تاثیر استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند در ارائه خدمات غیر حضوری سازمان ها

کسب و کار های امروزی فرآیند محور هستند ؛ همه اموری که در یک کسب و کار انجام می شود بصورت فرآیندی است ؛ از تهیه قهوه گرفته تا استخدام کارمندان تا حسابرسی معاملات مالی. بنابراین منطقی است که این فرآیندها در قالب های قابل استفاده مجدد که توسط نرم افزار کنترل می شوند ارایه داده شوند و تضمین شود که اقدامات ، قابل تکرار ، حسابرسی ، نظارت و پیش بینی هستند.

نرم افزار مدیریت فرآیند نرم افزاری است که توسط فرآیند ها و یا موتور گردش کار هدایت می شود و استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند بدون کد نویسی، انعطاف پذیری جهت ایجاد هر فرآیند پیچیده ، قابلیت مشاهده فرآیندها و کنترل دسترسی مبتنی بر نقش ، ادغام راحت تر و غیره را برای خدمات رسانی سازمان ها بهمراه دارد.

نرم افزار مدیریت فرآیند

استفاده از برنامه های کاربردی فرآیند محور ، روندی رو به رشد در راه حل های سازمانی دارد و شامل فرآیند های انسانی ، سیستمی یا هر دو می شود. یک نرم افزار مدیریت فرآیند نرم افزاری است که توسط فرآیند یا موتور گردش کار هدایت می شود که در آن می توان فرآیند ها را مورد استفاده چندباره قرار داد. اساسا در عمل همه برنامه های کاربردی فرآیند محور بوده و منطق هر برنامه را می توان در قالب یک فلوچارت جهت نمایش روند منطقی اجرا نشان داد.

با انتشار .NET Framework 3.0 ، مایکروسافت Windows Workflow Foundation (WF) را معرفی کرد که به توسعه دهندگان این امکان را می دهد که جریان برنامه را از اجرای آن جدا کنند. یکی از محصولات مایکروسافت که از این روش استفاده می کند ، BizTalk Server می باشد که فرآیندهای کسب و کار را با استفاده از آداپتورهایی که برای ارتباط با سیستم های نرم افزاری مختلف مورد استفاده در یک سازمان طراحی شده اند ، خودکار می کند. این برنامه کاربردی که توسط مایکروسافت ایجاد شده است ، یکپارچه سازی برنامه های کاربردی سازمانی ، اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار ، ارتباطات تجاری ، پیام رسانی و نظارت بر فعالیت های کسب و کار را ارائه می دهد.

شرکت K2 نیز در سال 2008 نرم افزار مدیریت فرآیند خود با نام K2 blackpearl را معرفی کرد. این نرم افزار به کاربران امکان می دهد برنامه های کاربردی فرآیند کسب و کار ، از جمله فرم ها ، گردش کار ، داده ها و گزارش ها را ساخته و اجرا کنند.K2  blackpearl افراد را در هر مکان و زمان و از هر دستگاهی به اطلاعات و کارهایشان وصل می کند. و اطمینان حاصل می شود که امور کسب و کار با سهولت و سادگی انجام می شود. با کمک ابزارهای بصری K2 ، ایجاد ، راه اندازی و استفاده از اولین برنامه کاربردی فرآیند محور بسیار سریع خواهد بود. اجزای قابل استفاده مجدد اطمینان می دهند که برنامه کاربردی بعدی سریعتر از برنامه قبلی ارائه شده و هنگامی که کسب و کار نیاز به تغییر دارد ، به راحتی برنامه های K2 متناسب با آن به روز می شوند.

اولین برنامه های کاربردی بصورت روندی[1] برنامه نویسی می شدند. این برنامه ها از چندین روند تشکیل شده بودند که طبق ترتیب از پیش تعریف شده فراخوانی می شدند. این ترتیب از پیش تعیین شده می توانست ثابت و یا پویا باشد. برنامه هایی که نیازی به ورودی نداشته ثابت و آن هایی که ورودی از انسان یا منابع دیگر دریافت می کردند پویا در نظر گرفته می شدند.

در واقع ، کل مسیر اجرا می تواند مستقیماً روی یک فلوچارت نگاشت شود که کلیه تغییرات مسیر اجرا را بر اساس ورودی در نظر می گیرد. در آن روزها ، معمول بود که برنامه ها به صورت فلوچارت شروع شده و پیش روند. اگرچه این امر با حرکت سازمان ها به سمت روشهای توسعه سریع برنامه[2] تغییر کرد ؛ با این حال برنامه های کاربردی امروزی با استفاده از تکنیک های برنامه نویسی شی گرا نیز می توانند منطق اجرای خود را با استفاده از فلوچارت نشان دهند. اکنون در نظر بگیرید که فلوچارت یا نمودار جریان اساس همه فرآیندهای مورد استفاده امروز را چه در حوزه حسابداری ، چه تجارت ، چه مهندسی و غیره تشکیل می دهد. با در نظر گرفتن این موارد ، تکنسین ها به این شکاف پی بردند و به دنبال ابزارهایی برای حمایت از طراحی و نگهداری مداوم این فرآیندها شدند.

دسته بندی فرآیندها در نرم افزار مدیریت فرآیند

در زمینه برنامه های کاربردی فرآیند محور ، سه دسته فرآیند وجود دارد:

• فرآیند انسانی

فرآیندهای انسانی ، به فرآیندهایی که فقط شامل انسان می باشد ، اطلاق می شوند. این فرآیند ها توسط نرم افزاری خاصی تعریف و مدیریت شده که به عنوان مثال وظیفه ی ، تعیین تکلیف ، ردیابی و حسابرسی را بر عهده  دارد. بنابراین نرم افزار ، مسئول پیگیری مسیر فرآیند از پیش تعیین شده و تعیین وظایف انسانی جهت بازبینی و تکمیل آنها است.

• فرآیند انسانی و سیستمی

فرآیندهای انسانی و سیستمی ، به فرآیندهایی اطلاق می شود که هم انسان و هم سیستم را درگیر می کنند. این فرآیند ها همچنان توسط نرم افزار فرآیند محور مرتبط تعریف و مدیریت می شوند با این تفاوت که در این سناریو ، با دسترسی به سیستم های زیرساختی ، ذخیره سازی داده ها یا انجام تراکنش ها به نمایندگی از یک انسان یا در نتیجه انتخاب یا طراحی وی انجام می شود.

• فرآیند سیستمی

فرآیندهای سیستمی ، به فرآیندهایی که فقط شامل سیستم ها می شوند ، اشاره دارد. این فرآیند معمولاً به عنوان ارکستراسیون شناخته می شود ، زیرا معمولاً شامل تبدیل داده ها و سناریوهای پیچیده مسیریابی می باشد.

تفکیک فرآیندها به دسته بندی های بالا به سازمان ها اجازه می دهد تا الزامات خود را بهتر شناخته و به نوبه خود نرم افزاری را انتخاب کرده که مناسب نیازهای آن ها باشد. پس از انتخاب موتور فرآیند ، برنامه های کاربردی حول این فرآیندها ساخته می شوند تا راه حلی را در اختیار سازمان ها قرار دهند که در واقع برنامه ای فرآیند محور است.

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند در سازمان ها

افزایش بهره وری

نرم افزار مدیریت فرآیند به سازمان ها کمک می کنند تا چارچوب های محکمی برای فرآیندهای خود ایجاد کنند. همه فرآیندها مستند ، نظارت و بهینه سازی شده و بدون وقفه عمل کرده و در نتیجه ، بازدهی افزایش می یابد. همچنین تجزیه و تحلیل فرآیند ها به طور مداوم انجام شده و اموری که ارزشی نداشته به راحتی شناسایی و حذف می شوند که این امر منجر به افزایش کلی بهره وری سازمان و ارایه خدمات کاراتر می شود.

افزایش چابکی سازمان

با استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند در یک سازمان ، تیم ها نسبت به تغییرات انعطاف پذیرتر بوده و از فرآیند های خود مطلع هستند. وقتی درک کاملی از فرآیندها وجود دارد ، توضیح چرایی و چگونگی تغییرات جدید برای تیم ها آسان تر است. سازمانی که در برابر تغییرات انعطاف پذیر است بسیار قدرتمند بوده و می تواند مشکلات ناشی از عوامل داخلی یا خارجی را پشت سر گذارده ،  مقیاس پذیر بوده ، و رقابتی و مشارکتی عمل کند ؛ از این رو خدماتی که توسط این سازمان ها ارایه می شود با کیفیت تر و رقابتی خواهد بود.

کاهش خطاها

در ابزارهای اصلی مانند صفحات گسترده و ایمیل ها ، خطا تقریباً اجتناب ناپذیر بوده و هیچ راهی برای اطمینان از به روز بودن داده ها و اینکه چه شخصی به چه کاری مشغول است ، وجود ندارد. با مدیریت فرآیندها در صفحات گسترده ، پیگیری خطاها غیرممکن است و خطاها اغلب زمانی رخ می دهند که فرآیندها ذینفعی برای هر مرحله ندارند ؛ کارکنان عادت دارند مسئولیت وظایف خود را به دیگران محول کنند. با استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند احتمال رخداد خطا بسیار کاهش می یابد. ذینفعان در هر مرحله از وظایف خود مطلع شده و مطمئن می شوند که معیارهای تعریف شده را برآورده می کنند. همچنین ، در صورت بروز خطا ، می توان به راحتی آن ها را ردیابی کرد.

کاهش مدیریت خرد

مدیریت خرد[3] ممکن است کار را در همان لحظه انجام دهد. اما در دراز مدت ، برای سازمان مخرب است. یکی از اصلی ترین دلایلی که باعث می شود مدیران تیم های خود را بصورت خرد مدیریت کنند ، این است که از این روش برای کاهش خطاها استفاده کنند. نرم افزار مدیریت فرآیند نیاز به مدیریت خرد را حذف می کنند. کلیه رویه های اجرایی استاندارد به طور شفاف توسط رهبران و کارکنان آموزش دیده در مورد وظایف خود مستند می شوند و وقتی نوبت به مرحله ای خاص می رسد کارکنان کار را با وضوح و بدون دستورالعمل خاصی انجام می دهند.

قابلیت کنترل داده ها

برای اینکه کارکنان بتوانند به طور موثر کار کنند ، باید به داده های منابع مختلف دسترسی داشته باشند. اما این بدان معنا نیست که آن ها نیاز به دسترسی به همه چیز دارند. دسترسی به اطلاعات غیر ضروری نیز باعث سردرگمی و تأخیر می شود ؛  نرم افزار مدیریت فرآیند بهترین ابزار برای ایجاد تعادل بین افزونگی و کمبود داده هستند و با بهره گیری از این نرم افزار ها قابلیت دسترسی به داده های مورد نیاز برای انجام کاری خاص کنترل می شود.

پلت فرمی سراسری در سازمان

نرم افزار مدیریت فرآیند می تواند به عنوان یک بستر مرکزی برای واکشی و انتقال داده ها به سیستم های نرم افزاری اصلی مانند ERP و CRM عمل کنند. دسترسی به داده ها و استفاده از آن برای سایر فعالیت ها می تواند مشکل آفرین باشد. ادغام نرم افزار اصلی با نرم افزار مدیریت فرآیند در سطح سازمان مزایای بسیاری را به همراه دارد. برخی از فرآیندها نیاز به دخالت انسان داشته و برخی دیگر ندارند. با اتوماسیون فرآیندها ورودی های دستی و زمان چرخه ، کاهش پیدا می کند. زمانی که همه کارکنان سازمان از این نرم افزار ها استفاده می کنند ، همه به عملیات اصلی سازمان دسترسی داشته و از سطح مناسب دسترسی به اطلاعات در سیستم های مختلف برخوردارند.

تحول دیجیتالی

تحول دیجیتالی دیگر اصطلاح عجیبی نیست. یکی از اجزای اصلی تحول دیجیتال ایجاد ثبات و سازگاری سازمانی با ابزارها و شیوه های دیجیتالی است. استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند بدون کد نویسی در تحول دیجیتالی تاثیرگذار است. پس از تعیین اهداف سازمان ، می توان از این نرم افزار ها به عنوان ابزاری برای ایجاد فرآیندهایی که به دستیابی به این اهداف کمک می کند ، استفاده کرد. کارکنان آنچه را که برای تیم های خود بهتر است تجزیه و تحلیل کرده و راه حل هایی را ایجاد می کنند که به نوبه خود به تحول دیجیتالی کمک می کند.

منابع

https://en.wikipedia.org/wiki/Process-driven_application

https://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_BizTalk_Server

https://www.bpmleader.com/k2-blackpearl/

https://kissflow.com/workflow/bpm/benefits-of-business-process-management-bpm/

[1] Procedural Programming

[2] Rapid Application Development (RAD)

[3] Micromanagement