ROI پیاده سازیBPMS در یک سازمان

ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار[1] فرآیندهای تجاری را خودکار ، یکپارچه و بهینه کرده و کارایی ، چابکی ، سازگاری و بینش ارائه می دهد. BPMS در صنایع بانکی ، بیمه ای ، مخابراتی ، و سایر صنایع به جهت اتوماسیون فرآیندهای دستی استفاده شده تا وقت و انرژی ارزشمند کارمندان که بهتر است در سایر فعالیت ها صرف شود، ذخیره گردد. برای درک و محاسبه بازگشت سرمایه[2] پیاده سازی BPMS، لازم است مزایایی که به همراه می آورد به خوبی درک گردند. این مزایا به دو دسته مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می شوند که در این نوشتار به آن ها خواهیم پرداخت.

مدیریت فرآیند کسب و کار [3] مجموعه ای از روشها، ابزارها و تکنیکهایی است که سازمانها میتوانند برای کمک به افزایش کارآیی و بهره وری فرآیندهای تجاری استفاده کنند. این راهکار، مدیران کسب و کار را قادر می سازد تا فرآیندهای تجاری را با اهداف راهبردی سازمان و نیازهای مشتریان هماهنگ کنند. با این حال، BPM محدود به یک بخش از سازمان نبوده و از رویکرد سلسله مراتبی جهت بهبود فرآیند ها پیروی نکرده و وقتی در چندین بخش سازمان اعمال شود، بهترین نتیجه را به همراه خواهد داشت. مدیریت فرآیند کسب و کار، به خودی خود، نظامی است که سازمانها برای شناسایی، مستند سازی و بهبود فرآیندهای تجاری خود استفاده می کنند و ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار، نرم افزاری جهت بهبود فرآیندهای تجاری سازمان از طریق اتوماسیون و تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری میباشد؛ به بیانی دیگر BPMS، ابزاری جهت فعال کردن جنبه های مدیریت فرآیند کسب و کار میباشد و هدف اصلی آن، اتوماسیون فرآیندهای دستی است که وقت و انرژی ارزشمند کارمندان را که بهتر است در سایر فعالیتها صرف شود، ذخیره میکند.

در سال 2016، گارتنر طی یادداشتی تحقیقاتی بیان کرد که 80٪ از سازمان هایی که پروژه های مدیریت فرآیند کسب و کار را انجام می دهند، افزایش 15 درصدی در نرخ بازدهی را تجربه خواهند کرد. از 20 شرکتی که در نظرسنجی آنها شرکت کرده بودند، 55٪ بازدهی در محدوده 100,000 تا 500,000 دلار در هر پروژه BPM داشتند. ممکن است این تلقی ایجاد شود که تعداد 20 شرکت در یک نظرسنجی تعداد کمی است اما همان 20 شرکت 154 پروژه BPM داشتند. با این حال، یکی از دلایلی که تعداد شرکت کنندگان نظرسنجی بسیار کم بود، دشواری محاسبه بازگشت سرمایه در پروژه های مدیریت فرآیند کسب و کار است.

در تجزیه و تحلیل بازگشت سرمایه، باید بر رویکرد فرآیندی متمرکز شد. این به این دلیل است که حصول اطمینان از اینکه فرآیندهای کسب و کار به سازمانی ارزش افزوده می‌دهند و کمک می‌کنند تا بازگشت سرمایه به دست آید، در این تجزیه تحلیل اهمیت دارد. یک رویکرد فرآیندی به طور موثر هر فرآیند را در سازمان هدف قرار می دهد؛ فرآیندهای یک سازمان در واقع مجموعه‌ای از ورودی‌ها و خروجی‌ها هستند که بر اساس عواملی مانند زمان، هزینه و تلاش صرف شده برای آن فرآیند، سنجیده می شوند. سپس، با اندازه‌گیری بازده، می‌توان مشخص کرد که آیا این فرآیند بهترین بازگشت سرمایه را ارائه می‌دهد یا خیر.

از آنجا که پیاده سازی سامانه مدیریت فرآیند کسب و کار در سازمان تنها اجرای فناوری BPM نیست، برای تجزیه و تحلیل سودآوری به دست آمده باید کل چرخه BPM را در نظر گرفت و باید هم سرمایه گذاری انجام شده و هم منافع را در هر مرحله ارزیابی کرد. همچنین، در تجزیه و تحلیل سودآوری، لازم است تعداد پروژه های BPM که در بازه زمانی تحلیل اجرا می شوند در نظر گرفته شود.

محاسبه ROI در BPM

محاسبه ROI در BPM می تواند چالش برانگیز باشد، زیرا معمولاً هیچ ROI واحدی برای راه حل BPM وجود ندارد. به بیانی دیگر، هیچ فرمول یا مدل واحدی وجود ندارد که ROI مربوط به هر BPM را ترسیم کند. این به این دلیل است که نه تنها مزایا چند بعدی هستند، بلکه محاسبه ROI نیز وابسته به هر کسب و کار است و هر پروژه باید به طور جداگانه مورد بررسی قرار گیرد و تمام مزایای مختلف برای شناسایی بازگشت واقعی سرمایه ارزیابی شوند.

از آنجا که مدیریت فرآیند کسب و کار می تواند برای اهداف مختلفی از جمله، خودکارسازی فرآیندها، افزایش چابکی، کاهش تعداد کارمندان مورد نیاز، بازاریابی سریعتر، و بهره وری بیشتر استفاده شود، بنابراین، زمانی که یک سازمان به دنبال توجیه خرید ابزار BPM است، ملاحظات زیادی برای بررسی بازگشت احتمالی سرمایه وجود دارد. عامل مهم دیگری که نوع راه حل مدیریت فرآیند کسب و کار را مشخص می کند، اندازه کسب و کار است. برخی از راه‌حل‌های نرم‌افزاری خارج از محدوده قیمتی کسب‌وکارهای کوچک خواهند بود. بنابراین، قیمت BPM باید توجه اصلی هر سازمان باشد.

سازمان ها باید به‌طور عینی تأثیر مالی پیاده سازی ابزار های BPM بر کسب‌وکار را ارزیابی نمایند.

چهار عامل،ROI ابزار های مدیریت فرآیند کسب و کار را تعیین می کنند که عبارتند از:

مزایا: سازمان شما از پذیرش و اجرای ابزار BPM چگونه سود خواهد برد؟
هزینه ها: چگونه سازمان شما، هم از نظر هزینه ای و هم از نظر منابع، برای ابزار BPM پرداخت خواهد کرد؟
ریسک ها: چگونه عدم قطعیت ها میزان تأثیر کلی ابزار BPM بر کسب و کار شما را تغییر می دهند؟
انعطاف پذیری: چگونه این سرمایه گذاری، گزینه ها و فرصت هایی را برای سازمان شما در آینده ایجاد می کند؟

ابزار های BPM کارایی بالا، امکان تغییر سریع‌تر و افزایش تعامل را ارائه می‌کنند. سازمان‌هایی که ابزار های BPM را پیاده سازی می‌کنند، می‌توانند از عملکرد اتوماسیون و همکاری که مجموعه‌های BPM ارائه می‌دهند، انتظار مزایای متعددی داشته باشند. مقیاس، زمان و مدت این مزایا را می توان با در نظر گرفتن یک یا چند معیار کلیدی و ارزش بهبود آن معیارها در طول زمان برای سازمان تخمین زد.

در ادامه ی این نوشتار، به دو نوع مزیت مستقیم و غیر مستقیم که ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار می تواند به همراه داشته باشد به صورت تیتروار پرداخته می شود و سپس مزایای اصلی به طور کامل توضیح داده خواهند شد.

مزایای مستقیم

بهبود ساختار سازمانی
بینش برای بهبود مستمر فرآیندها و تجزیه و تحلیل
کاهش خرابی سیستم ها
نیروی کار مولدتر
صرفه جویی در هزینه ها
افزایش سود
افزایش کارایی
بهبود در بهره وری
کاهش دوباره کاری، خطاها و شکست فرآیند
کاهش پرسنل مورد نیاز از طریق اتوماسیون و تنظیم فرآیند
کاهش ریسک

مزایای غیر مستقیم

مزایای نظارتی و انطباق
انطباق افزایش یافته
بستری برای اسناد و رویه های سازمان
جلوگیری از کاهش کیفیت
بهبود کیفیت
کنترل و مدیریت متمرکز کلیه فرآیندهای کسب و کار
قابلیت های حسابرسی ساده و متمرکز و کاهش هزینه های حسابرسی
بهبود همکاری
همسویی بیشتر IT با الزامات کسب و کار

مزایا اصلی نیز، شامل موارد ذیل هستند:

افزایش کارایی عملیاتی: مزایای اصلی ابزار های BPM، با حذف ورودی داده‌های تکراری در چندین سیستم قدیمی و پکیج های برنامه‌های کاربردی و کاهش زمان چرخه تکمیل فرآیندهای طولانی‌مدت کسب و کار، شروع می‌شود. به عنوان مثال، یک شرکت جهانی خدمات مالی ، ورود داده های تکراری را در شش سیستم قدیمی و پکیج های برنامه های کاربردی کاهش داد، که موجب کاهش حجم خطاهای ورود داده ها و کار مجدد مورد نیاز برای تکمیل فرآیندها شد. بسیاری از شرکت‌های دیگر که با ابزار های BPM شروع به کار کرده‌اند، با حذف مسیریابی دستی مبتنی بر کاغذ و ردیابی فرآیندهای حیاتی کسب و کار، منافع فراوان کسب کرده اند.
استقرار سریع تغییرات فرآیند: صنایعی همچون، صنعت خدمات مالی و مراقبت‌های بهداشتی، که دائما دستخوش تغییرات قابل توجه می‌شوند، به طور ‌ویژه از توانایی ابزار های BPM برای استقرار سریع تغییرات فرآیند سود می ‌برند؛ بسیاری از شرکت‌های پیشرو در این صنایع به سختی می‌توانند با موج عظیم مقرراتی که از سوی سازمان‌های دولتی و سازمان‌های نظارتی می‌آیند، مطابقت داشته باشند. شرکت‌ها همچنین از توانایی ابزار های BPM برای پشتیبانی سریع از پیشرفت‌های جدید در فرآیندهای اصلی کسب و کار بهره می‌برند. بسیاری از سازمان ها رویکردهای توسعه سفارشی را با رویکرد مدل‌محور BPM جایگزین می‌کنند، که پیکربندی بصری فرآیندها را فراهم می‌کنند. با استفاده از این رویکرد، تیم‌ها می‌توانند به سرعت تغییرات و پیشرفت‌های مورد نیاز را با همکاری ذینفعان کسب‌وکار شناسایی کرده و تغییرات را سریعتر پیاده سازی نمایند.

پاول تازباز، معمار ارشد سازمانی ولز فارگو بیان می کند که ما در حال حاضر هر ساله با صدها تغییر نظارتی سروکار داریم که ما را ملزم به ارزیابی تأثیر این تغییرات بر فرآیندهای مهم کسب و کار می کند. ذینفعان کسب و کار دیگر نمی توانند ماه ها منتظر بمانند تا این تغییرات اعمال شوند؛ اکنون ما تحت فشار هستیم تا تغییرات جدید منطبق با قوانین نظارتی را ظرف چند هفته یا حتی چند روز اعمال نماییم.

بهبود بهره وری کارمندان: سازمان هایی که ابزار های BPM را پیاده سازی کردند، با ذکر مزایای خاص همچون، تصمیم‌گیری سریع‌تر، کاهش زمان صرف شده برای تغییر مسیر وظایف کاری، بهبود مدیریت استثنا، ثبات اجرای فرآیند و افزایش اتوماسیون فرآیند، دستاوردهای قابل‌توجهی در بهره‌وری کارمندان گزارش کرده اند. یک قانون کلی بر اساس صدها مطالعه موردی، پیش بینی افزایش بهره وری 30 تا 50 درصد برای امور اداری و فرآیندهای عمومی و روزمره کسب و کار و 20 تا 25 درصد برای فرآیندهای دانش محور، می باشد.
افزایش تعامل با ذینفعان تیم تجاری: بسیاری از سازمان‌هایی که ابزار های BPM را پیاده سازی کردند، استفاده مداوم تیم تجاری از فناوری را به‌عنوان محرک و مزیت اصلی اجرای ابزار های BPM ذکر کردند. همچنین، افزایش مشارکت ذینفعان تیم تجاری منجر به درخواست‌های کمتر بهبود شد.
کاهش هزینه های حسابرسی: یک راه آسان برای توجیه هزینه های ابزار BPM، کاهش هزینه های حسابرسی است. Skanska UK از برترین سازمان های ساخت و ساز و توسعه در کشور انگلستان از سال 2012 تاکنون 40 هزار پوند در هزینه های حسابرسی سالانه صرفه جویی کرده است.
افزایش کیفیت: بسیاری از کسب و کارها کیفیت را هزینه ای بیهوده می دانند، اما هیچ جایگزینی برای برندی که محصولات و خدمات با کیفیت تولید می کند، وجود ندارد. این اعتماد مشتریان به سازمان سخت به دست می آید و می تواند در یک لحظه از بین برود. به همین دلیل است که اجرای فرآیندهای با کیفیت بسیار حائز اهمیت است.

[1] Business Process Management Suite (BPMS)

[2] Return on Investment (ROI)

[3] Business Process Management (BPM)