ضرورت مدیریت پروژه و به‌کارگیری متدولوژی مناسب در پروژه‌های مدیریت فرآیند

هر پروژه تولید نرم‌افزار مانند دیگر پروژه‌ها، نیازمند برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت است. مدیریت، کنترل و نظارت از الزامات به نتیجه رساندن یک پروژه تولید نرم‌افزاری است.

گام اول مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی است. برنامه‌ریزی پروژه شامل کارهایی است که با انجام آن‌ها می‌توان فعالیت‌های پروژه و روابط میان آن‌ها را شناخت و مدت، منابع موردنیاز و هزینه اجرای آن‌ها را بر اساس معیارهای موجود در سازمان برآورد نمود. در مرحله برنامه‌ریزی، باید گستره کار و نقشه فرآیندی پروژه تهیه شود.

انتخاب چارچوب مدیریت پروژه

در گام بعدی مدیریت پروژه، در مرحله اجرا و نظارت بر پروژه، استاندارد و چارچوب انتخابی بسیار حائز اهمیت است. سال‌ها، سازمان‌ها با استفاده از استانداردهایی چون pmbok، prince2 و … پروژه‌ها را مدیریت کرده‌اند. باگذشت زمان، مدیران پروژه و سازمان‌ها بیشتر به چارچوب‌های چابک (agile) روی آورده‌اند زیرا می‌تواند کمک شایانی در دستیابی به محصولات کارآمد، مشتری خوشحال و نیروی کار باانگیزه نماید.

 

انتخاب متدولوژی تولید نرم‌افزار

چارچوب‌های چابک، روش‌هایی برای دستیابی به تفکر چابک می‌باشند. متدولوژی‌های مختلفی همچون اسکرام (Scrum)، کانبان Kanban،  XP و … برای پیاده‌سازی این تفکر معرفی‌شده‌اند. بسته به ساختار سازمان‌های مختلف، می‌توان از اسکرام یا کانبان و یا ترکیبی از آن‌ها که با عنوان اسکرامبان شناخته می‌شود، برای مدیریت پروژه استفاده نمود. برای انتخاب مؤثر مابین این متدها نیاز است که شناخت خوبی از ساختار سازمانی و نقش‌های درگیر در این متدولوژی‌ها داشته باشیم.

متدولوژی اسکرام که یکی از متدولوژی‌های مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری است، همان‌طور که پیشتر نیز اشاره‌شده از رده متدولوژی‌های چابک محسوب می‌شود. این متدولوژی اولین بار در ژاپن اختراع شد. اسکرام به جزئیات دقیق و مشخص در مورد اینکه کارها در پروژه چگونه باید انجام شوند اشاره نمی‌کند بلکه بیشتر آن را به Scrum master، ProductOwner و TeamMember واگذار می‌کند. نقش‌های معرفی‌شده قادر خواهند بود با همکاری و همفکری و در یک کار تیمی، به بهترین شکل فعالیت‌های پروژه را مدیریت و مشکلات و مسائل را حل نمایند.

همان‌قدر که انتخاب یک متدولوژی چابک می‌تواند در مدیریت بهتر پروژه تولید نرم‌افزار تأثیرگذار باشد، عدم تولید اسناد غیرکاربردی و اضافی نیز می‌تواند کمک شایانی به‌صرفه جویی در زمان و هزینه پروژه نماید. در پروژه‌ای که با به‌کارگیری تفکر چابک مدیریت می‌گردد باید با حداقل اسناد کاربردی، نیاز مشتری مستند شود و اطمینان حاصل شود که تمام ابعاد نیازمندی‌های مشتری مستند شده و پوشش داده می‌شوند.

 

انتخاب ابزار مناسبی برای به‌کارگیری متدولوژی انتخابی در چارچوب مدنظر

درنهایت برای به‌کارگیری متدولوژی اسکرام به بهترین نحو باید ابزار مناسب آن نیز انتخاب گردد. یکی از ابزارهای ساده، بسیار قدرتمند و کاربردی، trello است. این ابزار انعطاف‌پذیر است و شفافیت را برای شما به ارمغان می‌آورد. با استفاده از این ابزار می‌توان برای هر پروژه یا برای هر تیم یک بورد (board) تعریف نمود. با ایجاد کارت‌های To do ، Doing و Done به ساده‌ترین شکل ممکن فعالیت‌های پروژه را در sprint‌های مشخص تعریف، زمان‌بندی و به افراد اختصاص می‌دهید و در لحظه روند پیشرفت پروژه را پیگیری و مدیریت می‌کنید.

سپیده قجری؛ سرپرست تیم تحلیل پروژه های BPMS شرکت مهندسی تذرو افزار