سیر بلوغ نرم افزار

نرم افزار BPM مدیریت فرآیند کسب و کار[1] مجموعه ای مدیریتی، شامل طیف وسیعی از روش ها، تکنیک ها و ابزار هایی است که به طور مستمر در حال گسترش می باشند. مضامینی از قبیل، مدل‌سازی فرآیند، طراحی فرآیند، هماهنگی و قابلیت همکاری، استخراج فرآیند، مدیریت مدل و فناوری ‌های جدید دیگر در کنار هم، چشم اندازی از یک مجموعه پر رونق و در حال تکامل به نام نرم افزار BPM را ارائه می دهند.

مدیریت فرآیند کسب و کار شامل مطالعه، شناسایی، تغییر و نظارت بر فرآیند های کسب و کار برای اطمینان از اجرای روان و بهبود آن ها در طول زمان است. حال، ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار[2] راهکاری فناورانه است که به کسب و کار ها امکان طراحی، تجزیه و تحلیل، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرآیند های ضروری را می دهد. همچنین به عنوان یک ابزار اتوماسیون ارزشمند برای سازمان ها عمل می کند تا از طریق کاهش هزینه ها، و تعالی و بهبود مستمر فرآیند، مزیت رقابتی ایجاد نماید. نرم افزار BPM به کسب و کار ها کمک می‌کند تا فرآیند ها و گردش‌ های کاری روزمره خود را ترسیم کرده تا تنگنا ها شناسایی و حذف و هزینه‌ ها کنترل شوند. همچنین، فرآیند های روزانه تا حد امکان کارآمد شده و از اثربخشی افراد درگیر در آن فرآیند ها اطمینان حاصل می شود. با این حال، تمرکز بیشتری بر روی نرم افزار BPM وجود دارد.

اصطلاح مدیریت فرآیند کسب و کار نحوه مطالعه، شناسایی، تغییر و نظارت بر فرآیندهای کسب و کار را پوشش می دهد تا اطمینان حاصل شود که آن ها به خوبی اجرا می شوند و می توانند در طول زمان بهبود یابند. با کمک نرم افزار BPM ، سازمان یک گام به عقب برداشته و به همه فرآیند ها به طور کلی و جداگانه نگاه می‌ کند.نرم افزار BPM به عنوان یک روش، وضعیت فعلی را تجزیه و تحلیل کرده و تنگنا ها و زمینه های بهبود را برای ایجاد یک سازمان کارآمدتر و مؤثرتر شناسایی می کند.

مزایای مدیریت فرآیند های کسب و کار ( نرم افزار BPM)

در این بخش به تفصیل به مزایای مدیریت فرآیند های کسب و کار پرداخته خواهد شد. نرم افزار BPM علاوه بر خودکارسازی گردش کار قابلیت ‌های دیگری را فراهم کرده ‌است تا سازمان ها بتوانند فرآیند های بیشتری را کنترل نمایند. برخی از مزایای استفاده از نرم افزار BPM به شرح زیر می‌باشد:

• مستندسازی و تعریف فرآیند ها: استاندارد هایی مانند BPMN امکان مستندسازی فرآیند ها را فراهم می‌نمایند.
• خودکار سازی اجرای فرآیند ها: با پیاده سازیBPM  تمام قوانین و منطق ‌های تجاری سازمان خودکار خواهند شد.
• شناسایی فرصت ‌ها و بهبود فرآیند ها:  BPM معیار هایی را برای اندازه‌گیری هزینه فرآیند ها و زمان اجرا فراهم می کند تا بهبود و بهینه‌سازی بر اساس نتایج واقعی انجام شود.
• حذف فعالیت‌های غیر ضروری: در BPM به کمک مدلسازی فرآیند ها، سازمان ‌ها می ‌توانند فرصتی برای حذف کارهای غیرضروری داشته باشند.
• کنترل کارایی فرآیند های در حال اجرا: BPM با بهره مندی از ابزارهای نظارتی امکان نظارت بر وضعیت فرآیند ها را ممکن می‌سازد؛ در نتیجه، این کنترل موجب ثبات و سازگاری فرآیند ها برای رسیدن به کیفیت بیشتر و بهینه کردن آن‌ ها برای کارایی بیشتر می ‌شود همچنین قابلیت اندازه‌گیری آن ‌ها باعث می‌شود که دید مدیریتی تقویت شود.
• همکاری مشتریان و ذی­نفعان در فرآیند های تجاری: نرم افزار BPM امکان همکاری مشتریان و ذی­نفعان خارج از سازمان را فراهم می‌کند و برای فرایندهایی که در خارج از محدوده سازمان قرار دارند بسیار کاربردی خواهد بود.
• کاهش منابع مورد نیاز: با توجه به اینکه فرآیند های یک سازمان به منابع زیادی برای اجرا نیاز دارند، بهره مندی از نرم افزار BPM این منابع مورد نیاز را کاهش می دهد.
• افزایش هماهنگی:  نرم افزار BPM هماهنگی بین بخش‌های مختلف یک سازمان را از لحاظ بعد جغرافیایی بهبود می‌بخشد.
• افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیند ها: BPM با کاهش زمان اجرای فرآیند ها و امکان اجرای موازی آن‌ها سرعت کسب و کار را بهبود می‌ بخشد.
• افزایش رضایتمندی مشتریان: کاهش زمان اجرا و اطمینان از درستی آن‌ ها باعث می ‌شود که مشتریان سریعتر و آسانتر به نیازمندی ‌های خود دست یابند.
• چابکی سازمان: نرم افزار BPM این امکان را برای سازمان ‌ها فراهم می ‌کند که در صورت تغییر شرایط به راحتی بتوانند تغییرات را در فرآیند ها اعمال نموده و به حفظ موقعیت سازمان در بازار رقابتی کمک می‌نماید.

تاریخچه نرم افزار BPM

این ایده که می توان به کار به عنوان فرآیند ها یا به عبارتی مجموعه ای از مراحل نیازمند بهبود، نگریست، ایده جدیدی نیست. بدون شک مصری ها و رومی ها در هنگام ساختن امپراتوری های عظیم خود به دنبال بهبود فرآیند ها بودند. اولین ایده ثبت شده به فردریک تیلور در اواخر قرن نوزدهم برمی گردد. در سال 1911، تیلور “اصول مدیریت علمی” را منتشر کرد که در آن شرح چگونگی بهبود بهره وری تا حد زیاد با استفاده از روش های علمی را آورده است. تئوری تیلور با تمرکز بر بهره وری کارکنان و پاداش مالی بر اساس بهره وری آنها، بر کارایی تاکید می کند.

در دهه 1960، فناوری به محرک کسب و کار تبدیل شد و سرعت تغییرات را افزایش داد؛ این امر اولین موج محوریت فرآیند به نام کایزن را ایجاد کرد و شرکت های ژاپنی به دلیل تمرکز بر برنامه های بهبود کیفیت رقابتی تر شدند. کایزن از قسمت های، مرتب سازی، پاکسازی، استانداردسازی و نگهداری، تشکیل شده بود.

در دهه 1980، FileNet یک سیستم مدیریت گردش کار دیجیتال طراحی کرد که برای مسیریابی اسناد اسکن شده از طریق یک فرآیند از پیش تعریف شده طراحی شده بود. نرم افزار FileNet اغلب به عنوان پیشرو میان نرم افزار های مدرن BPM شناخته می شود و IBM بعداً این شرکت را خریداری کرد.

در دهه 2000، گارتنر برای اولین بار اصطلاح ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار را برای اشاره به طیف گسترده ای از برنامه های کاربردی نرم افزاری که با فرآیندها سروکار دارند ابداع کرد. در سال 2012، گارتنر اصطلاح مدیریت هوشمند فرآیند یاIBPM  را برای اشاره به مجموعه های BPM که شامل هوش مصنوعی، تجزیه و تحلیل پیشرفته و گزارش گیری می شوند، ابداع کرد. ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار همیشه برای سازمان هایی که در تلاش برای بهینه‌سازی زیرساخت‌های موجود، خودکارسازی عملیات و وظایف معمول، و افزایش همکاری و ارتباط بین کارکنان و بخش‌ها هستند، ضروری بوده است؛ با این وجود، پیاده‌سازی و استفاده از فناوری سنتی BPM گاهی اوقات می‌تواند به دلایل مرتبط که در ذیل آمده است، به سازمان آسیب وارد نماید و در عوض به باری برای مشاغل تبدیل شود:

1. بسیاری از توسعه‌دهندگانِ ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار، عملکرد را در اولویت قرار داده‌اند و توجه کمی به طراحی و قابلیت استفاده دارند، بنابراین راه‌حل‌های سنتی امروزه ممکن است تجربه کاربری ضعیفی را در حالی که قدیمی به نظر می‌رسند، ارائه دهند.
2. به دلیل معماری پیچیده نرم افزار و عملکرد سنگین، سازمان ها مجبور بودند صدها هزار دلار فقط برای نصب و پیکربندی سیستم های BPM خود بپردازند و حتی پس از پیاده‌سازی و سفارشی‌سازی، آن ها مجبور بودند منابعی را صرف آموزش کارکنان یا حتی حفظ کل بخش ‌های فناوری اطلاعات کنند تا مطمئن شوند نرم‌افزار به‌طور پایدار و بی‌وقفه کار می‌ کند.
3. سیستم ‌های BPM سنتی می‌ توانند انعطاف‌پذیری و سازگاری سازمان ها را کاهش دهند، زیرا هرگونه سفارشی‌سازی، به‌روزرسانی و تغییر فرآیند نیازمند زمان و تلاش زیادی است.

IBPM یا BPM هوشمند که نسل جدیدی از ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار محسوب می شود، این نکات منفی را حذف می‌کند و راه‌حل‌های سنتی را با عملکردهای نوآورانه، از جمله ویژگی‌های مبتنی بر هوش مصنوعی، تجزیه و تحلیل داده‌های بلادرنگ و قابلیت‌های کدنویسی کم، کامل می‌کند. در قلب این ابزار نوآورانه این ایده وجود دارد که افرادی که مشکل را می شناسند و هر روز با آن مواجه می شوند کسانی هستند که باید آن را حل کنند. بنابراین این نرم افزار با هدف ارائه ابزارهایی به متخصصان و رهبران کسب و کار است که به آنها امکان مدیریت و اصلاح فرآیندها را بدون کمک فنی زیاد می دهد. در همان زمان، مشاوران و توسعه دهندگان BPM در حال حاضر آخرین شیوه های طراحی UX/UI را در نظر می گیرند، بنابراین سیستم های BPM مدرن از دیدگاه کاربر بسیار بهتر از سیستم های سنتی به نظر می رسند. در مجموع، همه اینها باعث می شود نرم افزار IBPM در مقایسه با سیستم های BPM سنتی چابک تر، راحت تر و مقرون به صرفه تر باشد.

تکامل نرم افزار BPM

همان گونه که ذکر شد، راهکار های قدیمی BPM به پشتیبانی زیادی از سمت تیم فناوری اطلاعات و توسعه‌دهندگان نیاز داشتند، از این رو از ابتدا طراحی و ساخته شدند. نگهداری سیستم های قدیمی کاری پیچیده و پرهزینه است و زیر سیستم ها و زبان های برنامه نویسی مربوط به آن ها معمولا قدیمی و منسوخ هستند و مستندات ضعیفی برای راه اندازی دارند. برای کاهش این مشکلات، بسیاری از سازمان‌ها پیاده‌سازی پلتفرم‌های BPM، مبتنی بر ابر را انتخاب کرده‌اند.

در چند سال گذشته، نرم افزار BPM تمرکز خود را به تجربه مشتری معطوف کرده است. بیشتر سازمان‌ها در پی پاسخ به این سوال هستند که چگونه می‌توانند فرآیندهای خود را به نحوی تغییر داده تا همکاری، پشتیبانی و نوآوری بهتری برای کمک به ایجاد تجربه بهتر مشتریان ایجاد شود. در نتیجه، به دنبال BPM برای تحول دیجیتالی خواهند آمد. سازمان‌ها به دنبال BPMS ای هستند که از فناوری در جهت اتوماسیون، همکاری، تعامل و هدایت مشتریان و کمتر کردن کد نویسی، استفاده می‌ نماید. راهکار ‌های BPM امروزی برای ایجاد، پیاده‌سازی، خودکارسازی و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار یا به دخالت تیم فناوری اطلاعات نیازی نداشته و یا به آن نیاز کم دارند.

طبق اطلاعات Mordor Intelligence، بازار مدیریت فرآیند کسب و کار در سال 2019، 3.38 میلیارد دلار ارزش گذاری شد و انتظار می رود تا سال 2025 به ارزش 4.78 میلیارد دلار برسد. دلیل رشد بازار، ادغام روزافزون اتوماسیون و اینترنت اشیا [3]با BPM است. در شرایط نامطمئن اقتصادی امروزی، سازمان ها خواهان بهره­ وری بالاتر، مدیریت ریسک بهبود یافته و کنترل بهتر هزینه ها هستند.

با افزایش تقاضا، نرم افزارهای BPM بیشتری به دنبال اجرای اتوماسیون رباتیک فرآیند[4] هستند. با وجود این پشته فناوری، سازمان‌ها قادرند چابکی و انعطاف‌پذیری بهبود یافته را با توانایی استقرار برنامه‌ها و فرآیندهای جدید با سرعتی بیشتر را مشاهده نمایند. آینده BPM امیدوارکننده به نظر می رسد زیرا فناوری تقویت کننده RPA، بات ها و اتوماسیون تطبیقی همچنان با یادگیری ماشین بهبود می یابند.

---

[1] Business Process Management (BPM)

[2] Business Process Management Suite (BPMS)

[3] IoT

[4] Robotic Process Automation (RPA