امروزه دغدغه‌های اصلی سازمان‌ها، دستیابی به راه‌ها و روش‌هایی برای اتوماسیون و بهبود فرآیندهای کسب و کار است. تعداد قابل ملاحظه‌ای که روند رشد فزاینده‌ای نیز دارند، از مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) برای بهبود مؤثر استفاده می‌کنند.
مدیریت فرایند کسب و کار (Business Process Management )، شامل متدها، تکنیک‌ها و ابزاری است که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و آنالیز فرآیندهای عملیاتی کسب و کار بکار می‌رود.
مدیریت فرایند کسب و کار تذرو افزار با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمان‌ها، روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا، بازبینی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار سازمان ها را ارایه می‌کند و با استفاده از متدها و ابزارهای مربوطه، حجم کار توسعه راه کارها را به حداقل رسانده و مدیریت امور را سهل و کارآمد می کند.
بر این اساس می‌توان گفت مدیریت فرایند کسب و کار مجموعه‌ای است از رویکردهای مدیریتی و فناوری مدرن که به نحوی ساختاریافته، منسجم و هماهنگ، برای درک و مستند سازی، مدل‌سازی، تحلیل و بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرد BPM مزایای ذیل را در سازمان بدنبال دارد:
- توسعه و تعالی سازمانی
- ایجاد مزیت رقابتی و جریان ارزش پایدار
- جلب رضایت مشتریان
- چابکی سازمان و فرایندهای سازمانی
- یکپارچه سازی سازمان و فرایندهای سازمانی
برخی از مشکلات سیستمهای سنتی :
عدم تطابق با نیازهای واقعی کسب و کار با از بین رفتن این تطابق به مرور زمان
– عدم توانایی تغییر مداوم، همراه با نیازهای کسب و کار
– طولانی بودن زمان و هزینه و فرآیند تولید سیستم ها
– جزیره ای بودن سیستمها
– وقوع افزونگی اطلاعات در سازمان
– وابستگی سازمان به نرم افزار خاص
– عدم انعطاف پذیری و انطباق سیستم ها با تغییرات سازمان و فرآیندهای موجود
– افزایش هزینه های تولید، توسعه و نگهداشت
یک BPMS مناسب باید ویژگی های اصلی زیر را داشته باشد:
– رویکرد و ساختار افقی – فرآیندی داشته باشد
– قابلیت تغییر و انعطاف پذیری بالایی داشته باشد به دلیل تغییر مداوم کسب و کار
– در سطح کل سازمان به کار گرفته شوند این فرآیندها به هم وابسته اند
بطور کلی در سیستم های BPMSتلاش می شود تا با بهبود فرآیندهای کسب و کار، سایر جنبه های مدل کسب و کار نیز بهبود یافته که در بلندمدت منجر به رضایت مشتریان و رشد مالی شرکت خواهد شد.
در واقع BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار، ادغامی از دانش و تحقیق در هم‌گرایی و اتصال بین مدیریت و فناوری اطلاعات است که شامل متدها، تکنیک‌ها و ابزاری است برای طراحی، فعال شدن، کنترل و آنالیز فرآیندهای کسب و کار که خود مستلزم نیروی انسانی، سازمان‌ها، برنامه‌های نرم‌افزاری کاربردی، اسناد و دیگر منابع اطلاعاتی است.
