راهکار BPMS وتاثير متقابل آن بر بهبود سيستم هاي موجود در سازمان

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) ابزاری نرم افزاری است که سازمان ها برای مدیریت، ساده سازی و بهینه سازی فرآیندهای تجاری خود از آن استفاده می نمایند. این راهکار به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندها خودکار شده، وظایف دستی حذف گشته، خطاها کاهش یافته و کارایی بهبود بخشیده شود.

راهکار BPMS به گونه ای طراحی شده اند که انعطاف پذیر و قابل تنظیم باشند تا نیازهای منحصر به فرد سازمان های مختلف را برآورده نمایند. این راهکار ها معمولاً از چندین مؤلفه، از جمله مدل‌سازی فرآیند، اتوماسیون گردش کار، نظارت بر فرآیند و گزارش گیری تشکیل می‌شوند که در ادامه به توضیح هر یک خواهیم پرداخت.

 

مدل سازی فرآیند

مدل‌سازی فرآیند راهکار BPMS ،سازمان‌ها را قادر می سازد تا فرآیندهای تجاری خود را به صورت بصری تعریف نمایند. مدل‌سازی فرآیند شامل ایجاد نمودارهای فرآیندی است که جریان وظایف و فعالیت‌ها را در یک فرآیند تجاری نشان می‌دهد. ابزارهای مدل‌سازی فرآیند به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که جنبه‌های مختلفی از فرآیندهای تجاری خود، از جمله توالی وظایف، نقش‌ها و مسئولیت‌های پرسنل، داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز برای هر کار و قوانین و شرایط حاکم بر فرآیند را تعریف نمایند. ابزارهای مدل‌سازی فرآیند همچنین به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که فرآیندهای تجاری خود را قبل از پیاده‌سازی، شبیه‌سازی و آزمایش کنند. این امر به سازمان ها کمک می کند تا قبل از به کارگیری فرآیند در تولید، تنگناها، ناکارآمدی ها و زمینه های بهبود بالقوه را شناسایی نمایند.

اتوماسیون گردش کار

اتوماسیون گردش کار راهکار BPMS، اجرای فرآیندهای تجاری را خودکار می کند. اتوماسیون گردش کار شامل تعریف و پیکربندی جریان های کاری است که جریان کارها و فعالیت ها را در یک فرآیند کسب و کار خودکار می کند.

ابزارهای اتوماسیون گردش کار به سازمان ها امکان می دهند تا قوانین و شرایطی را تعریف کنند که بر جریان وظایف و فعالیت ها حاکم است. به عنوان مثال، گردش کار را می توان برای هدایت وظایف به پرسنل مناسب بر اساس نقش ها و مسئولیت های آنها پیکربندی کرد. همچنین، با کمک ابزارهای اتوماسیون گردش کار وضعیت گردش کار درلحظه مشاهده می شود و سازمان ها، بر پیشرفت وظایف و فعالیت ها نظارت نموده و تنگناها و تاخیرها را شناسایی می نمایند.

نظارت بر فرآیند

مولفه نظارت بر فرآیند راهکار BPMS، دید درلحظه را برای بررسی عملکرد فرآیندهای تجاری به ارمغان می آورد. نظارت بر فرآیند شامل ردیابی و تجزیه و تحلیل داده ها و اطلاعات مربوط به اجرای فرآیندهای تجاری است. ابزارهای نظارت بر فرآیند به سازمان ها این امکان را می دهند که به شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) که اثربخشی و کارایی فرآیندهای تجاری آنها را اندازه گیری می کنند، نظارت نمایند. KPI ها می توانند شامل معیارهایی مانند زمان چرخه، توان عملیاتی، نرخ خطا و رضایت مشتریان باشند.

ابزارهای نظارت بر فرآیند همچنین به سازمان ها این امکان را می دهند که گلوگاه ها و ناکارآمدی ها را در فرآیندهای تجاری خود شناسایی کنند. با تجزیه و تحلیل داده ها و اطلاعات مربوط به عملکرد فرآیند، سازمان ها می توانند زمینه های بهبود را شناسایی کرده و اقدامات اصلاحی را برای بهینه سازی فرآیندهای تجاری خود انجام دهند.

گزارش گیری

مؤلفه گزارش گیری راهکار BPMS به سازمان‌ها بینش عملی در مورد فرآیندهای تجاری خود می‌دهد. گزارش گیری شامل تولید گزارش و تجزیه و تحلیل داده ها و اطلاعات مربوط به اجرای فرآیندهای تجاری است. ابزارهای گزارش‌دهی به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا گزارش‌هایی تولید نمایند که شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را خلاصه می‌کند و بینش‌هایی درباره عملکرد فرآیند ارائه می‌دهد. گزارش ها را می توان برای پاسخگویی به نیازهای منحصر به فرد ذینفعان مختلف مانند مدیران، مدیران اجرایی و مشتریان سفارشی سازی کرد.

ابزارهای گزارش‌دهی همچنین به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا گزارش‌های موردی که بینش‌هایی را در مورد جنبه‌های خاصی از فرآیندهای تجاری آنها ارائه می‌کنند، تولید نمایند. گزارش‌های موردی را می‌توان در صورت تقاضا تولید کرد تا بینش‌های درلحظه در مورد عملکرد فرآیند ارائه و زمینه‌هایی برای بهبود شناسایی گردد.

مزایای راهکار BPMS

راهکار BPMS چندین مزیت از جمله موارد زیر را برای سازمان ها به ارمغان می آورند:

• افزایش بهره وری:

 راهکار BPMS فرآیندها را خودکار کرده، وظایف دستی را حذف نموده و خطاها را کاهش می دهند و بدین ترتیب مدت زمان انجام کار کوتاه تر و بهره وری افزایش می یابد.

• کاهش هزینه ها:

راهکار BPMS به سازمان ها کمک می کنند تا فرآیندهای تجاری خود را بهینه کرده، هزینه ها را کاهش داده و کارایی را بهبود بخشند.

• بهبود کیفیت:

راهکار BPMS به سازمان ها کمک می کنند تا خطاها و تاخیرها را حذف کنند و در نتیجه باعث بهبود کیفیت و رضایت مشتریان می گردند.

• افزایش رضایت مشتریان:

راهکار BPMS عملکرد فرآیند را درلحظه نمایش می دهند و سازمان‌ها را قادر می سازند تا به درخواست های مشتریان با سرعت بالا پاسخ داده و اطلاعات دقیق و به‌روز ارائه نمایند.

اثر متقابل راهکار BPMS بر سیستم های موجود

راهکار BPMS مدیریت فرآیند کسب‌وکار مدیریت جریان کار، وظایف و عملیات را در سازمان دچار تحول کرده است و سازمان ها را قادر ساخته تا فرآیندهای تجاری خود را ساده کرده، خطاها و تاخیرها را کاهش و کارایی را افزایش داده و رضایت مشتریان را بهبود بخشند.

راهکار BPMS چندین مزیت از جمله افزایش بهره وری، کاهش هزینه ها، بهبود کیفیت و افزایش رضایت مشتریان را به سازمان ها ارائه می دهد. BPMS همچنین می‌توانند به سازمان‌ها در بهبود انطباق با الزامات نظارتی کمک کند. راهکار BPMS با خودکارسازی فرآیندها و ارائه دید درلحظه به عملیات، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که فرآیندهایشان با مقررات مطابقت دارند.

راهکار BPMS همچنین می‌تواند به سازمان‌ها در بهبود امنیت داده‌ها کمک کند. راهکار های BPMS با ارائه کنترل‌های دسترسی مبتنی بر نقش، اطمینان می‌دهند که فقط پرسنل مجاز به داده‌های حساس دسترسی دارند و به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا سیاست‌ها و رویه‌های امنیتی را اجرا کنند و خطر نقض داده‌ها را کاهش دهند. در ادامه تاثیر متقابل راهکار BPMS بر بهبود سیستم های موجود در یک سازمان بررسی خواهد شد.

BPMS برای ادغام با سیستم های موجود در یک سازمان طراحی شده است و می تواند با پلتفرم های مختلفی از جمله سیستم های قدیمی، سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و سیستم های مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) کار کند. راه حل های BPMS می توانند به سازمان ها کمک کنند تا عملکرد سیستم های موجود خود را با خودکارسازی گردش کار، حذف فرآیندهای دستی و کاهش خطاها بهبود بخشند.

اثر متقابل راهکار BPMS بر سیستم های موجود قابل توجه است.

راهکار های BPMS قادرند عملکرد سیستم های موجود را با خودکارسازی گردش کار، حذف وظایف دستی و کاهش خطاها بهبود بخشند. در عین حال، سیستم‌های موجود می‌توانند داده‌ها و اطلاعات ارزشمندی را در اختیار راهکار های BPMS قرار دهند و آن‌ها را قادر سازند تا فرآیندها را بهینه کرده و عملکرد را به میزان بیشتری بهبود بخشند.

به عنوان مثال ممکن است سازمانی با در اختیار داشتن سیستم CRM تعاملات و تبادلات مشتریان را پیگیری نماید. راهکار BPMS با ادغام با سیستم CRM فرآیند مسیریابی درخواست های مشتریان به بخش یا پرسنل مربوطه را خودکار می کند. BPMS همچنین می‌تواند به‌روزرسانی‌های درلحظه سیستم CRM را ارائه کند و نمایندگان خدمات مشتریان را قادر به ارائه اطلاعات دقیق و به‌روز به مشتریان نماید.

مثالی دیگر سازمانی با سیستم ERP است که عملیات موجودی و زنجیره تامین را مدیریت می کند. یک راهکار BPMS می تواند با یکپارچه سازی با سیستم ERP فرآیند سفارش و تکمیل موجودی را خودکار کند. BPMS همچنین به‌روزرسانی‌های بلادرنگ سیستم ERP را فراهم کند و به مدیران اجازه دهد سطوح موجودی را دنبال کرده و عملیات زنجیره تامین را بهینه کنند.

راهکار BPMS همچنین می‌توانند عملکرد سیستم‌های موجود را با ارائه تحلیل‌ها و گزارش‌های درلحظه بهبود بخشند. راه‌حل‌های BPMS با جمع‌آوری داده‌ها از منابع مختلف، از جمله سیستم‌های موجود، می‌توانند بینش‌های ارزشمندی در مورد عملیات ارائه کنند و به سازمان‌ها در شناسایی تنگناها، ناکارآمدی‌ها و زمینه‌های بهبود کمک کنند.

نتیجه گیری

راهکار BPMS مزایای قابل توجهی را به سازمان ها ارائه می دهند و با ادغام با سیستم‌های موجود، می‌توانند عملکرد این سیستم‌ها را با خودکارسازی گردش کار، حذف وظایف دستی و کاهش خطاها بهبود بخشند. در عین حال، سیستم‌های موجود می‌توانند داده‌ها و اطلاعات ارزشمندی را در اختیار راهکار های BPMS قرار دهند و آن‌ها را قادر سازند تا فرآیندها را بهینه کرده و عملکرد را به میزان بیشتری بهبود بخشند.

سازمان‌هایی که راهکار های BPMS را پیاده‌سازی می‌کنند، می‌توانند انتظار پیشرفت‌های قابل توجهی در فرآیندهای تجاری، عملیات و عملکرد کلی خود داشته باشند و با استفاده از تأثیر متقابل راه حل های BPMS و سیستم های موجود، به کارایی و بهره وری بیشتری دست یابند.