مدیریت دانش فرآیندی است که به سازمان ها کمک می کند تا دانش، اطلاعات و مهارت های مهمی را که به عنوان حافظه ی سازمانی محسوب می شود شناسایی، انتخاب، مستندسازی و در سطح سازمان منتشر نمایند. استفاده از این فرآیند سازمان را برای حل مسائل، یادگیری، اشتراک گذاری، برنامه ریزی و تصمیم گیری های آتی توانمند می سازد. در این فرآیند تمامی افراد سازمان می توانند اطلاعات و دانش خود را در سیستم ثبت کرده تا پس از بررسی و تایید در کمیته های مدیریت دانش بصورت یک دانش جدید در سطح سازمان برای استفاده به اشتراک گذاشته شود.
” مدیریت دانش فرآیند ایجاد، به اشتراک گذاری، استفاده و مدیریت دانش و اطلاعات سازمان است “
فرآیند مدیریت دانش شامل یک زیر فرآیند اصلی می باشد:
فرآیند بروز رسانی درخت دانش
یکی از مهمترین کاربردهای فرآیند مدیریت دانش ایجاد یک حافظه سازمانی قوی، یکپارچه و به روز شده می باشد. به عبارت دیگر برای اینکه بتوان تمامی اطلاعات سازمان را در این سیستم تعریف و مدیریت نمود، لازم است که فرآیند به روز رسانی آن نیز در سطح سازمان تعریف و اجرایی گردد تا بر اساس هرگونه تغییری در کسب و کار سازمان (شامل تعریف خدمت جدید، حذف خدمات و یا ایجاد و ویرایش روی هر گونه اطلاعات) موارد آن طی یک روند مشخصی در سازمان تعریف و اجرایی گردد.
اهداف و وظایف :
وظایف اصلی این فرآیند عبارتند از
- شناسایی ایده ها و اطلاعات در بخش های مختلف سازمان و شروع فرآیند بروزرسانی درخت دانش
- ثبت کردن، دسته بندی اطلاعات جمع آوری شده در حوزه های مختلف
- بررسی اطلاعات جمع آوری شده توسط نفرات ارشد سازمان
- تبدیل اطلاعات به دانش مفید و کارآمد توسط افراد خبره یا کمیته های مدیریت دانش
- ثبت دانش در درخت دانش و در دسترس و قابل استفاده بودن برای تمامی افراد سازمان
اهداف فرآیند مدیریت دانش
- افزایش سطح دانش سازمان
- ایجاد دانش جدید، ترویج نوآوری و افزایش مشارکت در سطح سازمان
- جلوگیری از دست رفتن حافظه‌ی سازمانی
- کاهش اتلاف وقت در یافتن دوباره راه حل مسائل و مشکلات
چگونگی ارتباط فرآیند مدیریت دانش با سایر فرآیندها
فرآیند مدیریت دانش به منظور آسان نمودن دسترسی به اطلاعات، به اشتراک گذاشتن دانش سازمانی و افزایش کیفیت و رضایتمندی مشتریان بـا سرویس ها و فرآیندهای مکمل زیر ارتباط برقرارمی نماید:
- سرویس مدیریت حوادث
- مدیریت و پاسخگویی به درخواست ها
- سرویس مدیریت مشتریان
- سرویس مدیریت تغییرات
تمامی این فرآیندها به یکدیگر وابسته هستند و از ابزارها و اطلاعات یکسانی استفاده می نمایند. این فرآیندها و نتایج آنها می تواند بصورت مستقیم یا غیر مستقیم در فرآیند مدیریت دانش تاثیر گذار باشد.
دستاوردهای اجرایی شدن فرآیند مدیریت دانش
- تشخیص کمبودها در دانش سازمانی
- کاهش رخدادها با بالارفتن سطح دانش سازمانی
- کاهش دوباره کاری ها
- بهره وری بیشتر از سرمایه انسانی
- بهبود کیفیت خدمت رسانی به مشتریان
