ابزارهای BPMS به کسب و کارها امکان مدلسازی، پیاده سازی، تجزیه، تحلیل و بهبود فرآیندهای کسب و کار را در تمامی حوزه ها می دهد. در این مقاله به این موضوع میپردازیم که گلوگاه ها در سازمان چگونه بوجود می آیند و چطور می توانیم با استفاده از ابزار BPMS آنها را شناسایی و بهبود ببخشیم.
حرکت از یک ساختار مبتنی بر کاغذ به سمت دیجیتال می تواند برای سازمان ها چالش برانگیز باشد، اما وجود گلوگاه های فرآیندی در کسب و کارها به عنوان یک عامل داخلی مخرب، تاثیرات به مراتب چالش برانگیزتری را نسبت به دیجیتالی شدن در سازمان ها به وجود می آورد.
با پیشرفت یک سازمان و پیچیده شدن فرآیندها زمان آن رسیده است که بیشتر به گلوگاه های فرآیندی رسیدگی کنید و راهکارهایی برای برطرف کردن آنها بیابید. یک ابزار BPMS هوشمند می‌تواند این کار را برای شما به بهترین شکل ممکن انجام دهد. ولی قبل از هر اقدامی نیاز است که بدانیم گلوگاه چیست و چگونه در کسب و کار ما بوجود می آید.
تشخیص گلوگاه در سیستم های بزرگ کار راحتی نیست و به سادگی نمی توان گلوگاه ها را شناسایی کرد. اگرچه برخی از دلایل ایجاد تاخیر را می توان به سرعت حل کرد، اما زمانی متوجه این گلوگاه ها می شوید که آسیب قابل توجهی به کسب و کار شما وارد شده است.گلوگاهها می توانند شامل نیروی انسانی، سیستم‌های نرم‌افزاری/سخت‌افزاری، فرآیندها یا هر منبع اطلاعاتی دیگری باشد که باعث کندی یا ازدحام کارها در یک نقطه می‌شود. به صورت کلی دو نوع گلوگاه در سیستم های فرآیندی وجود دارد:
همانطور که از نام آن مشخص است، شما می‌توانید به سرعت این گلوگاههای کوتاه‌مدت را برطرف کنید، زیرا این مشکلات موقتی هستند. به عنوان مثال، فرآیند مرخصی یک کارمند که چند روز قرار است به مرخصی برود و ممکن است تعدادی از فرایندها در این نقطه گلوگاه شوند. در این حالت می توان با تعریف امکان جانشین در فرآیندها مدیریت کارها را به سرعت انجام داد و این گلوگاه ها را قبل از وقوع آن به شکل صحیح و در کمترین زمان شناسایی و برای آن راه حل ارائه کرد.
از سوی دیگر، گلوگاه های بلندمدت مشکلاتی هستند که به طور مداوم در فرآیندها تکرار می‌شوند و می‌تواند تأثیرات قابل‌توجهی از نظر زیان‌های مالی، تأخیر در تحویل کالا یا خدمات و کاهش رضایت مشتری داشته باشد. گلوگاه های کوتاه مدت اگرچه دردسرساز هستند، اما مشکلات جدی برای سازمان به وجود نمی آورند و تاثیری بر سایر فرآیندها ندارند ولی در مقابل، گلوگاه های طولانی مدت می توانند به شدت بر کارایی و بهره وری کسب و کار شما تأثیر بگذارند، بنابراین این گلوگاه ها باید به طور کامل بررسی شوند و علت اصلی آنها قبل از طراحی و جاری سازی فرآیندها به درستی شناسایی و ریشه یابی شود و برای رفع آنها اقدام کرد.
موضوع اصلی این است که اگر نتوانیم به موقع گلوگاه های اصلی کسب و کار خود را شناسایی کنیم بدون شک خروجی مناسب تری نخواهیم داشت و همین مساله باعث می شود تا درآمدهای ما کاهش پیدا کند و هزینه های مربوط به اجرای فرایندها در کسب و کار افزایش پیدا کند. به همین دلیل تشخیص سریع گلوگاه در فرآیندها از موضوعات مهم و اساسی هر کسب و کاری به حساب می آید و لازم است که در این زمینه اطلاعات کافی به دست آوریم، ولی قبل از آن بهتر است که این سوال را از خودمان بپرسیم که :
دلایل زیادی برای ایجاد گلوگاه در سازمان ها وجود دارد ولی رایج ترین آنها را می توان در سه عامل اصلی به شرح زیر دسته بندی کرد:
پس نیاز است بعد از شناسایی این عوامل و قبل از هر اقدامی در مرحله اول برای شناخت بهتر این گلوگاه ها گام های زیر را در کسب و کار خود برنامه ریزی کنیم:
اغلب ارتباط نامناسب بین واحدهای مختلف یک سازمان، جزیرهای بودن سیستم ها، کاغذی بودن و وجود نداشتن مستندات مربوط به روند اجرای فرآیندها، از مهمترین عوامل در کاهش سرعت و ایجاد گلوگاه در کسب و کارها شناخته می شوند. شما با انتخاب و راهنمایی یک شرکت مشاور فرآیند می توانید گام های فوق را به شکل استاندارد در کسب و کار خود تعریف و پایه ریزی نمایید تا اجرایی شدن موفق فرآیندهای کسب و کار به شکل صحیح و مناسبی تضمین شود.
در کنار انجام این گام ها با انتخاب یک ابزار BPMS مناسب، می‌توان فرایندهای کارآمدتری را پیاده سازی و اجرایی نمود و همکاری و کار گروهی را در کل سازمان آسانتر کرد. امکاناتی که برای پایش و نظارت کارایی یک فرایند و فعالیت‌های آن در یک ابزار BPMS مناسب وجود دارد، می‌تواند به شما در شناسایی سریعتر گلوگاههای کوتاه مدت و بلندمدت در فرایندهای کسب و کار کمک زیادی نماید. همچنین امکان اعمال بلادرنگ تغییرات مورد نیاز در فرایندها و دریافت فیدبک از آنها در حداقل زمان و با حداقل هزینه، سرعت تقابل با گلوگاهها را بسیار افزایش می‌دهد و چابکی سازمان را بطور چشمگیری بهبود می بخشد.
زمانی که از ابزار BPMS استفاده می‌کنید، می‌توانید به راحتی تمامی گلوگاه ها را شناسایی و فرآیندهای خود را بهبود دهید. ابزار BPMS با چهار ویژگی اصلی که در آن وجود دارد به شما کمک می کند تا در سریعترین زمان ممکن گلوگاه ها را شناسایی کرده و برای رفع آنها اقدام نمایید. در ادامه به چگونگی شناسایی گلوگاه ها توسط ابزار BPMS می پردازیم.
بیشتر اوقات، گلوگاهها زمانی رخ می‌دهند که نیاز باشد یک شخص اقدامی را روی یک فرآیند انجام دهد تا به مرحله بعدی ارسال شود، مثلاً می تواند یک تاییدیه یا کاری به سادگی انتقال اطلاعات و داده ها از یک سیستم به سیستم دیگر باشد. بدیهی است که تکیه بر افراد برای اجرای وظایف خاص می‌تواند منجر به خطاهای انسانی یا وابستگی حضور نیروهای انسانی در اجرای فرآیندها شود که این مورد به تنهایی می تواند باعث ایجاد گلوگاه یا صرف هزینه‌های بیشتری در سازمان گردد.
با خودکار کردن فرآیندها، نه تنها در زمان صرفه جویی می کنید، بلکه از طریق الگوریتم ها و قوانینی که با استفاده از ابزار BPMS در فرآیندها تعریف می شود، می توان برای کارهایی که می بایست توسط یک کارمند انجام شود مراحل انجام کار را ساده تر کرده یا حتی به طور چشمگیری وابستگی به نیروهای انسانی را کاهش داد، تا فرآیندها آسان تر و سریع تر در هر مرحله انجام شود تا از این طریق بتوان گلوگاه ها را بهبود بخشید.
هنگامی که فرایندهای سازمان با استفاده از ابزار BPMS طراحی و پیاده سازی می شود می توانید به طور فعال گردش کار خود و اقداماتی که روی هر فرآیند انجام شده است را مشاهده کنید. ثبت تمامی عملیات و لاگ اقدامات انجام شده در سیستم شفافیت در کارها را به همراه خواهد داشت.
شفافیت نه تنها به رفع گلوگاه ها کمک می کند، بلکه به شما در شناسایی و ارزیابی عملکرد کارکنان و واحدهای سازمانی نیز یاری می رساند. در واقع به این معنی است که کارکنان سازمان می دانند که اقدامات آنها در هر مرحله رصد می شود و انجام ندادن فعالیت ها در زمان های مناسب می تواند نمرات منفی و پیامدهای تنبیه ای را برای آنها به همراه داشته باشد. استفاده از این امکان به شما کمک می کند تا از مواجه شدن مجدد با گلوگاههای وابسته به نیروهای انسانی جلوگیری کنید و مطمئن باشیدکه فرآیندهای کسب و کار شما همیشه و بدون وابستگی به افراد سازمان به شکل صحیح و مناسبی انجام می گیرد.
وجود یک ابزار BPMS این امکان را به شما می دهد تا فرآیند های سازمان به صورت یکپارچه طراحی شود و ارتباط بخش های مختلف برای رسیدن به نتیجه نهایی و مقصود اصلی سازمان که فروش محصولات و خدمات می باشد با سرعت و کیفیت مناسب فراهم گردد. ارتباط با سیستم های جزیره ای این امکان را به شما می دهد که وجود گلوگاهها در فرآیندهای وابسته به سیستم های دیگر در رد و بدل شدن اطلاعات به راحتی شناسایی شود. بنابراین با وجود این ارتباطات، شناسایی گلوگاهها و مدیریت اجرای فرآیندها برای سازمان از یک پلتفرم یکپارچه به مراتب ساده تر می گردد.
متأسفانه، برخی از گلوگاه ها را تا زمان اجرایی شدن فرآیندها نمی توان پیش بینی یا شناسایی کرد. کسب و کارها نیاز دارند تا پس از اجرایی شدن فرآیندها و از طریق گزارشها و داشبوردهای مدیریتی آنلاین تولید شده در ابزار BPMS، مدیریت فرآیندها را به صورت لحظه ای نظارت و پایش نمایند تا بر اساس اطلاعات آماری به دست آماده در سریعترین زمان ممکن گلوگاه ها را شناسایی کرده و و برای رفع آنها اقدامات اصلاحی انجام دهند. به عبارت دیگر نباید این گلوگاه ها به حال خود رها شوند بلکه باید بعد از شناسایی آنها تغییرات را در هر مرحله از اجرای فرآیند به شکل اساسی و پایه ای انجام داد.
پس می توان گفت که ابزار BPMS به شما کمک می کند تا فرآیندهایتان چابک تر شوند. این به این معناست که در صورتیکه شناسایی گلوگاه ها به درستی انجام شد و نیاز به تغییر در فرآیندها جهت بهبود آنها باشد، شما در کوتاه ترین زمان ممکن می توانید آنها را پیکربندی مجدد کنید و تغییرات را با سرعت بیشتری اعمال نمایید. استفاده از ابزار BPMS بدون کد (Zero Code)، زیرساخت چابک تری را برای طراحی، پیاده سازی فرآیندها با سرعت بالا فراهم می کند و همچنین شما را قادر می سازد تا تغییرات تدریجی و بهبود مستمر را در جریان کارها و گلوگاههای شناسایی شده، بدون ایجاد اختلال در روند جاری سازمان و نیاز به دانش و تخصص برنامه نویسی ایجاد کنید.
بررسی گلوگاه ها در فرآیندهای کسب و کار، باعث سرعت بخشیدن به روند انجام فعالیتها می شود. این مهم با علتیابی و بررسی روند انجام فعالیتها در سازمان قابل انجام می باشد. بعد از شناسایی مهمترین اقدام رفع این گلوگاههاست. برای رفع گلوگاههای به وجود آمده در کسب و کار می توانیم با استفاده از ابزارهای BPMS ،کنترل و نظارت بر روند فرآیندها و تحلیل و بررسی هر فعالیت، روند انجام فرآیندها را بهبود ببخشیم و باکاهش عوامل انسانی در روند فرآیندها درصد تشکیل گلوگاه ها را در کسب و کار خود به حداقل برسانیم.
ابزار BPMS پلتفرمی است که به شما این امکان را می‌دهد تا گردش‌های کاری مکانیزه متناسب با نیازهای خود را به صورت Drag and drop ایجاد کنید. همچنین می توانید به راحتی این پلتفرم را با سایر سیستم ها و داده های اطلاعاتی موجود در سازمان یا بیرون از سازمان یکپارچه کنید تا از یک درگاه واحد برای مدیریت بهتر فعالیت ها و شناسایی گلوگاهها بهره مند شوید. برای داشتن یک سازمان فرآیند محور، چابک و مکانیزه نیاز است تا قبل از انتخاب ابزار BPMS به سوالات زیر پاسخ دهید:
ابزار BPMS شرکت تذرو افزار و تجربیات موفق انجام شده در سازمان های بزرگ به شما کمک می کند تا هم پاسخ سوالات خود را به درستی بیابید و هم اینکه برای اجرایی کردن موفق فرایندهای کسب و کار خود و تجزیه و تحلیل داده ها، بینش وسیعتری نسبت به فرآیندهای جاری و عملکرد کارکنان خود داشته باشید و گلوگاهها را قبل از اینکه تأثیر نامطلوبی بر عملیات سازمان شما بگذارد شناسایی و در کمترین زمان با اجرایی کردن نگرش فرآیندی مکانیزه و بهبود ببخشید.
منابع:
https://www.cflowapps.com/bottleneck-process/
https://www.frevvo.com/blog/identify-bottlenecks-in-a-process/
https://www.process.st/business-bottlenecks/
https://www.bizagi.com/en/blog/how-to-find-and-fix-bottlenecks-supply-chain
کلمات کلیدی: ابزار BPMS، فرآیند،فرایند گلوگاه، BPMS، گلوگاه فرآیندی
باتوجه به تجربه موفق انجام شده در اداره بازرسی بانک صادرات ایران و عملیاتی شده…
در دنیای رقابتی امروز، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به عنوان یکی از عوامل کلیدی…
شرکت مهندسی تذرو افزار در راستای توسعه و ارتقاء نرم افزارهای موجود، اقدام به تهیه…
فناوری CRM برای صادرات یک جنبه حیاتی از تجارت بین المللی و تعیین کننده کلیدی…
در دنیای پرشتاب امروز، سازمان‌ها برای بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری نیازمند به‌کارگیری ابزارهای کارآمدی…
راه اندازی کال سنتر موفق نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و مشخص کردن اهداف و چشم اندازهای…