آشنایی با مفاهیم RPA, BPA و BPM :تفاوت ها و کاربردهای مختلف آنها

RPA (Robotic Process Automation) ، BPA (Business Process Automation) و (Business Process Management) BPM ، سه مفهوم مختلف در حوزه مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار هستند. این سه مفهوم در زمینه‌های متفاوتی از نرم‌افزار و فناوری‌ها استفاده می شوند و تعاریف و کاربردهای مختلفی دارند.

RPA (Robotic Process Automation) یک فناوری است که با استفاده از ربات‌های نرم‌افزاری (به معنای خودکار سازی نرم‌افزاری) فرآیندهای کسب و کار را تکرارپذیر و خودکار می‌کند. این ربات‌ها قادر به تکمیل وظایف مشخصی هستند که برای آنها تنظیم شده‌اند و می توانند بدون نیاز به تداخل انسانی  عملیات را به انجام برسانند. بطور معمول، RPA در تکرار وظایف پیچیده و زمانبر استفاده می‌شود و اغلب به عنوان یک تکنولوژی پیشرفته برای بهینه‌سازی فرآیندها کاربرد دارد.

 BPA (Business Process Automation) به برنامه‌ها، ابزارها و فناوری‌ها اشاره دارد که در همراهی با استفاده از نرم‌افزار و سیستم‌های مختلف، فرآیندهای کسب و کار سازمان شما را خودکار می‌کنند. این فرآیندها می‌توانند از جمله وظایف خطی باشند که معمولاً بر مبنای اصول و قوانینی که توسط یک سیستم نرم‌افزاری تعیین  شده است، اجرا می‌شوند. BPA یک رویکرد بزرگتر است و نباید با RPA اشتباه گرفته شود.

BPM (Business Process Management) یک روش برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار است.BPM بیشتر یک فرآیند مدیریتی است که از مفاهیم، ابزارها و تکنیک‌های مختلفی استفاده می‌کند تا فرآیندها را بهبود دهد و عملکرد سازمان را ارتقاء دهد. با استفاده از فناوری‌ها و نرم‌افزارهای BPM، می‌توان فرآیندهای کسب و کار سازمان را در تمامی حوزه ها  مستندسازی،تحلیل ، اشکال‌زدایی و بهینه‌سازی کرده  تا از این طریق عملکرد سازمان را بهبود بخشید.

در ادامه این مقاله بیشتر به تفاوتها و کاربردهای هر یک از این مفاهیم خواهیم پرداخت.

BPA در مقابل BPM: تفاوت بزرگ چیست؟

اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) و مدیریت فرآیند کسب و کار (نرم افزار BPMS) بسیار شبیه هم هستند. در حالی که این دو به هم شبیه و از بسیاری جهات مکمل یکدیگرند، اما یکسان نیستند و تفاوت هایی با هم دارند.

موضوع  BPA در مورد خودکار کردن فرآیندها است، در مقابل، نرم افزار BPMS در مورد مدیریت فرآیندها است که در مدیریت فرایندهای کسب و کار ممکن است موضوع اتوماسیون نیز مطرح باشد یا نباشد. به عبارت دیگر، شما می توانید BPA را نوعی BPM در نظر بگیرید، اما ممکن است که همه سیستم های BPM شامل BPA نباشند.

برخی از کاربردهای BPA (Business Process Automation) عبارت‌اند از:

۱. مدیریت منابع انسانی: به صورت خودکار و اتوماسیونی فرآیندهایی مانند جذب و استخدام کارمندان، مدیریت حضور و غیاب، پردازش حقوق  ، آموزش و توسعه می‌تواند با استفاده از BPA بهبود یابد.

۲. مدیریت مشتری: BPA می‌تواند در مسائلی مانند مدیریت ارتباط با مشتریان، پردازش سفارشات، تنظیم قراردادها و تامین خدمات مشتریان مفید باشد. این پیشروی در مدیریت مشتری قادر است به تجربه‌ی مشتری بهبود بخشد و فرصت‌های جدیدی را برای جذب مشتریان فراهم کند.

۳. مدیریت مالی: استفاده از روش‌های اتوماسیونی در مثال‌هایی مانند تهیه‌ی صورت‌های مالی، پردازش پرداخت‌ها و دریافت‌ها، کنترل هزینه و بودجه‌بندی، ثبت و تنظیم کارمزدها و مالیات‌ها می‌تواند دقت و کارآیی در عملکرد مالی را افزایش دهد.

۴. مدیریت فروش و بازاریابی: برنامه‌ریزی و اجرای کمپین‌های تبلیغاتی، پیگیری کیفیت فرآیند فروش، پردازش سفارشات و تنظیم قراردادها می‌تواند از طریق BPA بهبود یابد و بر بهره‌وری تیم‌های فروش و بازاریابی تأثیر مثبت داشته باشد.

۵. ساخت و تولید: اتوماسیون فرآیندها مانند برنامه‌ریزی و پیگیری تولید، مدیریت زنجیره‌ی تأمین  و پروسه‌ی کیفی می‌تواند در بهبود بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها موثر باشد.

۶. سازماندهی و مدیریت داده‌ها: BPA می‌تواند در مدیریت داده‌ها و اطلاعات کمک کند، از طریق استخراج، پردازش و تجزیه و تحلیل نتایج فعالیت‌ها به شکل خودکار.

۷. مدیریت عملیاتی: اتوماسیون و خودکار سازی فعالیت‌های مربوط به برنامه‌ریزی و کنترل تولید، پیگیری کیفیت، مدیریت تعمیر و نگهداری و زمانبندی منابع، بهبود قابل توجهی را در مدیریت عملیات و تولید به همراه خواهد داشت.

۸. بهبود کیفیت و عملکرد: با استفاده از BPA می‌توان بهبود کیفیت فرآیندها، مانند کاهش خطاها، بهبود زمان های پرت، بهبود کارایی و بهره‌وری را دنبال کرد.

۹.تجزیه و تحلیل داده‌ها: با استفاده از BPA می‌توان داده‌های سازمان را جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل کرده و بر اساس آن‌ها تصمیم‌گیری کرد. این امر می‌تواند به بهبود روند تصمیم‌گیری و استراتژی‌های سازمان کمک کند.

۱۰. بهینه‌سازی هزینه‌ها: با استفاده از BPA می‌توان هزینه‌های سازمان را کاهش داد و عملکرد مالی را بهبود بخشید.

۱۱. افزایش انعطاف‌پذیری: با استفاده از BPA می‌توان فرآیندهای سازمان را قابل تنظیم و انعطاف‌پذیر کرد تا سازمان بتواند به رشد و تغییرات بازار پاسخگو باشد.

۱۲. ارتباط سیستم‌ها: استفاده از BPA می‌تواند سیستم‌ها و برنامه‌های مختلف سازمان را با هم مرتبط کند و اطلاعات را در یک سیستم مرکزی و بانک اطلاعاتی یکپارچه جمع‌آوری و مدیریت کند.

۱۳. کاهش وابستگی دستی فرآیندها: با استفاده از BPA می‌توان فرآیندهای سازمان را اتوماسیون کرده و وابستگی به وظایف دستی را کاهش داد.

۱۴. بهبود ارتباطات و همکاری تیم ها: استفاده از BPA می‌تواند بهبود ارتباطات داخلی و همکاری بین تیم‌ها و واحدهای سازمان را تسهیل کند.

هر دوی این مفاهیم برای دنیای تجارت مهم هستند و در صنایع مختلفی کاربرد دارند. هدف BPA و BPM این است که کارها را کارآمدتر کنند، مراحل غیرضروری را حذف کنند و گردش کارها را برای بهره وری بیشتر و افزایش رضایتمندی مشتریان ساده ­تر کنند. نرم افزار BPA امکان خودکارسازی فعالیت ها یا خدمات را فراهم می کند. یک مثال ساده از BPA نرم افزاری است که فرم کاغذی را به فرم الکترونیکی تبدیل می کند که پس از تکمیل به طور خودکار به گیرنده مناسب ارسال می شود. نرم افزار BPA تقریباً در هر بخش از سازمان شما از جمله منابع انسانی، زنجیره تأمین و فناوری اطلاعات قابل استفاده است.

 فرآیندهای کسب و کار که قابل اتوماسیون هستند، معمولاً فرآیندهایی هستند که توسط یک رویداد خاص آغاز می شوند. به عنوان مثال، ثبت گزارش هزینه ممکن است باعث یک توالی از مراحل از پیش تعریف شده شود که زمانی پایان می یابد که کارمند چک مبلغ  (یا وجوه الکترونیکی که به حساب او منتقل می شود) را دریافت کند. گاهی اوقات نرم افزار BPA تنها یک فرایند خاص را هدف قرار می دهد (مانند گزارش هزینه)، اما ممکن است بخشی از یک استراتژی بزرگتر در یک سیستم BPM باشد. بنابراین نرم افزار BPMS جامع تر از نرم افزار BPA است و برای مدیریت چندین گردش کار در یک سازمان طراحی شده است.

نرم‌افزار گردش کار BPM به جای تمرکز بر خودکارسازی یک فرآیند واحد، به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا به کارایی بیشتری دست یابند و همراه با تغییر نیازهای کسب‌وکار تکامل یابند. یکی دیگر از نتایج اجرای موفق نرم افزار BPMS کاهش خطاهای انسانی و درک واضح‌تر از نقش‌ها و مسئولیت‌ها در گردش کارها است.

BPM یک رویکرد سیستماتیک برای بهبود فرآیندها است. هنگامی که BPM با موفقیت اجرا می شود، همه بهتر می فهمند که چگونه به دستیابی   اهداف تجاری کسب و کار خود کمک می کنند. استفاده از نرم افزار BPMS منجر به بهبود فرآیندهای کاری شده و در مقابل نیروی کار شادتر و مولدتری در کسب و کار خود خواهید داشت که همین امر  باعث می شود که  مشتریان راضی­تر، درآمد بیشتر و هزینه های کمتری داشته باشید.

اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و تفاوت آن با BPM

RPA  یک اتوماسیون است که افزایش کارایی و بازدهی کارکنان یک کسب و کار را به دنبال دارد و همچنین استفاده از آن، مشکلات فرآیندهای کسب و کار را کاهش می‌دهد. در مقابل نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا نرم افزار BPMS نوعی ابزار برای مدیریت فرآیند کسب و کار به شمار می‌رود که با استفاده از آن کارکنان می‌توانند مدل‌سازی، پیاده‌سازی و رصد فرآیندها را به سادگی انجام دهند. با وجود تفاوت‌های دو سیستم RPA و BPMS، آنها مکمل یکدیگر به شمار می‌روند و استفاده همزمان از آنها زیرساخت قوی‌تری برای مکانیزاسیون فرآیندهای سازمان ایجاد می‌کند

هر چند ممکن است قسمتی از فعالیت‌های یک فرآیند به وسیله نرم افزار BPMS به شکل خودکار انجام شود، اما نقش ربات‌ها نیز در فرآیندها اثرگذار و قابل توجه است. پیاده‌سازی فرآیند بدون نیاز به عامل انسانی امکان‌پذیر نیست. بنابراین پیاده‌سازی و راه‌اندازی همزمان RPA و BPMS، نسبت به پیاده‌سازی جداگانه آنها ارزش بالاتری دارد و در نهایت، نتایج حاصل از سیستم‌های هوشمند BPMS  را بهبود می‌بخشد.

جدول زیر تفاوت RPA و نرم افزار BPMS را در حوزه‌های مختلف بررسی می‌کند.

حوزه های کاربردی	RPA	BPMS
حوزه فناوری	ربات‌های نرم‌افزاری فرآیندهای تکراری و خسته‌کننده را به جای انسان‌ها تکمیل می‌کنند	ابزارهای متفاوت تحلیل کسب و کار، موتور جریان کار، فرم ورود اطلاعات و…
خودکارسازی	کاهش کارهای دستی، تکراری و فعالیت‌هایی که نیاز به تصمیمات پیچیده ندارند	طراحی مجدد جریان‌ فرآیندها برای حذف گره‌ها و در نهایت افزایش بهره‌وری در سازمان‌
استقرار	مقاومت سازمانی کمتری به دنبال دارد. فرآیندها و برنامه‌های کاربردی بدون نیاز به کدنویسی یا آموزش خاص در سازمان قابل پیاده‌سازی و اجرا هستند	نیاز به منابع فنی برای اختصاص به فرآیند (بر اساس پیچیدگی و یکپارچه‌سازی) تلاشی طولانی مدت را می‌طلبد. این مورد معمولا با مقاومت زیادی در سازمان­ها روبرو می‌شود
تاثیر بر کسب و کار	بازدهی این سیستم سریع و هزینه آن مناسب تر است. اما پیاده‌سازی آن نمی‌تواند ناکارآمدی‌های زیربنایی فرآیندها را جبران کند	افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه و همچنین انطباق و کارایی گسترده کسب و کار را به دنبال دارد

اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و تفاوت آن با BPA  

اتوماسیون فرآیند رباتیک یا RPA روش دیگری است که توسط شرکت ها برای خودکارسازی کارهای تجاری با حجم بالا و دستی به کار گرفته شده است. در حالیکه هم  BPA اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار و هم RPA در تلاش برای خودکارسازی فرآیندها هستند، تفاوت اصلی بین این دو این است که RPA از فناوری‌های شناختی مدرن در رباتیک و هوش مصنوعی (AI) استفاده می‌کند. در ادامه این مقاله به برخی از موارد استفاده رایج از RPA در کسب و کارها می پردازیم :

 

• • آشتی ورود داده‌ها با فناوری OCR

• • مقایسه قیمت خدمات مشتری از طریق ربات‌های چت پردازش اطلاعات منابع انسانی

• • بازنشانی رمز عبور

یکی از رایج ترین نمونه های RPA استفاده از ربات های چت برای افزایش تجربه مشتری است. بسیاری از سازمان ها از ربات های چت مبتنی بر هوش مصنوعی استفاده می کنند که اغلب در وب سایت های تجاری ظاهر می شوند. این ربات‌ها بصورت 24×7 کار می‌کنند و داده‌ها را بازیابی می‌کنند یا مشتریان را واجد شرایط می‌کنند تا به سؤالات آنها پاسخ دهند یا آنها را به شخص مناسب هدایت می­کنند. این ربات‌های چت برای کاهش زمان صرف شده برای پاسخگویی به سوالات اولیه خدمات مشتری، به نیروی کار اجازه می‌دهد تا بر روی کار با ارزش افزوده و استراتژیک تمرکز کنند، و ربات های هوشمند وظایف آنها را انجام دهند.

کاربردهای RPA (Robotic Process Automation) در صنایع مختلف :

۱. بانکداری و مالیاتی: استفاده از RPA در بخش هایی از بانکداری مانند پردازش درخواست های مالی مشتریان، ایجاد و ارسال صورتحساب ها، پردازش تراکنش های مالی و تهیه گزارشات مالیاتی می تواند بهبود قابل توجهی در سرعت و دقت فرآیندها داشته باشد.

۲. سلامت و درمان: در بخش هایی از محیط هایی مانند بیمارستان ها، مراکز درمانی و شرکت های بیمه، استفاده از RPA می تواند برای ایجاد نوبت دهی آنلاین، پردازش فرم های بیمه، ایجاد گزارشات درمانی و تشخیصی و بهبود اتوماسیون کلی فرآیندها مفید باشد.

۳. صنعت تولیدی: RPA می تواند در فرآیندهای مانند مدیریت زنجیره تامین، کنترل کیفیت، ردیابی محصول و پردازش گزارشات تولیدی مورد استفاده قرار بگیرد. با استفاده از ربات های نرم افزاری، می توان زمان و هزینه های زیادی در این صنایع صرفه جویی کرد.

۴. خدمات مشتریان: استفاده از RPA در مشاغل خدماتی مانند مرکز تماس، خدمات مشتریان آنلاین و ارائه خدمات پس از فروش می تواند بهبود چشمگیری در سرعت و کیفیت خدمات ارائه شده به مشتریان داشته باشد.

۵. مالی و حسابداری: استفاده از RPA در فرآیندهایی مانند پردازش فاکتورها، حسابداری مشترک، تهیه گزارشات مالی و اتوماسیون عملیات مالی می تواند بهبود قابل توجهی در دقت و کارآیی این فعالیت ها به همراه داشته باشد.

به طور کلی، استفاده از RPA در حوزه های مختلف کسب و کار می تواند بهبود قابل توجهی در سرعت، دقت و کارآیی فرآیندها به همراه داشته و در نهایت باعث بهبود عملکرد کسب و کار می شود.

BPA و RPA در مقابل BPM

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک روش پیشرفته برای دستیابی به حداکثر کارایی فرآیندها، تحقق اهداف و ارزش‌های سازمان است. استقرار BPM با ساده‌سازی و مکانیزاسیون فرآیندها باعث افزایش سرعت عملکرد سازمان و کاهش خطاها و در نتیجه آن کاهش هزینه ها می شود. همچنین تعریف شاخص‌های عملکردی (KPI) قسمت تفکیک‌ناپذیر مدیریت فرآیندهای کسب و کار است که راه مهمی برای کمک به تعیین و اندازه­گیری میزان دستیابی به اهداف تجاری کسب و کار شما هستند. مدیریت فرآیندهای کسب و کار (نرم افزار BPMS) به ساماندهی و هماهنگی فعالیت‌ها  بین واحدهای مختلف می‌پردازد    و خلق ارزش برای مشتریان در این سیستم اهمیت ویژه‌ای دارد؛ زیرا که تمرکز اصلی در هر کسب و کار بر روی مشتریان است.

در واقع BPA و RPA، هیچ روش، ابزار یا تاکتیکی را مشخص نمی کنند اما BPM قصد دارد یک فرآیند مدیریتی شامل مفاهیم، ابزارها و تکنیک‌های موثر را در سراسر سازمان جهت تحقق اهداف و ارزش‌های سازمان به وجود بیاورد. با استفاده از فناوری‌ها و نرم‌افزارهای BPM، می‌توان فرآیندهای کسب و کار را مستندسازی، تحلیل، اشکال‌زدایی و بهینه‌سازی کرده و عملکرد سازمان را در جهت افزایش درآمد و خدمت دهی به مشتریان بهبود بخشید.

نتیجه گیری:

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، اتوماسیون فرآیندهای روباتیک و مدیریت فرآیندهای کسب و کار سه اصطلاح جداگانه هستند که گرچه از نظر فنی با یکدیگر متفاوت هستند، اما قصد دارند به یک هدف دست یابند: آن هم بهبود فرآیندهای تجاری و افزایش کارایی منابع موجود. در کل، RPA بیشتر به بهینه‌سازی فرآیندها و خودکارسازی آنها با استفاده از ربات‌های نرم‌افزاری متمرکز است، BPA دامنه‌ی گسترده‌تری دارد و هدف آن خودکارسازی و بهبود فرآیندهای کسب و کار است و در مقابل BPM به عنوان یک رویکرد مدیریتی، همراه با استفاده از فناوری‌ها و ابزارهایی مانند نرم‌افزارها و سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار، بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار را انجام می‌دهد.

راهکارهایBPM، به صورت کلی و بیشتر از حیث کسب‌­وکار به تحلیلگران تجاری و فرآیند کمک می‌کنند تا بزرگ فکر کرده و با دارا بودن چشم‌اندازی به آینده توسعه کسب و کار را مدل‌سازی نمایند. به طور دقیق، توانایی تنظیم اهداف و استراتژی‌ها، طراحی مدل‌های زنجیره ارزش و پیوند دادن فرآیندهای BPM در این چشم‌انداز بزرگ موجود می باشد.

هنگام پیاده‌سازی اتوماسیون در سازمان، داشتن یک استراتژی منسجم که دو یا همه روش‌ها را برای ساده‌سازی فرآیندهای پیچیده ترکیب می‌کند، بسیار مهم است. در شرکت مهندسی تذرو افزار، ما این را بهتر از هر کس دیگری درک می کنیم. ما به مشتریان خود برای درک و شناسایی بهتر فرآیندها و روال های درون سازمانی­شان کمک می کنیم و در هر مرحله برای ترسیم بهترین فرآیندها برای تحقق زنجیره ارزش کسب و کار در کنارشان هستیم و با آنها همکاری می کنیم تا بهترین راهکار منحصر به فرد برای سازمان خود را شناسایی کنند.

 ما راه حل های سفارشی را برای تمام بخش ها در صنایع مختلف ایجاد می کنیم و معتقدیم راهکارهای نرم افزاری مبتنی بر فرآیند شرکت تذرو افزار در کنار ارايه خدمات مهندسی و مشاوره کارآمد تضمین می‌کنند که کارهای روزمره  به صورت اتوماتیک و هوشمند انجام شوند و به‌طور خودکار از  انسان­ها به ربات­ها منتقل گردند تا نیروهای کار شما بتوانند روی تصمیم‌گیری­های استراتژیک‌تری تمرکز کنند. این تخصص ما است که تجارت و فناوری را با هم ترکیب کنیم تا به یک راهکار یکپارچه و جامع نرم افزاری درصنایع مختلف برسیم .

منابع:

https://www.perfectapps.com/bpa-versus-bpm-whats-the-big-difference/#:~:text=BPA%20is%20about%20automating%20processes,all%20BPM%20may%20include%20BPA.https://nuummite.com/business-process-automation-understanding-the-difference/