آیا با خرید نرم افزار BPM مشکلات کسب و کار سازمان ها حل می شود؟

تمایل به پیاده سازی نرم افزار  BPM در تمامی سازمان ها از هر نوع و اندازه با سرعتی فوق العاده در حال رشد است. با این حال، بسیاری همچنان BPM را یک رمز و راز می دانند. نرم افزار ) BPM مدیریت فرآیند کسب و کار(  در زمینه اتوماسیون و ساده سازی فرآیندهای دستی که روزانه در سازمان ها اتفاق می افتد، سخن می گوید؛ اما صرفا خرید نرم  افزار BPM مشکلات سازمان  ها را تضمین نمی کند. پیروی از چند روش در زمان پیاده سازی و استقرار نرم افزار BPM، کمک شایانی هم از نظر سهولت استقرار به تیم فناوری اطلاعات و هم از نظر مزایای قابل توجه به کسب وکار، می نماید.

نرم افزار BPM چیست و چه اهدافی را در سازمان دنبال میکند؟

نرم افزار BPM مجموعه ای از روش ها، ابزارها و تکنیک هایی است که سازمان ها می توانند برای کمک به افزایش کارآیی و بهره وری فرآیندهای تجاری استفاده کنند. این راهکار همچنین، به مدیران کسب و کار کمک می کند تا فرآیندهای سازمان را با اهداف راهبردی سازمان و نیازهای مشتریان هماهنگ کنند. BPM از رویکرد سلسله مراتبی جهت بهبود فرآیند پیروی نمی کند و به یک بخش از سازمان محدود نیست و وقتی در چندین بخش سازمان اعمال شود، بهترین عملکرد را دارد. نرم افزار BPM ، نرم افزاری جهت بهبود فرآیندهای کسب و کار سازمان از طریق تعریف، اتوماسیون و تجزیه و تحلیل فرآیند ها می باشد.

نرم افزار BPM ، به خودی خود، نظامی است که سازمان ها برای شناسایی، مستند سازی و بهبود فرآیند های کسب و کار خود استفاده می کنند و BPMS، ابزاری جهت فعال کردن جنبه های مدیریت فرآیند کسب و کار می باشد.

هدف اصلی نرم افزار BPM اتوماسیون فرآیندهای دستی است که وقت و انرژی ارزشمند کارمندان را که بهتر است در سایر فعالیت ها صرف شود، ذخیره می کند؛ اما صرفا خریدن نرم افزار BPM موفقیت را تضمین نمی کند و عوامل دیگری نیز در موفق بودن آن دخیل اند. مدیرانی که مایل به استفاده از این راهکار در سازمان خود هستند، با چالش های هماهنگی بخش های مختلف و همکاری بین بخش ها برای استفاده موثر از راهکار BPM مواجه می شوند. اِعمال این راهکار در چندین بخش فرصت بیشتری برای سازمان و کارمندان آن به وجود می آورد، اما عواملی که در ادامه به توضیح آن ها خواهیم پرداخت، باید به دقت مورد بررسی قرار گیرند تا پیاده سازی و استقرار صحیح و موفقیت سازمان تضمین شود.

مدل سازی فرآیند ها در نرم افزار BPM

در ابتدای استقرار نرم افزار BPM ، مدل سازی صحیح فرآیند مهم است. باید فرآیند ها دقیقا بر اساس نحوه کار کارمندان، و نه به صورت کار در یک دنیای کامل و بی نقص، مدل شوند. اولین قدم می تواند، مقایسه عملکرد افراد حاضر در سازمان با عملکردی مطلوب از خروجی کار هایی که به آن ها محول شده، و تهیه مدلی از آن ها باشد. این امر می تواند هم به صورت گرافیکی و هم در یک سند ساده انجام شود. هنگامی که این معیارها بر اساس عملکرد واقعی ایجاد شدند، مدل گردش کار مد نظر جهت پیاده سازی ایجاد می شود.

سنجش کارکرد کارمندان نیاز به داده دارد. در هر سازمان داده های زیادی که مستند و ثبت نشده و ساختار یافته نمی باشند، وجود دارند؛ ضبط و گزارش تماس های تلفنی، ایمیل، چت و سایر ارتباطات بصورت صحیح چالش آفرین است. سازمان ها می توانند از BPM استفاده کرده تا این داده ها تبدیل به داده ی ساختار یافته شده، و در یک مدل جریان اصلی ثبت شوند؛ این کار نشان می دهد که کارمندان در حال حاضر چگونه و با چه کیفیتی کار می کنند.

نقش مدیران در نرم افزار BPM

اقدام جهت بهبود فرآیند ها وابسته به شایستگی مدیران بوده و بر این اساس، شکست خورده و یا موفق می شوند. استقرار و نگهداری BPMS مستلزم انتخاب مدیران از میان افراد، با استعدادهای مورد نیاز است.

مدیر فرآیند نقش مهمی را در اجرای BPM بر عهده دارد. این فرد مسئولیت عملکرد فرآیند را بر عهده می گیرد؛ مدیر برای اطمینان از اینکه فرآیندهای نرم افزار BPM انتظارات ثابت را برآورده می کنند، معیارهای عملکرد را کنترل می کند؛ همچنین این مدیران باید بتوانند در بخش هایی كه هیچ كنترل مستقیم یا اختیار رسمی ندارند، تأثیر بگذارند.

ارتباطات

تلاش برای هماهنگی بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار در چندین بخش، باید از یک برنامه ارتباطی کاملاً ساختارمند پیروی کند و ارتباطات خوب کمک می کند تا بخش های مختلف در یک اقدام هماهنگ برای بهبود یک فرآیند عمل کنند. ایجاد یک سیستم ارتباطی مستحکم به حل برخی مشکلات احتمالی قبل از اینکه به یک مسئله تبدیل شوند، کمک می کند.

تعهد اجرایی

در حالی که پذیرش نرم افزار BPM توسط سازمان و ادغام موفقیت آمیز آن در همه سطوح اتفاق می افتد، اما اگر بالاترین سطح مدیریت از BPM پشتیبانی و آن را تأیید کند، مزایای زیادی حاصل می شود. وقتی حمایت از BPM در سطح اجرایی و توسط بالاترین مقام مدیریت به وجود می آید، پیاده سازی و اجرای موفقیت آمیز تضمین شده و همچنین، BPM در معرض حمایت مالی بیشتری قرار گرفته و این امکان محیا می شود تا به بخشی دائمی از فعالیت های سازمان تبدیل شود.

پشتیبانی مناسب IT

نرم افزار BPM به دلیل وابستگی به فناوری اتوماسیون به پشتیبانی بخش IT نیاز دارد. بخش IT در شرایط ایده آل برای مدیریت فناوری BPM واجد شرایط است؛ با این حال، مهم است که BPM صرفاً محدود به بخش فناوری اطلاعات نباشد زیرا در این صورت، این خطر وجود دارد که نرم افزار BPM تمرکز تجاری خود را از دست داده و منحصراً بر فناوری متمرکز شود.

انتخاب پروژه

هنگامی که همه قطعات برای استقرار نرم افزار BPM آماده شدند، سازمان ها برای بهبود و اولویت بندی فرآیندها در ابتدای امر نیاز به انتخاب پروژه ای ساده دارند؛ انتخاب پروژه می تواند تا حد زیادی بر کارایی سازمان در اجرای BPM تأثیر بگذارد؛ با عنایت به اصل 80/20، 80 درصد از مزایای بهبود فرآیند از 20 درصد تلاش های سازمان ناشی می شود بنابراین لازم است اولین پروژه، مناسب انتخاب شود؛ پروژه ای که نه خیلی پیچیده و نه خیلی بلند پروازانه باشد تا از نظر فنی مشکل ساز شود.

به زبانی ساده با اجرای بخشی از یک فرآیند یا انتخاب پروژه ای که تأثیر کمتری داشته باشد اما در مدت 90 روز یا کمتر به پایان برسد، موفقیت سریع تر حاصل می شود.

بررسی تمام حالت های محتمل

حتی فرآیندهای ساده نیز در نهایت دارای تغییرات زیادی هستند. مقتضی است حالت های مختلف فرآیند مستند شوند. این امر به سازمان ها کمک می کند که در ابتدای راه و قبل از اینکه کاربران شروع به آزمایش و شکایت کنند، الزامات مورد نیاز را کشف نمایند.

آزمایش فرم ها، مولفه های یکپارچه و جریان های کاری

بررسی جداگانه هر مولفه و اطمینان از عملکرد آن می تواند در سرعت بخشیدن به اجرا مفید باشد. برای آزمایش رفتار فرم و فرآیند در حالت های مختلف استفاده، باید از داده های نمونه استفاده شود. قبل از اینکه همه مولفه ها در کنار هم قرار بگیرند لازم است، هر یک به طور مستقل آزمایش شوند تا عیب یابی آسان شود. بطور مثال می توان سوالاتی از قبیل “آیا فرم آن طور که باید فیلد های مورد نظر را نشان می دهد؟” یا ” آیا فرآیند ها به درستی اجرا می شوند؟” را پرسید و به آن ها پاسخ داد.

قابلیت استفاده و ظاهر

اغلب، تمرکز در زمان پیاده سازی بر منطق فرآیند ها و یکپارچه سازی می باشد؛ بنابراین فرآیندی که از نظر فنی کامل و عالی بوده و همه اهداف سازمان را برآورده می کند اما تجربه کاربران در آن در نظر گرفته نشده است از طرف مشتریان قابل رد است. کاربران بر روی ظاهر، و قابلیت استفاده تمرکز می کنند. بطور مثال، می توان وضعیت پیشرفت در یک فرم را به کاربران نمایش داد تا بدانند که در چه مرحله  ای از فرآیند قرار دارند یا بعنوان مثالی دیگر، شکستن فرم ها به چندین قسمت به جای Tab بندی، رضایت بیشتری را برای کاربران ایجاد کرده و آن ها می توانند نحوه پیشرفت در تکمیل فرم را به درستی درک کنند. در نتیجه، تمرکز بر طراحی و قابلیت استفاده و اصول زیبایی شناختی می تواند کاربران را در زمان استفاده راضی نگاه دارد.

ذینفعان فرآیند در نرم افزار BPM

مقتضی است نمایندگان هر گروهی که در جلسات آغازین، بررسی اولیه نمونه ها و غیره حضور داشتند را در جریان فرآیند ها قرار داده و یا حداقل نظرات آن ها در نقاط مهم فرآیند دریافت شود. اگر روند کار بسیار بزرگ و پیچیده باشد، لازم است برای کنترل بیشتر گروه ها، افراد به زیرمجموعه هایی تقسیم شوند.

در نظر گرفتن تغییرات آینده

لازم است این نکته مد نظر گرفته شود که فقط نباید برای زمان حال طراحی را انجام داد و باید در نظر گرفته شود که چه نوع تغییراتی در گذشته رخ داده و چه احتمالاتی در آینده وجود دارد.

صرفا خریدن نرم افزار BPM مشکلات را حل نکرده و موفقیت را در سازمان تضمین نمی کند

نرم افزار BPM (مدیریت فرآیند کسب و کار) با اتوماسیون فرآیند های دستی روزانه در سازمان ها زمان زیادی از کارمندان ذخیره کرده و مزایای فراوانی را به همراه دارد اما صرفا خریدن نرم افزار BPM مشکلات را حل نکرده و موفقیت را در سازمان تضمین نمی کند. نکاتی که ذکر شد باید در زمان پیاده سازی، اجرا و استقرار مد نظر گرفته شوند تا موفقیت حاصله از این نرم افزار تضمین شود.