عوامل موفقیت پروژه های BPMS

انجام موفق پروژه های نرم افزاری به عوامل مختلفی بستگی دارد . یکی از مهمترین این عوامل انجام پروژه در قالب استانداردهای موفق و جهانی و تجربه شده است . عامل مهم دیگری که همیشه تاثیربسزایی دارد فرهنگ و روابط اجتماعی افراد بومی و روابط سازمانی مابین کارفرما و پیمانکار در آن منطقه . عامل دوم عاملی است مهم و از طریق تجربه و شناخت کافی از روابط آن منطقه قابل کنترل و مدیریت است . در پرسش و پاسخ زیر که به بررسی عوامل موفقیت پروژه های BPMS پرداخته شده ، تجربه در پیاده سازی این نوع پروژه ها در ایران از نکاتی است که سعی بر انتقال آن به خواننده شده است .

تعریف سیستم BPM چیست؟

سیستم BPM مجموعه فعالیت هایی است که طی آن، با یک روش سازمان یافته و نظام مند به منظور شناسایی و تعریف، طراحی و ایجاد، مستند سازی، اندازه گیری، پایش و کنترل کلیه فرآیندهای موجود در Business و مهمتر از همه به منظور دستیابی به نتایج هدف گذاری شده و همسو با اهداف استراتژیک سازمان، صورت می پذیرد.

این پروژه معمولا شامل دو بخش اساسی می باشد:

• بخش مدیریتی که شامل راهکارها و اقدامات مدیریتی برای رسیدن به این هدف
• بخش نرم افزاری که شامل ایجاد یک نرم افزار برای مکانیزه کردن و اجرای فرآیندها

BPMS به سازمان هایی که نمی دانند چه می خواهند، داده محور و وظیفه محورند و یا داده ها و حجم سیستمشان به صورتی است که در قالب فرایند نمی گنجد پیشنهاد نمی شود.

هدف از اینکه سیستم BPM در یک سازمان اجرا شود، چیست؟

همسو ساختن فرایندها و افزایش اثربخشی سازمان. کارهای سازمان را طوری نظم دهیم و هدفمند کنیم که به اثربخشی بهتر برسیم. این اهداف از طریق بهبود فعالیت هایی که در سازمان(درون و برون سازمانی) انجام می شود. مکانیزه کردن فرایندها از حالت دستی و آوردن روی قالبهای مشخص کمک به شناسایی و تغییر و بهبود می کند.

مهمترین اهداف از اجرای یک BPM در سازمان، همسو ساختن فرآیندها با استراتژی های سازمان و افزایش اثربخشی، کارایی و بهره وری در سازمان است. این اهداف کلی از طریق بهبود فعالیت های سازمان در ارتباطات داخل سازمانی یا برون سازمانی با سر و سامان دادن به فرآیندهای آن سازمان خواهد بود. ضمن اینکه مکانیزه کردن فرآیندها و اجرای آنها بصورت یک سیستم جامع نرم افزاری از مزایای اجرای این پروژه خواهد بود.

مراحل اجرایی یک پروژه BPM از نظر شما به چه صورت است؟

بر طبق دانش و استانداردهای تدوین شده در این حوزه، چرخه و مراحلی که برای اجرای یک پروژه BPM در نظر گرفته شده اند شامل ۶ مرحله اصلی می باشد:

• تدوین استراتژی و برنامه ریزی فرآیندهای کسب و کار
• تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار
• طراحی و مدل سازی فرآیندهای کسب و کار
• پیاده سازی فرآیندهای کسب و کار
• کنترل و پایش فرآیندهای کسب و کار
• پالایش و بهبود فرآیندهای کسب و کار

همچنین عوامل بسیار حیاتی نیز در اجرای این مراحل موثر هستند که به شرح آنها می پردازیم:

• همسو کردن فرآیندهای طراحی شده با استراتژی کسب و کار و زنجیره ارزش سازمان
• تعیین اهداف Business و دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان از طریق طراحی و اجرای فرآیندها
• توسعه برنامه های عملیاتی و تاکتیک های کسب و کار به منظور دستیابی موفق به اهداف سازمان
• تخصیص قابلیت های پشتیبانی اجرایی، مسئولیت ها، اختیارات و مسئولیت پاسخ گویی به فرایندهای سازمان
• مشخص نمودن مالک فرایند با اختیارات کافی به منظور انجام امور تغییرات فرایند
• تعریف و پیاده سازی، شاخص های اندازه گیری و پایش فرایندها به صورت مستمر
• مدیریت بهبود مستمر، مدیریت تغییرات، کنترل تغییرات و توسعه مناسب در سازمان
• ایجاد ابزارها و محصولات مدیریت فرایند کسب و کار که تقش مهمی در رسیدن به اهداف فرآیندها خواهند داشت
• استانداردسازی و مکانیزاسیون فرایندهای کسب و کار و راهکارهای وابسته در سازمان

یکسری عوامل حیاتی دیگر هم هستند که اثرگذارند. فرایندهایی که دارند طراحی می شوند را با استراتژی و زنجیره ارزش سازمان همسو کنیم. اهداف بیزینسی را مشخص کرده تا از طریق این فرایندها به آن اهداف برسیم.

فرایند باید هدف داشته باشد تا به اهداف تعیین شده سازمان برسیم. برای فرایندهایی که پیاده سازی می شوند برنامه عملیاتی و تاکتیک هایی را که بتوانیم به این برنامه ها دست پیدا کنیم را مشخص کنیم. قابلیت های اجرایی، مسئولیت ها و اختیارات را مشخص کنیم و اختصاص دهیم به کسانی که لازم است آنها را انجام دهند.

یک نفر را به عنوان مالک فرایند مشخص کنیم که اختیارات کافی برای انجام تغییرات و نظارت بر روی فرایندها داشته باشد.

مهمتر از همه اینکه شاخص های اندازه گیری اهدافمان را در فرایند تعریف کرده تا بتوانیم آن را اندازه گیری و پایش کنیم.

در حوزه بهبود فرایند و کنترل تغییرات و توسعه مناسب فرایندها هم برنامه داشته باشیم تا نظام مدیریت تغییرات را به نوعی در اینجا حاکم کنیم تا بتوانیم تداوم فرایند را داشته باشیم.

ایجاد ابزارها و محصولاتی که بتوانیم عملاً BPMS را اجرا کنیم.

فرایندها را بر اساس یک الگوی استاندارد و قابل دفاع انجام دهیم تا بتوانیم این فرایندها را مکانیزه کنیم.

آیا BPM صرفاً یک پروژه نرم افزاری است؟

پروژه BPM ذاتاً یک پروژه نرم افزاری است با این تفاوت که معمولا برای تولید نرم افزار کدنویسی انجام نمی شود و تمرکز بر اجرای فرآیندهای سازمان است.

نرم افزار نسبت به تغییرات قابل انعطاف نیست ولی تغییر جزء ذات یک پروژه BPM هست. در BPMS می توان یک فرایند را شبیه سازی کرد. تغییر در آن ساده تر و راحتتر از سیستم های نرم افزاری دیگر انجام می شود.

باید به این نکته توجه داشت که در تولید این نرم افزار باید بر اصل تغییر بسیار تاکید داشت. تغییر در نحوه اجرای فرآیندها، شاخص ها و داده های کسب و کار، جزو لاینفک و لازم الاجرای هر پروژه BPM هستند.

همچنین وقتی این سیستم نرم افزاری بر اساس تفکر فرآیندی طراحی شود، شاخص های کلیدی کسب و کار مورد پایش قرار گرفته و رسیدن به شاخص ها یا فاصله گرفتن از آنها باید در نرم افزار ایجاد و ارائه گردد.

همچنین باید در این پروژه نرم افزاری و محصول ایجاد شده، امکان طراحی فرآیند بصورت تصوری، مدل سازی آن، شبیه سازی، مکانیزه نمودن اجرای فرآیند و کنترل و اندازه گیری عملکرد فرآیندها فراهم گردد.

تفاوت سیستم های اتوماسیون با BPMS در چیست؟

تفاوت اصلی این دو سامانه مربوط به عملکرد آن­ها می­باشد. سامانه­ ی اتوماسیون بیشتر برای ساماندهی امور دبیرخانه و مکاتبات سازمان استفاده می­شود در صورتی­که هدف از اجرای BPMS، بسیار فراتر از مکاتبات و یا درخواست خدمات بوده، و به سامان­­دهیِ، اجرا و بهبود فرآیندهای سازمانی می­پردازد. همچنین گردش کارها با بهره ­گیری از اتوماسیون اداری بسیار کندتر از BPMSخواهد بود و امکان ثبت داده های کسب کار، ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمان، گزارش از داده های کسب و کار و پایش شاخص های کسب و کار معمولا در سیستم های اتوماسیون در دسترس نخواهد بود.

همچنین BPMS برخلاف اتوماسیون های اداری قادر به تحلیل و مدیریت نرم افزارهای سازمان بوده و با بهره­گیری از ابزار­های گزارش­گیری پیشرفته به راحتی گلوگاه های فعلی سازمان را شناسایی می کند.

تفاوت سیستم های ERP با BPMS در چیست؟

شاید از یک نمای کلی و سطح بالا، این دو مفهوم بسیار شبیه به هم باشند؛ با این حال، تفاوت های اساسی میانشان وجود دارد. سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار ERP بیشتر بر فرآیند­های مختلف تجاری و ماژول های پشتیبانی کننده آن متمرکز شده اند. این موارد شامل حسابداری، منابع انسانی، مدیریت موجودی و غیره است. ERP همچنین در ردیابی داده ها در این ماژول ها مفید است اما فرض کنید برای مدیریت یک گردش کار خاصِ منابع انسانی به نرم افزاری نیاز دارید. ERP فقط می تواند کل ماژول منابع انسانی را در اختیار شما قرار دهد که اگر از تمام ویژگی های موجود بهره مند نشوید، هزینه زیادی پرداخته ­اید.

سیستم BPM این امکان را در اختیار قرار می­دهد تا گردش کار با سطحی سفارشی سازی شده که به راحتی در سیستم های ERP در دسترس نیست، مدیریت شود. هر دو نوع نرم افزار از ابزارهای هوش تجاری استفاده می کنند، اما در دامنه استفاده آنها متفاوت است.

تغییر در ERP خیلی سخت و یا غیر قابل انجام است و احتمال شکست فرایندهای سازمان در آن زیاد است. مشکل ERP در بهم وصل کردن سیستمهاست. در سیستم BPM با توجه به ماهیتش راحتتر می تواند سیستم ها را به هم ارتباط دهد. BPMS یک ابزار است که با آن می توان به اهداف و استراتژی سازمان دست پیدا کرد.

جایگاه سیستم BPM در سازمان

بصورت کلی چون هدف سیستم BPM مدیریت کسب و کار است، در سازمان ها جایگاه استراتژیک داشته و به اثربخشی سازمانی می رسد.

وقتی یک سازمان تصمیم بر راه اندازی یک سیستم BPM میگیرد، عملا این سامانه یک سامانه استراتژیک برای رسیدن به اهداف کسب و کار آن سازمان خواهد شد. ممکن است از چند جایگاه و دیدگاه در سازمان این اهداف و شاخص ها مورد نظارت و پایش قرار گرفته و در نهایت نتیجه عملکرد سازمان براحتی قابل استخراج باشد.

پیاده سازی موفق و اثر بخش یک سیستم BPM موجب حل مشکلات اساسی سازمان و ایجاد تحول و افزایش بهره وری در آن سازمان خواهد شد.

شکست پروژه های BPMS به چه معنی است؟

استراتژی تبیین نشده: هدف تعیین نشده و وضعیت بعد از اجرای پروژه را نداریم و معمولاً در انتهای پروژه مدیران وقت احساس نمی کنند چه اتفاقی افتاده است.

جایی که پروژه را می خواهند اجرا کنند، سازماندهی نشده باشند. اگر طبق متدولوژی پیش نروند پروژه به شکست منجر می شود.

کنترل نکردن تغییرات (طراحی، تغییر بهره بردار ،تغییر سازمان و …) :چون سیستم فرایند محور است، اگر نیازها درست شناسایی نشده باشند ممکن است از سرعت و کیفیت سیستم کم کند.

مقاومت سازمان: یک مورد اساسی دیگر هم که در اجرا به آن برخورد می کنیم این است که یکسری کارها دستی یا سلیقه ای انجام میشده و یا یکسری کارها در لحظه تصمیم گیری میشده که چگونه انجام شود.

شفافیت: وقتی فرایند تدوین می شود و مشخص می شود چه گامهایی توسط چه افرادی، چه اتفاقهایی بیوفتد، حتی چه دیتایی تو چه مراحلی ثبت شود، تغییر کند و کجاهایی از سازمان اثر بگذارد این مقاومت وجود دارد.

انتخاب ابزار مناسب و داشتن متدولوژی برای پیاده سازی سیستم BPM

یکپارچگی (Integration ) بین سیستم های مختلف

ریسک داده: خیلی از بخش های سازمانها با توجه به دیتایی که دارند و یا دیتا دست یهعده ای هست که ممکن است در اختیار پروژه قرار ندهند.

بازیگران اصلی (نقش های کلیدی) در اجرای پروژه های BPMS

1. مدیر سازمان
2. معمار فرایند
3. تحلیل گر
4. مدیر پروژه
5. مدل ساز کسب و کار
6. مالک محصول
7. ذینفعان

• مدیر سازمان

نقش مدیر این است که از وجود چشم انداز و راهبرد مناسب جهت اجرای این پروژه اطمینان حاصل نموده و اختیارات لازم برای انجام امور را به نقش های پروژه ایفاد نماید.

• معمار فرآیند

نقش معمار ارائه ارزش است. این مهم پس از توافق، باید به روشی مناسب تحویل و پیاده سازی شود بنابراین کل چرخه، از آغاز تا تحویل توسط معمار انجام می­شود. همچنین روابط بین افراد، فرآیندها، و فناوری ها توسط وی تنظیم می­شود.

• تحلیلگر

تحلیلگر متخصص بهبود است. متخصصی که استخراج عمیقی از نیازهای تجاری را انجام می دهد و چگونگی انتقال از حالت فعلی به حالت مطلوب را ترسیم می کند.

• مدیر پروژه یا هماهنگ ­کننده

این نقش باید کارهای لازم در حوزه فرآیند را به دقت تخصیص دهد و اطمینان حاصل کند که تعداد کافی پرسنل برای انجام آن کار وجود دارد. همچنین کنترل بودجه و زمان که امری بسیار مهم بوده توسط وی انجام می­شود.

• مدل­ساز کسب ­وکار

نقش مدل­ساز، مستند سازی و ترسیم فرآیندها می­باشد. اما نقش وی فقط به مستندسازی فرآیندها خلاصه نمی­شود بلکه وی نیازمند مهارت برای کشف واقعی فرآیندها و سپس مستند کردن آنها است.

• مالک محصول

مالک فرآیند، مسئول مدیریت فرآیند از ابتدا تا تحویل به کاربر نهایی است. مسئولیت وی شامل پیاده سازی، نگهداری و بهبود فرآیندهاست. در واقع، مالک فرآیند که معمولاً فردی در زمره­ی مدیران است، مسئولیت ایجاد، پایداری، بهبود و نتایج فرآیندی خاص را بر عهده دارد.

• نماینده ذینفعان/ بهره­ برداران

وی نماینده ­ی تام­ الاختیار بهره ­بردار بوده و به جزییات فرآیند کسب و کار تسلط کافی داشته و می­تواند اطلاعات و نیازمندی­ ها را به تیم پروژه انتقال دهد.

سخن آخر:

داشتن هدف، تیم سازمان یافته و پایش کنترل اهداف یک سیستم BPM را به موفقیت می رساند.