همه سازمان ها برای داشتن عملکردی صحیح به فرآیندهای کسب و کار متکی هستند که از طریق آن ها فعالیت های کسب و کار به دست می آیند. به طور خلاصه، فرآیندهای کسب و کار، فعالیت های رایج کسب و کار را به یک سری وظایف متمایز و قابل تکرار به امید دستیابی به ثبات و قابلیت اطمینان بیشتر تقسیم می کنند. بنابراین، نیاز به شفاف، کارآمد و سازگار بودن فرآیندهای کسب و کار اجتناب ناپذیر است. با این حال، اغلب اوقات، مدیران و کارکنان، فرآیندهای کسب و کار را بدون داشتن پیش‌اندیشی روشن یا درک واقعی از نحوه انطباق هر فرآیند با ساختار سازمانی بزرگ‌تر سازمان توسعه می‌دهند.
ابزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) راه حل هایی را برای این مشکلات ارائه می دهد. BPMS راه حلی نرم افزاری در سطح سازمانی برای خودکارسازی وظایف تکراری، مدیریت پردازش اساسی و مدیریت منطق فرآیند می باشد. BPMS فرآیندها را بهینه و سرعت می بخشد و کارایی را افزایش می دهد. اتوماسیون فرآیند کسب و کار با حصول اطمینان از اینکه کار به شیوه ای ثابت انجام می شود و وظایف در زمان مناسب به کاربران مناسب تحویل داده می شود، کارکنان را قادر می سازد تا روی کارهای با ارزش بالاتر و موارد استثنا تمرکز کنند.
سیستم‌های مدیریت گردش کار نیز، وظایف تجاری را خودکار می‌کنند، بنابراین می‌توان کار را به طور مؤثر به کارکنانی که بهترین ظرفیت برای انجام آن را دارند هدایت کرد. این سیستم ها با نرم افزار های BPM که بر خودکارسازی فعالیت ها و خدمات تجاری قابل تکرار تمرکز دارند، متفاوت هستند. به نوعی، مدیریت گردش کار زیر مجموعه مدیریت فرآیند کسب و کار قرار دارد اما مدیریت فرآیند کسب و کار به طور قابل توجهی پیچیده تر است زیرا مستلزم بهبودهای مداوم در کل سازمان است.
ابزارهای مدیریت پروژه نیز با سازماندهی وظایف طی قالب یا طرح اولیه و جابجایی آنها با رسیدن به نقطه تکمیل بر اساس جدول زمانی از پیش تعیین شده کار می کنند. تمرکز در این ابزار، که با سیستم‌های مدیریت گردش کار و نرم‌افزار BPM متفاوت است، بر مدیریت پروژه‌ها از جمله تمام مراحل مرتبط با آن مانند برنامه‌ریزی کار، تعیین وظایف، ردیابی زمان و همکاری با افراد است. برخلاف ابزار BPM مبتنی بر اتوماسیون، ابزارهای مدیریت پروژه رویکرد بسیار ساده‌تری دارند و نیاز به ورودی عملی بیشتری دارند و برای مدیریت مراحل اولیه یک پروژه مفید است.
هدف BPMS همسو کردن توسعه فرآیندهای تجاری با اهداف سازمان است. ابزار BPM به سازمان ها کمک می کند تا مراحل مورد نیاز برای تکمیل هر کار تجاری را شناسایی و تعریف کنند. سپس این مراحل را بر روی فرآیندهای موجود ترسیم می کند و فرآیندها را در صورت امکان برای ایجاد یک کل کارآمدتر و سازگارتر ساده می کند. با کمک مدیریت فرآیند کسب و کار، مدیران به راحتی می توانند:
- فرآیندهای عملیاتی متناسب با نیازهای کسب و کار را اندازه گیری و تنظیم نمایند.
- بهره وری کارکنان را با هماهنگ کردن خواسته های نیروی کار و کسب و کار بهبود بخشند.
- فرآیند ها را بهبود دهند.
- توسعه های فناوری اطلاعات را برای چالش های فرآیندهای کسب و کار به کار ببرند.
- به تغییرات در پروژه ها یا فرصت های در حال ظهور به سرعت پاسخ دهند.
ابزار BPM و دستاوردهایی که به بلوغ سازمانی منجر میشود
در ادامه، شش راهی که ابزار BPM به سازمان ها کمک می کند تا به بلوغ رسیده و از مزایا بهره مند شوند، آورده شده است:
1) بهبود چابکی کسب و کار
سازمان ها باید توانایی واکنش نشان دادن به تغییرات را داشته باشند. این تغییرات ممکن است ناشی از پیشرفت‌های فناوری، رقبایی تازه کار، یا مقررات جدیدی باشند که بر بخشی از فعالیت تجاری سازمان تأثیر می‌گذارد. منشأ هرچه که باشد تغییرات، نیاز به واکنش سریع دارند تا شرکت رقابتی باقی بماند. اتخاذ ابزار BPM می تواند به سازمان ها سرعت و توانایی برآوردن این خواسته ها را بدهد. ابزار BPM یکپارچه سازمان را قادر می سازد تا در اولین نشانه ی مشکل، فرآیندهای کسب و کار خود را متوقف، آن را اصلاح و سپس به سرعت و با حداقل زمان از دست رفته به مسیر خود بازگرداند. طراحی‌های انعطاف‌پذیر ابزار BPM به کاربران امکان می‌دهد این تغییرات را در فرآیندهای تجاری دنبال کرده و آنها را متناسب با نیازهای سازمان اصلاح نمایند. همچنین مستندات دقیق به مدیران این توانایی را می دهد که تأثیر تغییرات را بر روند کلی کسب و کار ببینند و پیش بینی نمایند.
2) افزایش کارایی
همه سازمان ها با این چالش روبرو هستند که فرآیندهای تجاری خود را روان تر و کارآمدتر انجام دهند. فرآیندهای ناکارآمد زمان و هزینه ارزشمند را هدر می دهند، اما اغلب شناسایی آنها دشوار و تغییر آنها پیچیده می باشد.
راهکار BPM برای شناسایی دقیق این ناکارآمدی‌ها و حذف کندی‌هایی که ایجاد می‌کنند طراحی شده‌اند. ابزار BPM مدیران و کارکنان را قادر می سازد تا درک بیشتری از هر مرحله از فرآیند کسب و کار داشته باشند. این دانش افزایش یافته می تواند به راه حل های فرآیندی جدیدی منجر شود که از تنگناهای گردش کار و سایر موارد اضافی بی مورد جلوگیری می کند. در حالت ایده‌آل، ابزار BPM می‌تواند به تعیین نحوه عملکرد فرآیند در شرایط بهینه کمک کند و به کاربران این امکان را می‌دهد تا با در نظر گرفتن آن هدف، تغییراتی در فرآیند ایجاد کنند. BPM همچنین می تواند کارهای دستی را برای افزایش بهره وری و کاهش احتمال خطای انسانی خودکار نماید.
3) دید کامل تر
ابزار BPM امکان ثبت مداوم فرآیندهای خودکار را فراهم می کند و کارایی هر مرحله را در لحظه اندازه گیری می نماید. نظارت خودکار بر عملکرد هر فرآیند کسب و کار بدون تکیه بر تکنیک‌های دستی کار را راحت تر می کند. با مطالعه عملکرد هر مرحله از فرآیند، مدیریت می تواند درک بهتری از فعالیت کلی کسب و کار به دست آورد و بیشتر آنها را قادر می سازد تا جریان هر فرآیند کسب و کار را تطبیق داده یا اصلاح نمایند.
4) انطباق و امنیت تضمین شده
قوانین و مقرراتی که بر بهره وری کسب و کار تاثیر دارند، می توانند عوارض غیرضروری ایجاد کرده و منجر به هزینه های اضافه شوند. سازمانی که از ابزار BPM استفاده می کند، توانایی بیشتری برای ایجاد یک محل کار منطبق با قوانین در حال تغییر و ایمن در برابر تهدیدات کلاهبرداری یا سرقت دارد. از آنجایی که هر مرحله از فرآیند با یک گردش کار دقیق ترسیم شده است، مدیران و کاربران می توانند اطمینان حاصل کنند که تمام اسناد لازم برای مطابقت با استانداردهای لازم وجود دارد. علاوه بر این، گردش کار کاملاً مستند می‌تواند چارچوبی برای امنیت بیشتر فراهم کند. راهکار های BPM لازمه ساختار سازمانی است و اهمیت دارایی‌های تجاری، اطلاعات خصوصی و منابع فیزیکی را برجسته می‌کند و از آنها در برابر سرقت یا از دست دادن محافظت می‌کند.
5) انتقال آسانتر دانش کسب و کار
با جابجایی و گسترش نیروی کار سازمان، نیاز به روشی قابل اعتماد برای انتقال دانش کسب و کار افزایش می یابد. اغلب، سازمان ها برای داشتن درک کامل از هر فرآیند خاص به یک کارمند تکیه می کنند. اما تغییرات در نیروی کار این مدل را به مدلی ناکارآمد و پرهزینه تبدیل می کند. زمانی که کارمندان بازنشسته، منتقل یا جای دیگری مشغول به کار می شوند، دانشی که به دست آورده اند با آنها از سازمان خارج می شود و این امر سازمان را با شکاف قابل توجهی مواجه می کند.
روش های BPM راه حلی برای این مشکل ارائه می دهد. از آنجا که BPM بر مستندسازی نقشه فرآیندی از هر گردش کار تاکید دارد، دانش سازمان را می توان ثبت، بایگانی و با سایر اعضای نیروی کار به اشتراک گذاشت. سپس می توان از این دانش در آموزش و جهت دهی کارکنان متوالی استفاده کرد، با این امید که سطح اختلالی که تغییر در نیروی کار ایجاد می کند کاهش یابد.
6) افزایش فرصت ها برای بهبود مستمر
بهبود مستمر با این فرض عمل می‌کند که کسب‌وکارها می‌توانند با ایجاد یک سری پیشرفت‌های کوچک و مداوم به جای تغییرات ناگهانی و از بالا به پایین، موفق‌تر شوند. اطلاعاتی که ابزار BPM با توجه به فرآیندهای مختلف کسب و کار به سازمان می دهد، بر اصلاح و انطباق فرآیند تاکید دارد. BPM اطمینان حاصل می کند که تصمیمات حاکم بر این تغییرات تدریجی توسط شواهد و داده های مورد نیاز برای اطمینان از موفقیت پشتیبانی می شوند.
صرفه جویی در هزینه ها، افزایش درآمد و بهبود کارایی با ابزار BPM
نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار به مدیران این امکان را می دهد که به درون سازمان خود نگاه کرده و بفهمند که هر فرآیند کسب و کار چگونه کار می کند. این درک بیشتر می تواند منجر به صرفه جویی در هزینه ها، افزایش درآمد و بهبود کارایی سازمان شود.
