تحول دیجیتال و نقش سیستم BPMS در ایجاد انعطاف پذیری و نوآوری در سازمان

در دهه گذشته، سازمان ها دستخوش دگرگونی سریعی در نحوه انجام تجارت و ارائه خدمات شده اند. سرعت تحول دیجیتال در این زمان بی سابقه است. سازمان ها برای عقب نماندن از بازی، باید دارای سطح قابل توجهی انعطاف پذیری در عملکرد خود باشند تا به سرعت از فرصت های در حال ظهور استفاده نمایند. چرا که مشتریان برای دریافت محصولات و خدمات، سازمانی را انتخاب می کنند که بهترین تجربه کاربری را ارائه کند و دور ماندن از این موج عظیم برای کسب و کارها منجر به از دست دادن مشتریان آنها خواهد شد.

 تحول دیجیتال چیست؟

تحول دیجیتال فرآیند ادغام فناوری دیجیتال در تمام جنبه های یک کسب و کار است که منجر به تغییرات اساسی در نحوه عملکرد سازمان ها و ارائه ارزش بیشتر به مشتریان می شود.

با این حال، تحول دیجیتال بدون چالش نیست. یکی از بزرگترین چالش ها مقاومت در برابر تغییرات است. کارمندان ممکن است در برابر تغییرات در فرآیندهای کاری خود مقاومت کنند و برای انطباق با فناوری های جدید به آموزش های بیشتری نیاز داشته باشند. کمبود مهارت و منابع چالش دیگری است که ممکن است کسب و کارها با آن مواجه شوند. برای غلبه بر این چالش ها، کسب و کارها باید اهداف و مقاصد خود را با یک استراتژی دیجیتال قوی هماهنگ کنند.

اگر سازمان شما هنوز به روش های قدیمی تکیه کرده است، زمان آن فرا رسیده که وارد عمل شوید. چرا؟ زیرا دگرگونی دیجیتالی کلیدی است که سازمان شما برای رقابت در بازار به آن نیاز دارد.در ادامه به این موضوع بپردازیم که نقش سیستم BPMS در تحول دیجیتال برای کسب وکارها چیست.

اما سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) در تحول دیجیتال چه نقشی دارد؟

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) یک رویکرد مدیریتی است که بر بهینه سازی و بهبود فرآیندهای یک سازمان برای دستیابی به اهداف خود به طور موثرتر تمرکز دارد. نرم افزار BPMS شامل تجزیه و تحلیل، طراحی، مدل سازی، خودکارسازی، نظارت و بهبود مستمر و پیاده سازی فرآیندهای کسب و کار است. نرم افزار BPMS برای سازمان ها مهم است زیرا آنها را قادر می سازد تا عملیات خود را ساده کنند، هزینه ها را کاهش دهند، کارایی را افزایش دهند و رضایت مشتری را بهبود بخشند.

در واقع نرم افزار BPMS به کسب و کارها کمک می کند تا گردش کارهای خود را بهتر درک کنند، ناکارآمدی ها را شناسایی کنند و فرآیندهای خود را بهینه کنند. به عنوان مثال، یک شرکت بیمه ای می تواند از مدل سازی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار برای شناسایی سرنخ های فروش و تنگناها در ارائه خدمات بهتر به مشتریان خود، افزایش رضایتمندی و بهبود بهره وری استفاده کند.

چگونه مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) می تواند به تحول دیجیتال سازمان شما کمک کند؟

استفاده از سیستم BPMS به کسب و کارها کمک می کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشند. نرم افزار BPMS با دو رویکرد در سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد :

• طراحی و پیاده سازی فرآیندهای Front Office جهت ارائه سرویس به مشتریان در راستای ایجاد ارزش برای مشتری، بهبود سرعت و چابکی در ارائه خدمات
• طراحی و پیاده سازی فرآیندهای مکانیزه در Back Office جهت مدیریت فرآیندهای داخلی سازمان

چگونه نرم افزار BPMS می تواند به سازمان ها کمک کند تا در عرصه رقابت دیجیتالی باقی بمانند؟

در این مقاله به راهکارهایی که از طریق آن نرم افزار BPMS می‌تواند به کسب و کار شما کمک کند تا در فضای رقابتی دیجیتال باقی بمانید اشاره شده است که این موارد شامل:

1. ساده سازی و خودکارسازی فرآیندها
2. بهبود تجربه مشتری
3. بهبود کارایی و بهره وری در کسب و کار
4. افزایش چابکی
5. ارتباط با سیستم های جزیره ای (Integration)
6. بهبود مستمر
7. ساده سازی و مکانیزه کردن فرآیندها

اولین راهکاری که نرم افزار BPMS می‌تواند کمک کند، ساده‌سازی و خودکارسازی فرآیندها است. با استفاده از این روش می‌توانید از سیستم BPMS برای خودکارسازی کارهایی که در حال حاضر به صورت دستی و سنتی انجام می‌شوند استفاده کنید. این امر باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شود، زیرا نیاز به وارد کردن و تجزیه و تحلیل داده ها به صورت دستی را از بین   می برد و کارهای تکراری کاهش پیدا می کند. علاوه بر این، نرم افزار BPMS قابلیت مانیتورینگ و گزارشگیری فرآیندها را نیز برای شما فراهم می کند. با استفاده از این امکان، سازمان ها می توانند فرآیندهای خود را در زمان واقعی مانیتور و نظارت کرده و عملکرد آنها را ارزیابی کنند.

به طور کلی، نرم افزارهای BPMS با ساده سازی و مکانیزه کردن فرآیندها، بهبود کارآیی و دقت فرآیندها را فراهم می کنند و همچنین زمان و هزینه های مربوط به اجرای دستی فرآیندها را کاهش می دهند.

2. بهبود تجربه مشتری

یکی از نقش های اصلی نرم افزارهای BPMS در بهبود تجربه مشتری، افزایش سرعت و کارآیی در فرآیندهای سازمان است. با استفاده از این نرم افزارها، فرآیندهای سازمان به صورت خودکار و بدون تاخیر و خطا اجرا می شوند. این امر باعث می شود که مشتریان بتوانند سریعتر و با کیفیت تر خدمات را دریافت کنند و تجربه بهتری داشته باشند.

همچنین، نرم افزارهای BPMS قابلیت اتوماسیون و خودکارسازی فرآیندهای سازمان را دارند. این باعث می شود که مشتریان بتوانند خدمات را به صورت آنلاین و غیرحضوری دریافت کنند. به عنوان مثال، با استفاده از این نرم افزارها، مشتریان می توانند درخواست ها، سفارشات و پرداخت ها را به صورت آنلاین انجام دهند و نیازی به حضور فیزیکی در مکان مربوطه نداشته باشند. به طور کلی، نرم افزار BPMS با بهبود فرآیندهای کسب و کار و افزایش کارآیی، تجربه مشتری را بهبود می بخشد که این امکان باعث افزایش رضایت مشتریان، کاهش زمان انتظار و ارائه خدمات بهتر و سریعتر به ذینفعان فرآیند می شود.

3. بهبود کارایی و بهره وری

یکی از نقش های اصلی نرم افزارهای BPMS در بهبود کارایی سازمان، اتوماسیون فرایندها است. با استفاده از این نرم افزار، فرایندهای سازمان به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت دستی اجرا می شوند. این باعث می شود که زمان و هزینه های مربوط به اجرای دستی فرآیندها کاهش یابد و سازمان به صورت سریعتر و کارآمدتر عمل کند. نرم افزار BPMS  به کسب و کارها کمک می‌کند با بهبود و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار، کارایی سازمان خود را افزایش دهند و بهره­وری آن را بهبود بخشند و با حذف مراحل غیرضروری، افزایش هماهنگی و همکاری بین بخش ها، کاهش زمان و هزینه ها، شرایطی را ایجاد کنند تا با استفاده از تکنولوژی های جدید در فرآیندها مؤثرتر از قبل عمل کنند. این به معنای شناسایی گلوگاه ها در فرآیندهای جاری و بهبود و حذف آنها می باشد.

4. افزایش چابکی

به طور کلی، نرم‌افزارهای BPMS با اتوماسیون فرایندهای زنجیره ارزش، بهبود فرآیندها و ایجاد همکاری و اشتراک‌گذاری اطلاعات، نقش مهمی در افزایش چابکی سازمان‌ها ایفا می‌کنند. این باعث می‌شود که سازمان­ها بتوانند بهبودهای مستمری داشته باشند، به سرعت به تغییرات پاسخ دهند و رقابت‌پذیری بیشتری در دنیای دیجیتال داشته باشند. نرم افزار BPMS می تواند به شرکت­ها کمک کند تا با افزودن ویژگی های جدید به محصولات و خدمات موجود فرآیندهای خود را بهبود داده و به سرعت و کارآیی بیشتری عمل کنند. افزایش چابکی در کسب و کار شما مهم است، زیرا به شما اجازه می‌دهد تا تغییرات مورد نظر را در کمترین زمان ممکن در فرآیندهای خود اعمال نمایید.

5. ارتباط با سیستم های جزیره ای (integration)

داده ها رگ­های حیاتی هر سازمانی هستند و سیستم BPMS می تواند به شما کمک کند تا بیشترین بهره وری را به صورت یکپارچه از آن ببرید. نرم افزار BPMS ابزاری قدرتمندی برای ارتباط با سیستم های جزیره ای از طریق درگاه های ارتباطی استاندارد، اتصالات دیتابیس و API ها در اختیار شما قرار می دهد که به وسیله آن می توان به تمامی داده ها از طریق یک پنجره واحد در گردش کارها دسترسی پیدا کرد.

6. بهبود مستمر

بهبود مستمر فرآیندها یکی از مهم‌ترین عواملی است که می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا در فضای دیجیتال رقابتی باقی بمانند. ابزارهای گزارشگیری سیستم BPMS می‌توانند با جمع‌آوری داده‌ها سریع‌تر و دقیق‌تر به بهبود و مدیریت فرآیندهای سازمان کمک کند. امروزه با توجه به شرایط اقتصادی رقابت بیشتری بین کسب و کارها وجود دارد، شرکت ها باید از نظر عملکرد، کیفیت خدمات، مقرون به صرفه بودن و کارایی فرآیندها نسبت به رقبای خود برتری داشته باشند.

بهبود مستمر یک فرآیند و روشی موثر برای افزایش بهره­وری سازمان است که  هدف آن یک رشد ثابت، سازگار و بهبود کیفیت در تمامی سرویس ها و فرآیندهای خدمت­رسان می باشد. بهبود مستمر همواره باید به صورت یک فعالیت پایدار با اجرای مداوم دیده شود نه به صورت یک ترمیم سریع و ناگهانی.  به عبارت دیگر بهبود مستمر میتواند در قالب نتیجه یک بازنگری یا ارتقای رسمی خدمات یا به عنوان یک فعالیت پیشگیرانه توسط صاحب فرآیند در سطح سازمان اجرایی گردد.

    شرکت ها هنگام پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار در تحول دیجیتال با چه چالش های رایجی روبرو هستند؟

از مهترین چالش‌های رایج کسب و کارها در استقرار نرم افزار BPMS در راستا تحول دیجیتال می توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. فقدان اهداف و مقاصد مشخص
2. مقاومت در برابر تغییر
3. بلوغ سازمانی
4. مشکل در تحلیل صحیح و شناخت فرآیندها
5. یکپارچه سازی
6. عدم آموزش و پشتیبانی
7. فقدان اهداف و مقاصد مشخص

هنگام طراحی و پیاده‌سازی نرم افزار BPMS یکی از رایج‌ترین چالش‌هایی که شرکت‌ها با آن مواجه هستند، فقدان اهداف و مقاصد روشن است. به عنوان مثال، فرض کنید با استفاده از سیستم BPMS میخواهید یک فرآیند را برای یک بخش از سازمان خود طراحی و پیاده سازی کنید اولین گام در این فرآیند، تعیین هدف برای آن بخش یا عملکرد خواهد بود. نتیجه نهایی چگونه به نظر می رسد؟ موفقیت برای آنها چه معنایی دارد؟ چگونه بر سایر بخش ها یا عملکردهای درون سازمان تأثیر خواهد گذاشت؟ قبل از اینکه شروع به پیاده سازی فرآیند کنید بهتر است به این سوالات پاسخ مشخص و قیقی بدهید تا در استقرار نرم افزار BPMS دچار مشکل و سردرگمی نشوید.

2. مقاومت در برابر تغییر

یکی از بزرگترین چالش‌هایی که شرکت‌ها در اجرای مدیریت فرآیند کسب­ ‌وکار در تحول دیجیتال دارند، مقاومت در برابر تغییرات است. مردم اغلب از فناوری های جدید می ترسند، به خصوص اگر با آن آشنایی نداشته باشند. آنها ممکن است فکر کنند که سیستم جدید موقعیت شغلی آنها را به خطر می اندازد یا آنها را بیکار می کند، که این واکنش و مقاومت ها می تواند موفقیت پروژه را دشوار و با چالش روبرو کند.

3. بلوغ سازمانی

مهاجرت از یک سازمان سنتی به یک سازمان مدرن و دیجیتالی، فرآیند دشواری است. بنابراین مهم است که کسب و کار شما درک کند که این نوع تغییر می تواند زمان بر باشد و به تلاش بسیار بیشتری نسبت به آنچه بسیاری از مردم در نگاه اول متوجه آن می شوند نیاز داشته باشد. این امر در صورتی امکان پذیر است که کسب و کار شما برای انجام آن به بلوغ فرآیندی و استقرار نرم افزار BPMS در سازمان رسیده باشد.

4.  مشکل در تحلیل صحیح و شناخت فرآیندها

تحلیل و شناخت صحیح فرآیندها مهم ترین چالش شرکت ها در هنگام پیاده سازی فرآیندها با نرم افزار BPMS است. این مرحله شامل شناخت و توصیف فرآیندهای موجود، ایجاد نمودارهای فرآیندی و شناسایی وظایف و نقش‌های مرتبط در فرآیندها است. با شناخت دقیق فرآیندها و تحلیل آنها، می‌توانید فعالیت‌های مهم و ضروری را شناسایی و اولویت‌بندی کنید و همچنین می‌توانید فرصت‌های بهبود کیفیت، کاهش زمان، افزایش کارآیی و همچنین بهبود تجربه مشتری را در این مرحله شناسایی و در پیاده سازی موفق سیستم BPMS به کار ببرید. بسیاری از کسب و کارها استراتژی های پیچیده و بسیار سفارشی شده­ای دارند که شناسایی آنها را دشوار می کند. بنابراین استفاده از یک تیم تحلیل قوی در جهت شناسایی فرآیندها از چالش های مهم برای استقرار موفق نرم افزار BPMS می باشد.

5. یکپارچه سازی

مسائل یکپارچه سازی یکی از رایج ترین چالش های شرکت ها در اجرای فرآیندها در تحول دیجیتال است. عدم همکاری پیمانکارهای سیستم های جزیره ای موجود در سازمان جهت برقراری ارتباط یکپارچه می تواند بسیار چالش برانگیز باشد.

6. عدم آموزش و پشتیبانی

فقدان آموزش و پشتیبانی یک چالش معمولی است که شرکت ها در اجرای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) با آن مواجه هستند. کسب و کارها اغلب در استفاده از نرم افزارهای خارجی کمبود منابع آموزش دیده و گاها تحریم را در ارائه خدمات پشتیبانی مناسب تجربه می کنند که می تواند اجرای موفقیت آمیز نرم افزار را برای کسب و کار آنها چالش برانگیز کند. استفاده از یک نرم افزار بومی و قابل اعتماد می تواند آموزش و پشتیبانی لازم را برای کارمندان ارائه دهد و همچنین به مدیریت هرگونه مسائل غیرمنتظره ای که در طول مدت پروژه ایجاد می شود بدون محدودیت کمک کند. برای انتخاب یک نرم افزار BPMS باید شاخص ها و معیارهای سازمان خود را در انتخاب پیمانکار مناسب اولویت بندی کنید تا بر اساس این شاخص ها تصمیم گیری مناسب را انجام دهید تا کمترین چالش را برای استقرار یک نرم افزار BPMS برای سازمان خود داشته باشید.

“تحول دیجیتال یک شبه اتفاق نمی افتد. با توجه به این موضوع، باید یک پروژه بلندمدت ایجاد و کم کم شروع کنید، در نظر داشته باشید که کار مستمر همان چیزی است که شما را به اهداف مورد نظر می رساند.برای انتخاب بهترین برنامه، باید اولویت های فعلی و آینده خود را به وضوح مشخص کنید. سپس، باید راه‌حل‌های انعطاف‌پذیری را انتخاب کنید که در هر زمانی و شرایطی قابل دسترسی باشند“

 نتیجه گیری:

تحول دیجیتال به خودی خود یک هدف نیست بلکه وسیله ای برای رسیدن به کارمندان راضی، بهره وری بالاتر و مشتریان شادتر و راضی تراست. تحول دیجیتال یک فرآیند حیاتی برای کسب و کارهایی است که به دنبال رقابتی بودن و پاسخگویی به بازار در حال تحول و تغییر هستند. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS سنگ بنای هر استراتژی تحول دیجیتال است که با مجموعه ای جامع از ابزارها، به کسب و کارها و صنایع این امکان را می دهد تا از این فناوری در راستای ایجاد تجربیات بهتر برای مشتریان، کارمندان استفاده گردد. در ایران استفاده از تحول دیجیتال در صنعت بانکداری به سرعت در حال رشد و توسعه است و مدیران این صنعت سعی دارند با ارائه خدمات متنوع و دیجیتالی گوی سبقت را از دیگر صنایع و رقبای خود بگیرند و خدمات متنوعی را به مشتریان خود بصورت سفارشی سازی شده و غیرحضوری ارائه کنند.

منابع:

https://jemi.edu.pl/vol-16-issue-1-2020/mastering-digital-transformation-through-business-process-management-investigating-alignments-goals-orchestration-and-roles

https://www.agilepoint.com/insights/business-process-management/how-business-process-management-can-help-in-your-organization-s-digital-transformation

https://businessprocessimprover.com/blog/the-role-of-business-process-management-in-digital-transformation