تجزیه و تحلیل ویژگی ها و مزایای سیستم BPM در تصمیم گیری استراتژیک سازمانی

در دنیای پر رقابت امروز، تصمیم‌گیری‌های استراتژیک برای هر سازمانی بسیار مهم و کلیدی هستند چون این تصمیم‌گیری‌ها در موفقیت یا شکست یک سازمان تاثیر به سزایی دارند.سیستم BPM یا همان سیستم مدیریت فرآیند های کسب و کار در تصمیم گیری استراتژی های سازمانی نقش مهمی دارد و در واقع این نرم افزار ها به عنوان یک ابزار مدیریتی برای تصمیم گیری استفاده می شود.

فواید بسیاری در مورد سیستم BPM گفته شده است که ما در این مقاله به بررسی بخشی از مزایای استفاده از این ابزار راهبردی در بهبود تصمیم‌گیری‌های استراتژیک می پردازیم.

فرآیندهای کسب و کار به عنوان ستون اساسی تصمیم‌گیری استراتژیک

تصمیم‌گیری استراتژیک یکی از مهم‌ترین عناصر در مدیریت کسب و کار است که تعیین مسیر و اهداف بلندمدت شرکت را تعیین می‌کند. در این فرآیند، فرایندهای کسب و کار نقش بسیار مهمی ایفا می‌کنند و به عنوان ستون اساسی تصمیم‌گیری استراتژیک شناخته می‌شوند.

این فرایندها شامل مراحل مختلفی می‌شوند که در زیر توضیح داده شده است:

تحلیل محیط

 در ابتدای فرایند تصمیم‌گیری استراتژیک، شرکت باید محیط خارجی و داخلی خود را تجزیه و تحلیل کند. این شامل تجزیه و تحلیل عوامل محیطی مانند رقبا، مشتریان، محصولات، فناوری و عوامل داخلی مانند نقاط قوت و ضعف شرکت می‌شود.

تعیین اهداف

بر اساس تحلیل محیط، شرکت باید اهداف و اولویت‌های خود را تعیین کند. این اهداف باید با استراتژی‌های کلان شرکت همخوانی داشته باشند.

تعیین استراتژی‌ها

 بر اساس اهداف و تحلیل محیط، شرکت باید استراتژی‌های خود را تعیین کند. این شامل تصمیم‌گیری در مورد راهبردهای بازاری، تولیدی، مالی و منابع انسانی می‌شود.

اجرا و پیگیری

پس از تعیین استراتژی‌ها، شرکت باید اقدامات عملی را برای اجرای آن‌ها آغاز کند. همچنین، نیاز به پیگیری و ارزیابی مداوم استراتژی‌ها به منظور تصحیح مسیر و بهبود عملکرد وجود دارد.

تعیین منابع

منابع مالی، انسانی، و فنی برای اجرای استراتژی‌ها باید تعیین شود. این شامل بودجه‌بندی، انتخاب نیروی کار، و تجهیزات و فناوری‌های مورد نیاز می‌شود.

اندازه‌گیری عملکرد

شرکت باید عملکرد خود را با استفاده از شاخص‌های عملکرد مشخص کند تا بتواند پیشرفت خود را ارزیابی کند.

به طور خلاصه، فرایندهای کسب و کار به عنوان ستون اساسی تصمیم‌گیری استراتژیک عناصر اساسی برای تعیین و اجرای استراتژی‌های مؤثر در یک سازمان محسوب می‌شوند. این فرآیندها برای دستیابی به اهداف و رشد مستدام شرکت بسیار اهمیت دارند.

ادغام فرآیندها و ارتباط با تصمیم‌گیری استراتژیک به کمک سیستم BPM

سیستم BPM میتواند قابلیت اتصال به تصمیم‌گیری استراتژیک سازمان را داشته باشد. این اتصال به نحوه جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری و ارسال این اطلاعات به مکان‌های مختلفی که در فرآیند تصمیم‌گیری دخیل هستند، مرتبط میشود .

سیستم BPM به مدیران ارتباطات استراتژیک در اجرای استراتژی‌ها کمک کرده و به آنها امکان مشاهده داده‌های مورد نیاز برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک را می‌دهد.همچنین به تبادل موثر اطلاعات میان اعضای سازمان کمک می‌کند.

مانیتورینگ و بهبود مستمر با سیستم BPM

مانیتورینگ و بهبود مستمر با سیستم BPM به فرآیندی اشاره دارد که سازمان‌ها از طریق نظارت مداوم بر عملکرد و فرآیندهای خود، تلاش می‌کنند که بهبود‌های مستمر در عملکرد و کارایی را به دست آورند.

مانیتورینگ با سیستم BPM 

 نظارت با سیستم BPM نه تنها به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا فرآیندها و کارهای خود را مدیریت کنند بلکه اطلاعات دقیقی از اجرای این فرآیندها و کارها را نیز جمع‌آوری می‌کند. با این اطلاعات، می‌توان مراحل اجرایی فرآیندها را نظارت کرد و عملکرد آن‌ها را بررسی نمود. این نظارت به معنای پایش و ارزیابی مستمر عملکرد فرآیندها و اطمینان از اجرای صحیح آن‌ها است.

بهبود مستمر فرآیندها به کمک با سیستم BPM 

 سیستم BPM مانیتورینگ اطلاعاتی را ارائه می‌دهد. در واقع به سازمان اجازه بهبود مستمر فرآیندها و عملکرد را می‌دهد تا با تحلیل داده‌های جمع‌آوری شده از BPMS بتواند نقاط ضعف و مواردی که نیاز به بهبود دارند را شناسایی کند. این اقدامات بهبودی ممکن است شامل بهینه‌سازی فرآیندها، کاهش هدررفت‌ها، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها باشد.

امنیت و کنترل دسترسی با سیستم BPM

امنیت اطلاعات یکی از اصول اساسی در تصمیم‌گیری استراتژیک است. سیستم BPM قابلیت ارتقاء امنیت را فراهم می کند تا از نفوذها و دسترسی‌های غیرمجاز جلوگیری کند. همچنین، کنترل دسترسی به اطلاعات و فرآیندها مهم است تا اطلاعات حساس در دسترس کسانی قرار نگیرد که نباید به آن دسترسی داشته باشند.

 محافظت از اطلاعات حساس با سیستم BPM

اطلاعات حساس سازمان را در مورد فرآیندها و عملکرد مدیریت می‌کند. امنیت در سیستم BPM از اهمیت بالایی برخوردار است تا از دسترسی غیرمجاز به این اطلاعات جلوگیری شود و از نفوذها و نقض‌های امنیتی جلوگیری شود.

کنترل دسترسی

باید امکان مدیریت دقیق دسترسی به فرآیندها و سیستم را فراهم کند. در این رابطه به معنای تعیین دسترسی کاربران به فرآیندها و تعیین سطوح دسترسی مختلف بر اساس نقش‌ها و مسئولیت‌های آن‌ها است.

با استفاده از نرم افزار BPMS، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای کسب و کار خود را بهینه کنند. این بهبودها منجر به کاهش هدر رفت منابع و بهبود عملکرد کلی سازمان می‌شود.

استفاده از سیستم BPM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری‌های استراتژیک بهتری انجام دهند.در واقع سیستم BPM می تواند داده ها و تحلیل های بی درنگ را برای کمک به سازمان ها در تصمیم گیری آگاهانه ارائه دهد و تلاش دارد تا فرآیندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نگه دارد و در پی آن به هدفی بزرگ‌تر یعنی رضایت مشتری برسد.