سامانه BPMS در مقابل ERP :کدام نرم افزار نیازهای کسب و کار شما را به بهترین شکل برآورده می کند

همانطور که شرکت‌ها رشد می‌کنند، با چالش های عملیاتی پیچیده‌تر روبه‌رو می‌شوندکه اغلب با حجم فزاینده داده‌ها و مجموعه‌ای از کارکردهای تجاری رو به رشد دست و پنجه نرم می‌کنند. شرکتی که به داده‌های جزیره­ای متکی است، می‌تواند بهره‌وری را تا حد زیادی کاهش دهد و در نهایت حفظ مزیت رقابتی و برآورده کردن انتظارات مشتری را به خطر بیندازد.

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و مدیریت فرآیند کسب و کار (سامانه BPMS) هر دو راه حل هایی را برای این مشکل ارائه  می دهند و به شرکت ها اجازه می دهند کارایی کلی را بهبود بخشند. در حالیکه این دو سیستم در هدف ساده سازی فرآیندهای کسب و کار مشترک هستند، با این حال، هر کدام از زاویه ای متفاوت به این کار نگاه می کنند که در ادامه هر کدام از این راهکارها را جداگانه بررسی می کنیم.

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار(سامانه BPMS) چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار مجموعه ای از فرآیندها، استانداردها و ابزارهایی است که سازمان ها برای مدیریت عملیات کسب و کار  خود از آنها استفاده می کنند. سامانه BPMS شامل عناصر بسیاری است که شرکت ها برای بهبود کارایی، کاهش هزینه ها و افزایش سودآوری استفاده می کنند. مدیریت فرآیند کسب و کار یک رویکرد سیستماتیک است که در آن با استفاده از یک ابزار BPMS، گردش کار سازمان ها با کارایی بیشتر، منسجم تر و منعطف تر طراحی و پیاده سازی می گردد.

فرآیندهای کسب و کار ستون فقرات هر سازمانی هستند. آنها تعیین می کنند که کار چگونه انجام می شود، هزینه آن چقدر است و چقدر برای مشتریان و سازمان ها ارزش ایجاد می شود. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS به سازمان ها کمکمی کند تا با خودکارسازی وظایف تکراری، بهبود کارایی و افزایش شفافیت در سراسر سازمان، گردش کار خود را به طور موثر مدیریت کنند و این اقدامات کاهش هزینه ها، افزایش درآمد و در نهایت سودآوری سازمان را به همراه خواهد داشت.

در حالیکه کاهش هزینه ها و افزایش درآمد دو مزیت فوری و ملموس استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار هستند، امّا ارزش واقعی سامانه BPMS در دراز مدت مشخص می شود. سیستم ها و سامانه های تولید شده با پلتفرم های BPMS به سازمان ها کمک می کند تا چابک تر شوند و قوانین تعیین شده در گردش کارها را تضمین می کند که همین امر کارایی کسب و کار شما را به طور قابل توجهی بهبود خواهد داد.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار دارای یک چرخه عمر ۵ مرحله ای می‌باشد که شامل:

• طراحی
• مدل‌سازی
• پیاده‌سازی
• نظارت
• بهبود مستمر

” این چرخه به شما این امکان را می دهد تا فرآیندهای جدید را به سادگی طراحی و استقرار دهید و فرآیندهای موجود را از طریق بهبود مستمر توسعه دهید و حفظ کنید “

سیستم ERP چیست؟

برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) نوعی نرم‌افزار تجاری است که داده‌ها را از بخش‌های مختلف از جمله حسابداری، فروش و بازاریابی جمع‌آوری می‌کند و آن‌ها را در یک پایگاه داده متمرکز ذخیره می‌کند. با اجازه دادن به دپارتمان ها برای به اشتراک گذاشتن حجم وسیعی از داده ها در زمان واقعی، قابلیت های یک ERP به صرفه جویی قابل توجهی در هزینه ها و بهبود بهره وری تبدیل می شود و کارمندان زمان بسیار کمتری را صرف جستجوی داده هایی می کنند که برای انجام کارهای خود نیاز دارند. راه حل های ERP در طول سال ها تکامل یافته اند و اکنون بسیاری از آنها معمولاً برنامه های مبتنی بر وب هستند که کاربران می توانند از راه دور به آنها دسترسی داشته باشند.

انتخاب بین ابزارهای ERP و BPMS می‌تواند برای شرکت‌ها بسیار مشکل باشد، زیرا هر دو راهکار، آنچه را که کسب ‌وکار شما برای موفقیت نیاز دارد، فراهم می‌کند. در واقع در حالیکه هر دو به ارائه کار سریعتر و کارآمدتر کمک می کنند، در خروجی و کارایی آنچه ارائه می دهند کاملاً متفاوت هستند. در ادامه این مقاله درباره تفاوت استفاده از سامانه BPMS و ERP، و اینکه کدامیک از آنها برای ایجاد نتایج بهتر برای کسب و کار شما نیاز است می پردازیم.

تفاوت بین سامانه BPMS و ERP چیست؟

ممکن است در ابتدا به نظر برسد که این دو سیستم از نظر تعریف مشابه هم هستند و در واقعیت همین طور است، بنابراین تفاوت بین این دو سیستم در چیست؟ هر دو نرم‌افزار از سیستم‌های هوش تجاری استفاده می‌کنند، اما در دامنه تحلیل‌هایشان متفاوت هستند. تفاوت اصلی بین سیستم های BPM و ERP این است که BPM ها بسیار بیشتر بر فرآیند متمرکز هستند، در حالیکه ERP ها تمایل دارند بر عملکردهای سازمانی و داده ای تمرکز کنند.

سیستم های ERP کارایی را در درجه اول با جمع آوری و سازماندهی اطلاعات کلیدی کسب و کار در یک سیستم متمرکز ایجاد می کنند، در حالیکه هدف نرم افزار BPM بهینه سازی گردش کار سازمانی است. بیشتر متخصصان معتقد اند استفاده از هر دو راهکار برای سازمان ها بهترین انتخاب است.

ERPها بیشتر بر متمرکز کردن داده ها تمرکز دارند، در مقابل سامانه BPMSبر جریان داده ها تمرکز دارد. شما می‌توانید از یک ERP برای مشاهده و ذخیره داده‌ها در یک محیط مرکزی استفاده کنید که این امکان  به بخش‌های مختلف اجازه می‌دهد داده‌ها را در یک مکان وارد کنند و سپس BPM مدیریت گردش داده ها را ارائه می‌دهد و اطمینان حاصل می‌کند که مراحل فرآیند توسط افراد مناسب و به ترتیب درست انجام می‌شود.

ERP که به عنوان یک مخزن متمرکز عمل می کند، برای یکپارچه سازی عملکردهای اصلی کسب و کارها مناسب تر است، در حالیکه سامانه BPMS می تواند به بهبود فرآیند انتها به انتها کمک کند و سفارشی سازی گردش کارها را فراهم کند.

در واقع تقویت چارچوب داده های یکپارچه ERP با قابلیت های بهینه سازی فرآیند BPM نه تنها کارایی کلی را افزایش می دهد، بلکه چابکی و تصمیم گیری استراتژیک را بهبود می بخشد. این مقاله به بررسی نقش هر دو نرم افزار ERP و BPM، تفاوت بین این دو راه حل و مزایایی که شرکت ها هنگام ترکیب نیروها می توانند به دست آورند، می پردازد.

سیستم های ERP بیشتر بر عملکردهای مختلف کسب و کار و ماژول هایی که از آنها پشتیبانی می کنند (حسابداری، منابع انسانی، مدیریت موجودی و غیره) تمرکز می کنند. سیستم های ERP برای پیگیری داده هایی که از طریق این فرم ها عبور می کنند مفید هستند. ERP به کاربران این امکان را می دهد که همه چیز را از فروش گرفته تا حقوق و دستمزد کارکنان را پیگیری کنند.

از طرف دیگر سامانه BPMS درجه ای از سفارشی سازی گردش کار را ارائه می دهد که همیشه با یک سیستم ERP امکان پذیر نیست. به عنوان مثال، اگر یک شرکت نیاز به مدیریت یک گردش کار HR خاص داشته باشد، فروشنده ERP ممکن است یک ماژول کامل HR را ارائه دهد که این موضوع می تواند برای سازمان هزینه بالایی داشته باشد.

در مقابل BPM مزایای بی شماری را به کاربران ارائه می دهد. قابل مشاهده بودن فرآیندها فرصت هایی را برای بهبود مستمر فراهم می کند زیرا می توانید گلوگاه ها، افزونگی ها و ناکارآمدی ها را در فرآیندهای کسب و کار شناسایی کنید و بتوانید آنها را برطرف کنید. ماهیت چابک BPM به سازمان ها اجازه می دهد تا فرآیندهای تجاری را به سرعت تطبیق دهند. این امر به شما امکان         می دهد به تغییرات خارجی مانند نوسانات بازار یا تغییرات نظارتی یا عوامل داخلی مانند تغییر در استراتژی سازمان برای ارائه خدمات رقابتی تر پاسخ دهید.

علاوه بر این، سامانه BPMS همکاری بین بخش‌ها را با ارائه کانال‌های ارتباطی، ترکیب حلقه‌های بازخورد و تسهیل انتساب وظایف، بهبود می‌بخشد.سامانه BPMS به سازمان ها اجازه می دهد تا فرآیندهای پویا و پیچیده تری را در سطح سازمان خودکار کنند و کارایی کسب و کار را بهبود بخشند.

شباهت بین سامانه BPMS و ERP

با وجود تفاوت‌های آنها، شباهت‌هایی نیز بین سامانه BPMS و ERP وجود دارد که مزایای آنها همپوشانی دارند.هر دو سیستم BPM و ERP فرآیندها را با کاهش ورودی داده­ها و مراحل دستی، کاهش خطاها و بهینه سازی کارایی بهینه می کنند. این دو سیستم مدیریت داده ها را برای بهبود سازگاری و دقت اطلاعات در سراسر سازمان فراهم می کنند. BPM و ERP هر دو دارای قابلیت گزارش دهی و تجزیه و تحلیل هستند تا عملکردهای تجاری را مشاهده کنند و به تصمیم گیری استراتژیک کمک کنند.

کدام راهکار برای کسب و کار شما مناسب است؟

از یک سو، سامانه BPMS برای شرکت‌هایی که به دنبال خودکارسازی و مقیاس‌بندی فرآیندهای تکرارپذیر هستند، عالی عمل می‌کند. از سوی دیگر، ERP کار بزرگی در مدیریت داده های عظیم به صورت منسجم در یک پایگاه اطلاعاتی عظیم انجام می دهد. بنابراین، شما کدام را انتخاب می کنید؟ چگونه تعیین می کنید که کدام راه حل برای کسب و کار شما بهتر عمل می کند؟ در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند تعیین کنید که آیا کسب و کار شما به یک راه حل BPM یا ERP نیاز دارد.

اول از همه، لازم است بدانیم که سامانه BPMS برای کمک به کارهای سریالی طراحی شده است. اگر شرکت شما:

• با مجموعه ای از فرآیندهای تکرارپذیر کار می کند
• کار را به صورت سریالی انجام می دهد
• چندین مرحله را به کار می گیرد که به کارکنان خاصی نیاز دارد تا آنها را به صورت متوالی کامل کنند

پس سامانه BPMS معمولاً بهترین گزینه برای سازمان شما خواهد بود.

سامانه BPMS سازمان ها را قادر می سازد تا کارهای پیچیده را با دقت انجام دهند کاری که BPMS انجام میدهد شامل:

• شکستن کارها به مراحل کوچکتر
• دنبال کردن روند به صورت سریالی
• برگرداندن تغییرات تا زمانی که نتیجه مورد نظر ارائه شود

در سوی دیگر، اگر کسب و کار شما:

• دارای مخزن بزرگتری از داده ها است
• نیاز به شفافیت داده های بالاتری دارید
• باید حجم پیچیده ای از داده ها را که در سراسر سازمان با یکدیگر در تعامل هستند مدیریت کنید

 متوجه خواهید شد که ERP نیازهای سازمان شما را کاملاً برآورده می کند.ERP برای نیازهای سازمان‌های بزرگ‌تر مناسب است، جایی که داده‌ها به‌طور تصادفی مورد استفاده قرار می‌گیرند و نیاز به حفظ یک منبع منفرد و به‌روز از داده ها در کل سازمان وجود دارد.

همانطور که سازمان شما رشد می کند، هر دوی این سیستم ها مهم می شوند، بنابراین راه اندازی زودهنگام آنها به تیم شما کمک می کند تا از بهترین فناوری برای گسترش تجارت شما استفاده کند.

شما کدام راهکار را برای کسب و کار خود انتخاب می کنید؟

اگر به دنبال بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار سرتاسر سازمان خود با مدل‌سازی و خودکارسازی فرآیندها هستید، در حالیکه از انجام کار در یک توالی خاص اطمینان حاصل می‌کنید، راه‌حل BPM بهترین انتخاب برای شما است. سیستم های BPM بیشتر فرآیند محور هستند و به بهینه سازی و مدیریت عملیات تجاری کمک می کنند.

حالا این سوال پیش می آیند که چرا شرکت ها از BPM استفاده می کنند؟

1. سرعت

یک فرآیند دقیق طراحی شده می تواند اطلاعات را تفسیر کند و کار را سریعتر از ارسال فایل ها و یادداشت ها در بین تیم ها انجام دهد.

• دقت

BPM تضمین می‌کند که هر مرحله تعریف‌شده در یک فرآیند، به‌جای تکیه بر اعضای مختلف کارکنان، به‌طور اجتناب‌ناپذیر در مرحله درست انجام می‌شود.

• بهره وری منابع

BPM به شرکت‌های آینده‌ اندیش کمک می‌کند تا نتایج را با حاشیه خطای ناچیز هدایت کنند. در واقع، تنها خطایی که BPM  می تواند بپذیرد، خطای انسانی است که چه در داده ها و چه در فرآیند کدگذاری شده است.

” به طور کلی، BPM یک راه نسبتاً آسان برای استفاده از قدرت فناوری برای به دست آوردن نتایج سریع‌تر، ارائه موفقیت به طور قابل پیش‌بینی و اجتناب از خطای انسانی است “

در مقابل اگر به دنبال یک پایگاه داده متمرکز برای مدیریت حجم زیادی از داده ها در بخش های مختلف با ادغام فرآیندها و عملکردهای تجاری در یک پلتفرم واحد برای مدیریت داده ها هستید، راه حل ERP بهترین انتخاب است. سیستم های ERP با مدیریت مختصر داده ها به اطمینان از عملیات تجاری مرتبط کمک می کند.

چرا شرکت ها از ERP استفاده می کنند؟

1. سرعت

ERP به عنوان یک پایگاه داده پرقدرت چند نقطه ای عمل می کند که داده ها را در نقاط متعدد مدیریت می کند، آنها را به سرعت پردازش می کند و بانک اطلاعاتی را بروز می کند تا همه افراد در سراسر سازمان بتوانند با حداقل یا بدون تاخیر به این اطلاعات دسترسی داشته باشند.

• افزایش بهره وری

در سازمان‌های بزرگ‌تر که نیاز فزاینده‌ای به شفافیت داده‌ها وجود دارد، تلاش برای دسترسی به اطلاعات، به‌روزرسانی‌ها و غیره نه تنها خسته‌کننده است، بلکه غیرممکن است. اینجا جایی است که یک ERP وارد می‌شود. داده‌های تولید شده توسط کل سازمان، آن‌ها را پردازش می‌کند و مکانی را در پایگاه داده در چند ثانیه به آن اختصاص می‌دهد. به این ترتیب، کارکنان به جای گذراندن وقت به بحث و جدل در کارها و نمودارها، آزادند تا کارهای بسیار سخت‌تر و سازنده‌تری را انجام دهند.

• شفافیت داده ها

یکی دیگر از مزایای بزرگ چارچوب ERP شفافیت داده ها است. ERP اطمینان حاصل می کند که داده های پایگاه داده مرکزی در هر نقطه از زمان در دسترس همه باشد. علاوه بر این، اگر چیزی تغییر کند، همه کارکنان مربوطه به‌روزرسانی‌های فوری را دریافت می‌کنند که به آنها کمک می‌کند ببینند چه اتفاقی می‌افتد و چگونه سازگار شوند.

کلام آخر:آیا پیاده سازی سیستم ERP و سامانه BPMS منطقی است؟

سیستم های BPM (Business Process Management) و ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) هر دو به نرم افزارهای ضروری برای شرکت های متوسط ​​و بزرگ تبدیل شده اند. هر دو سیستم می توانند عملیات کسب و کار شما را بهینه کنند، به کارمندان شما کمک کنند تا کارآمدتر کار کنند و در هزینه های عملیاتی صرفه جویی کنند.

با این حال، هر دو راهکار با وجود شباهت هایشان، اهداف متفاوتی را دنبال می کنند. بنابراین، باید مطمئن شوید که نرم‌افزاری را انتخاب کرده‌اید که برای نیازهای کسب و کار شما مناسب است، یا اگر از آن‌ها با هم استفاده می‌کنید، دو سیستم مختلف را به درستی استقرار و ادغام کنید تا به پتانسیل کامل خود دست یابند و بتوانید از مزایای هر دو سیستم در ارتقاء برند و توسعه بازار بهره‌مند شوید.

منابع:

• https://kissflow.com/workflow/bpm/difference-between-bpm-and-erp/
• https://blog.triaster.co.uk/blog/what-are-the-differences-between-business-process-management-bpm-and-enterprise-resource-planning-erp-systems
• https://evinciblesolutions.com/difference-between-erp-and-bpm/