ضرورت وجود بلوغ سازمانی چیست و شاخص های اندازه گیری بلوغ کسب و کار چه چیزهایی هستند؟

بلوغ سازمان یک مفهوم بسیار کاربردی و مهم در مدیریت بهبود فرایند است. ابزارهای اندازه‌گیری و تحلیلی بسیار مناسبی برای اندازه گیری بلوغ سازمانی وجود دارد و شما می‌توانید از آنها استفاده کنید. ارزیابی بلوغ نه تنها سطح فعلی قابلیت‌­ها و بلوغ سازمان برای طراحی و اجرای استراتژی را مشخص می‌کند، بلکه حوزه‌­هایی را که نقاط ضعف سازمان در این رابطه به شمار می آیند نیز تعیین می کند. یکی از مهمترین معیارهای پیشرفت کسب و کار یک سازمان، بلوغ آن است و داشتن اطلاعات در در خصوص داشتن  بلوغ یا عدم داشتن آن در سازمان ضروری است. برای این منظور ، نیاز به یک معیار خوب جهت اندازه گیری بلوغ می باشد. معیاری که امکان مقایسه دقیق با سازمان های رقیب ، شرکای استراتژیک یا حتی مشتریان شما را فراهم کند.

ابزار اندازه گیری مالی می تواند در تعیین بلوغ سازمان شما مفید باشد ، اما این ابزار اصلی برای بلوغ سازمان نبوده و در مرکز توجه نیست. به بیان دیگر موقعیت و قدرت مالی، بلوغ ایجاد نمی کند. برای اندازه گیری صحیح بلوغ سازمان ، می توان از سیستمی که در این مقاله ذکر شده است به نام شاخص بلوغ سازمان ، استفاده شود.

شاخص بلوغ سازمان

BMI  ابزاری برای درجه بندی است که بر اساس ده پارامتر ارزشی ساخته می شود که هریک با پنج عنصر موفقیت اندازه گیری میشود و سرانجام ، BMI  یک کسب و کار را می توان به صورت عددی بین ۱ تا ۵ مشخص کرد.

این شاخص در اصل یک شکل ساده از مدلی است که برای اولین بار در دهه ۱۹۷۰ به عنوان یک مفهوم مطرح شد. این مدل پذیرفته شده جهانی می تواند متناسب با انواع سیستم ها و فرایندها و همچنین سازمان ها باشد. برای مشاغل و سازمانها ، این مدل در قالب یک شاخص بلوغ کسب و کار اعمال می شود. به این ترتیب ، می توان از آن برای درک بلوغ و رشد کسب و کار استفاده کرد و همچنین به عنوان یک معیار برای مقایسه بین سازمان های مختلف (بر اساس امتیاز) استفاده کرد.

۱۰ پارامتر ارزشیابی مشاغل

۱۰  پارامتر هر کسب و کار و  یا سازمان که منجر به ایجاد ارزش می شود و باید به طور مداوم مدیریت شود به شرح زیر است:

• ارتباطات و همکاری: این پارامتر بر کلیه فعالیتها و عملکردهای مربوط به ارتباطات و فرایندهای همکاری در سازمان متمرکز است. فرهنگ و روش های همکاری و ارتباطات سازمان شما  ، مهارت ها ، روش ها و استفاده از ابزارهای موجود نمایانگر این پارامتر است.
• منابع انسانی: این پارامتر بر کلیه فعالیت ها و عملکردهای مربوط به منابع انسانی تمرکز دارد. جنبه انسانی سازمان ، پرورش ، جذب ، و همچنین کسب استعداد و همچنین دستمزد ، آموزش ، ساعت کارکرد ، پیشرفت ، سیاست ها و مقررات بر این پارامتر تاثیرگذار است.
• امور مالی و حسابداری:  این پارامتر بر روی همه موارد مربوط به امور مالی و حسابداری متمرکز است. به طور خاص ، شامل فاکتورها ، پرداخت ها ، برنامه ریزی ها ، بودجه بندی ، معاملات روزانه ، خریدها، استفاده از سرمایه تجاری و …. است.
• بازاریابی: این پارامتر بر کلیه فعالیتها و عملکردهای مربوط به بازاریابی مانند تعریف محصولات ، تمرکز بر بازار هدف ، تحقیق در بازار ، استفاده از تبلیغات ، اجرای تبلیغات و همچنین تمایز سازمان از رقبا متمرکز شده است.
• تدارکات : این مورد پارامتری است که به کلیه فعالیت ها و عملکردهای مربوط به تدارکات مانند خرید ، پردازش ، دریافت ، حمل و نقل ، کنترل موجودی ، بازده ، تجهیزات ، انبارداری و مبادلات مربوط می شود.
• زیرساخت های سازمان: این پارامتر بر هر فعالیت و عملکرد مربوط به زیرساخت سازمان تمرکز دارد و در درجه اول مربوط به مدیریت ، برنامه ریزی ، سیستم های اطلاعاتی ، امورهای دولتی ، رهبری ، مدیریت کیفیت و….است.
• عملیات تولید: این پارامتر تمامی عملیات مربوط به تولید را در سازمان در نظر می گیرد. از جمله این فرایندها تبدیل مواد یا ایده ها به خدمات و کالاهای تمام شده و همچنین روش های تولید، مونتاژ، نگهداری، بسته بندی و همچنین کنترل آنها می باشد.
• فروش : فروش جنبه تجاری دارد و روی کلیه فعالیتها و رویه های مربوط به فروشهایی که سازمان انجام می دهد متمرکز است. تمرکز این فعالیتها به صورت هدفمند برای تسهیل و ترویج خرید از طرف مشتریان است. این فعالیت ها شامل برنامه ریزی تبلیغات، برنامه ریزی ارتقا، مدیریت ارتباط با مشتری، روابط عمومی و تحقق فروش است.
• تحقیق و توسعه:  این مورد بر چرخه عمر محصول ، تست مورد نیاز بودن محصول در بازار، تولید و حتی ایده در مورد محصول متمرکز است. بنابراین ، شامل نوآوری ، توسعه ، تحقیق ، طراحی ، اصلاح و تجدید نظر ، رویه ها و فرایندها و همچنین مستندات است.
• ارائه خدمات و محصولات: این بند جنبه ارائه خدمات، شامل همه موارد مربوط به انتقال خدمت یا محصول است ، مانند هماهنگی تحویل محصولات و خدمات ، مدیریت مشتری ، نصب ، نگهداری و برنامه ریزی.

هر یک از ۱۰ پارامتر ارزیابی کسب و کار به پنج عنصر موفقیت تقسیم می شود:

• رهبری و کارکنان به همه چیز در مورد عنصر انسانی می پردازند.
• مدیریت دانش که شامل ایجاد، نگهداری و انتشار دانش صریح و ضمنی در داخل سازمان و در صورت لزوم در خارج از سازمان است.
• نقشه راه و استراتژی به برنامه های آینده، اهداف، معیارها و همسویی بین عملکردهای هریک از پارامترها اشاره دارد.
• بهبود مستمر (که اغلب به آن شش سیگما گفته می شود) بهبود مداوم هر فرآیند مربوطه را از طریق کنترل فرآیند به صورت آماری درنظر می گیرد.
• پالایش مداوم که غالباً به آن Lean گفته می شود به تصفیه مداوم ، پیگیری بی وقفه ایجاد محصولات و خدمات با بالاترین ارزش از طریق تمرکز بر کاهش یا از بین بردن اتلاف در تمام جنبه های کسب و کار می پردازد.

سطوح بلوغ سازمان از منظر عناصر ۵ گانه موفقیت

برای هر عنصر موفقیت در پارامترهای ۱۰ گانه، پنج سطح بلوغ وجود دارد:

• سطح ۱: آشفته. هیچ فرآیندی وجود ندارد یا هیچ فرآیند یکنواختی وجود ندارد. بی نظمی درون سازمان، کار تکراری مشترک و دوباره کاری در سطح سازمان وجود دارد.
• سطح ۲: آگاه. سازمانی که یاد می گیرد ماهیتی فعالانه داشته باشد. آگاهی نسبت به  نیازهای سازمان وجود دارد. کار، قابل تولید و تکرارپذیر است و این سازمان ها کار تکراری نیز انجام می دهد.
• سطح ۳: فعال است. سازمان هایی که تلاش می کنند ارزش آفرینی کنند. فرآیندهای اصلی به خوبی مستند و تعریف شده اند. این سازمان ها رویه ها و استانداردهای داخلی را ایجاد کرده اند. پروژه ها با دوباره کاری محدود هنوز در این سازمان ها وجود دارند.
• سطح ۴: مدیریت شده. سازمانی با کنترل فرآیند خوب و معیارهای قابل اندازه گیری و همچنین سیستماتیک. یک سازمان یادگیرنده با تمرکز بر نوآوری ها و ارزش، با درصد کمی دوباره کاری.
• سطح ۵: بهینه شده است. سازمانی که از تمام سیستم ها و فرایندها برای ایجاد حاشیه و تمرکز بر ارزش استفاده می کند. آنها به جز وظایف اصلی سازمان ، همه کارها را برون سپاری می کنند. تمامی فرایندها تکرارپذیر کامل است.

چگونه شاخص بلوغ کسب و کار خود را تعیین و اندازه گیری کنیم

هر یک از عناصر ۵ گانه موفقیت را از سطح ۱به سطح ۵  امتیاز دهید. این کار را برای هر پارامتر ۱۰ گانه کسب و کار انجام دهید. در مرحله بعد ، امتیاز را بدست آورید و میانگین را برای هر پارامتر ۱۰ گانه بدست آورید. این سطح بلوغ برای آن پارامتر است. [توجه: هر پارامتر ۱۰ گانه ، سطح بلوغ خاص خود را دارد. این اطلاعات بعداً مفید خواهد بود ، بنابراین امتیازات منفرد را ثبت کنید.] سرانجام ، برای بدست آوردن شاخص کلی بلوغ سازمان ، تمام نمرات پارامترهای ۱۰ گانه را جمع و متوسط گیری ​​کنید. در چه سطحی هستید؟

بسته به سازمان شما و عملکرد اصلی آن ، جنبه های پارامترها نظم متفاوتی بر اساس اولویت ها خواهند داشت. با این حال ، این بدان معنا نیست که شما باید از هر پارامتر برای پارامتر دیگر غافل شوید یا آن را نادیده بگیرید. بدون تقارن و تعادل لازم در سازمان ، نمی توانید واقعاً بلوغ کسب و کار را به سطح بالاتری برسانید. این بدان معنی است که بلوغ هر پارامتر ۱۰ گانه را در یک سطح از سایر پارامترها  نگه دارید. اگر یک پارامتر خارج از محدوده پیدا کنید برای سازمان مشکل  استراتژی به وجود خواهد آورد.

نحوه استفاده از شاخص بلوغ سازمان

BMI  اندازه گیری بلوغ سازمان شماست و بنابراین می تواند برای اندازه گیری پیشرفت شما هنگام اجرای استراتژی کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد. با تدوین استراتژی کسب و کار می تواند به شما در حفظ تعادل در سازمان کمک کند. همچنین می تواند برای سنجش بلوغ سازمان در مقابل رقابت ، شرکای استراتژیک و حتی مشتریان شما استفاده شود.

نتیجه گیری و آنچه شما باید بدانید این است:

شما باید با سازمان های شریک شوید که از نظر بلوغ سازمانی مشابه یا کمی بالاتر از شما هستند و باید مشتریانی بپذیرید که حداقل به اندازه شما یا کمی بیشتراز نظر سازمانی بالغ باشند. با انجام این کار سازمان شما همیشه به سمت بلوغ بیشتر و بهبود بلوغ فرایندهای کسب و کارتان حرکت خواهد نمود.

Related:

• #HDIchat Recap: How Do You Handle Staff Vacation Time?
• Are You an “IT Flat Earther?”
• Create a Culture of Caring