.

از سوی دیگر، سیستم های مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) بیشتر بر فرآیندهای یک کسب و کار و نحوه مدیریت یا بهبود آنها متمرکز است. البته عناصری وجود دارند که بین این دو تلاقی می کنند، اما سیستم های BPMS بیشتر به سمت تجزیه و تحلیل مداوم و بهبود فرآیندها متمایل هستند تا اینکه اطمینان حاصل کنند که فرد مناسب یک کار را انجام می دهد یا یک سند را در پاسخ به یک اقدام خاص ارسال می کند.

برخی دیگر از تفاوت های کلیدی بین WFMS و BPMS عبارتند از:

• • سیستم های مدیریت گردش کار تعاملات بین افراد و سیستم های نرم افزاری را هماهنگ می کند در صورتیکه سیستم های BPMS تعاملات بین تمام منابع یک سازمان را هماهنگ می کند.

• • سیستم های BPMS بسیار پیچیده تر هستند و تعاملات را در تمام بخش ها و منابع خارجی نشان می دهند.

• • سیستم‌های BPMS معمولاً برای کمک به سازمان‌ها در اجرای بهبود مستمر استفاده می‌شوند، در حالیکه سیستم‌های مدیریت     گردش کار ممکن است فقط برای خودکار کردن مراحل کاری در یک فرآیند خاص استفاده شوند.

در زیر 5 تفاوت اصلی بین سیستم های BPMS و WFMS آورده شده است :

BPMS	WFMS
چندین گردش کار را مدیریت می کند	دنباله ای از وظایف برای دریافت یک آیتم از ابتدا تا انتها است
شامل گزارش ها، جمع آوری داده ها، فرم ها، اطلاعیه ها و مجموعه داده ها است	شامل بسیاری از وظایف است که متعلق به افراد مختلف است
دید سطح بالاتری از آنچه در حال وقوع است دارد	می تواند وظایف انسانی یا سیستمی باشد
هدف مدیریت موثر همه فرآیندها با هم است	هدف این است که یک مورد واحد را در کمترین زمان به طور کامل پردازش کند
بر بهبود کلی فرآیند به عنوان یک کل تمرکز دارد	بر سازماندهی بهینه وظایف تمرکز دارد

چگونه می توانید بین BPMS و WFMS انتخاب کنید؟

اگر به دنبال خودکارسازی یا سازماندهی یک فرآیند واحد در بخش خود هستید، نرم افزار گردش کار راه حل مناسبی است. به عنوان مثال، اگر فقط نگران نحوه ورود یک مشتری جدید به محصول خود هستید، یک پلتفرم گردش کار خوب می تواند به شما در ایجاد بهترین مسیر کمک کند.

با این حال، اگر بخش‌هایی را رهبری می‌کنید که چندین فرآیند بهم پیوسته دارد، باید به دنبال نرم‌افزار BPMS باشید. این به شما امکان می دهد چندین گردش کار، فرم ها، اعلان ها، گزارش ها و موارد دیگر را بصورت یکپارچه تعریف و مدیریت کنید.

اگر به دنبال راهی برای کمک به کارکنان خود در انجام بهتر وظایف خود هستید، شاید یک سیستم مدیریت گردش کار مفید باشد به خصوص اگر فقط در چند بخش مورد استفاده قرار گیرد. اما اگر به دنبال مکانیزه کردن کسب و کار خود در سطح شرکت هستید و بودجه لازم برای پشتیبانی از آن را دارید، سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار بسیار مناسب‌تر خواهد بود. در بیشتر موارد، این سیستم‌ها مقیاس‌پذیر هستند. بنابراین می‌توانید به راحتی در یک بخش شروع کنید و سپس پروژه را گسترش دهید تا کل سازمان را شامل شود. سیستم‌های BPMS یک سرمایه‌گذاری عالی هستند و مزایای به‌دست‌آمده از استفاده آن در بلند مدت همیشه بیشتر از ورودی اولیه بزرگ منابعی است که برای شروع نیاز دارد.

تعریف سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)

برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) یک سیستم نرم افزاری است که از تعدادی برنامه کاربردی یکپارچه تشکیل شده است که برای جمع آوری، ذخیره، مدیریت و تجزیه و تحلیل داده ها از چندین فعالیت تجاری مختلف استفاده می شود.

سیستم ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) نرم افزاری است که داده های تجاری را در یک مکان گرد هم می آورد و به عنوان سیستم ثبت برای یک سازمان عمل می کند. معمولاً وظایف تجاری مانند حسابداری، تدارکات، منابع انسانی، عملیات زنجیره تامین، مدیریت کلی پروژه و موارد دیگر را در خود جای داده است.

سیستم های ERP به یک کسب و کار اجازه می دهد تا فرآیندهای اصلی خود را در زمان واقعی با استفاده از مجموعه ای از پایگاه های داده یکپارچه مشاهده کند و منابع مربوط به حوزه های مختلف تجاری مانند پول نقد، مواد خام و سطوح موجود را ردیابی کند. یک سیستم ERP در درجه اول اطلاعات کلیدی را ذخیره می کند. ERP معمولاً در تولید مورد استفاده قرار می گیرد، جایی که چندین فرآیند مرتبط با یکدیگر وجود دارد که عملیات کلیدی را توصیف می کنند مانند:

• • پردازش سفارش فروش و نقل قول

• • صورتحساب

• • حمل و نقل و غیره

• • پردازش و مدیریت سفارش خرید

• • پرداخت فاکتورهای خارجی

• • مدیریت موجودی و غیره …

تفاوت بین سیستم های مدیریت فرآيندهاي كسب و كار BPMS و ERP

در کارهایی که سیستم‌های BPMS و ERP می‌توانند انجام دهند، مقداری تلاقی وجود دارد که می‌تواند باعث سردرگمی شما شود. اما کاربردهای متفاوتی دارند. اساساً یک ERP ذخیره و به اشتراک گذاری داده ها را در کسب و کار تسهیل می کند ولی در مقابل سیستم های BPMS مدیریت فرآیند، بهینه سازی و اتوماسیون را امکان پذیر می کند.

“ERP بر متمرکز کردن داده ها تمرکز دارد، در حالی که BPMS بر جریان داده ها متمرکز است”

شما می‌توانید از یک ERP برای مشاهده و ذخیره داده‌ها در یک محیط مرکزی استفاده کنید که به بخش‌های مختلف اجازه می‌دهد داده‌ها را در یک مکان وارد کنند و سپس BPMS مدیریت داده‌های مهم­تری را ارائه می‌دهد و اطمینان حاصل می‌کند که مراحل فرآیند توسط افراد مناسب و به ترتیب درست و اتوماتیک انجام می‌شود.

در مورد سیستم اطلاعاتی، باید بدانید که یک ابزار ERP داده های یک کسب و کار را به منظور تشکیل یک پایگاه داده واحد متمرکز می کند. دسترسی به داده های سازمان را آسان تر می کند. در مقابل، BPMS به جریان های داده تولید شده توسط هر بخش سازمان می پردازد.   بنابراین، نقش BPM استانداردسازی داده ها مانند ERP نیست، بلکه تسهیل انتقال آن در یک تجارت است.

ERP که به عنوان یک مخزن متمرکز عمل می کند، برای یکپارچه سازی عملکردهای اصلی کسب و کار مناسب تر است، در حالیکه BPMS می تواند به بهبود فرآیند انتها به انتها کمک کند و سفارشی سازی گردش کار را فراهم کند.

با توجه به مقیاس نفوذ آن، توجه داشته باشید که یک ERP تمام فرآیندهای تجاری یک شرکت را در نظر می گیرد. یک ERP اطمینان حاصل می کند که داده های مربوطه را در جایی که مورد نیاز است یکپارچه می کند تا همه بخش های شرکت بتوانند به آن دسترسی داشته باشند. هدف یک ERP ساده کردن جریان اطلاعات بین تمام ابزارهایی است که در خود جای داده است. در مقابل BPMS، با نظارت بر نحوه گسترش هر فرآیند گام به گام، بیشتر بر روی انسجام بین کاربران و ابزارهای آنها تمرکز دارد.

“در نهایت، عملکردهای ارائه شده توسط یک ERP و یک BPM متفاوت است. یک ERP فعالیت های یک شرکت را همراهی  می کند، در حالی که هدف BPM هماهنگ کردن فرآیندهای تجاری با ساده کردن آنها و خودکار کردن وظایف تکراری است“

سیستم های BPMS بسیار بیشتر بر فرآیند متمرکز است، در حالیکه ERP تمایل دارد به عملکردهای سازمانی محدود شود. اگر به دنبال سیستمی برای نگهداری و خودکارسازی برخی از فرآیندهای اصلی کسب و کار هستید، احتمالاً ERP گزینه خوبی برای شما خواهد بود. با این حال، اگر می خواهید تجزیه و تحلیل کسب و کار و قابلیت های بهبود را بصورت یکپارچه در اختیار داشته باشید، در این حالت یک سیستم BPMS به گزینه بسیار بهتری خواهد بود.

بر اساس مطالب ارائه شده می توان به این نتیجه رسید که دو سیستم BPMS , ERP در تضاد با یکدیگر نیستند بلکه در کنار هم کمبود ها و خلاهای موجود در کسب و کار را پوشش می‌دهند و در واقع مکمل یکدیگر هستند. پس می توان به این نتیجه رسید که استفاده از این دو سیستم در کسب و کار شما در تناقض نبوده بلکه باعث بهبود عملکرد، قوی تر شدن هر کدام از این سیستم ها و ارتقای کارایی سازمان شما می‌شود.

منابع

https://blog.triaster.co.uk/blog/workflow-management-vs-business-process-management

https://www.linq.com/blog/whats-the-difference-between-erps-and-workflow-management-systems/

https://blog.triaster.co.uk/blog/what-are-the-differences-between-business-process-management-bpm-and-enterprise-resource-planning-erp-systems

https://www.bizagi.com/en/blog/bpm-vs-erp

https://kissflow.com/workflow/bpm/bpm-vs-workflow/

https://hy-tek.com/resources/difference-between-erp-and-wms/