چرا قابلیت های سیستم ساز برای سیستم BPMS مورد نیاز است؟

نرم افزار  BPMS ابزار تجزیه و تحلیل و ایجاد روش‌ها و فرایندهای مختلف برای انجام امور تجارتی یک سازمان است. نرم افزار  BPMS معمولاً توسط شرکت‌های بزرگ و متوسط به منظور خودکار سازی فرایند های کسب وکار استفاده می‌شود. نرم افزار BPMS تنها میتواند برای کارهای مبتنی بر فرآیند مفید باشد و قابلیت کار برای سازمان ها و یا کارهای وظیفه گرا را ندارد و این موضوع یکی از نقطه ضعف های این نرم افزارها به حساب می آید. با توجه به نیاز نرم افزاری در سازمان های ایرانی، این نرم افزار به تنهایی قابلیت های لازم برای رفع نیاز را نداشته و وجود امکانات سیستم سازی باعث میشود بتوان از این نرم افزارها علاوه بر کارهای مبتنی بر فرایند، کارهای مبتنی بر وظیفه را نیز انجام داد و در واقع نرم افزار BPMS مطابق با نیاز بازار ایران می گردد.

سیستم ساز چیست؟

سیستم ساز ابزاری است قدرتمند با کمترین هزینه، جهت کاهش هزینه و تسریع در رسیدن به سامانه های اطلاعاتی مطابق با نیاز و الگوی سازمان، که می توان بواسطه آن سامانه های اطلاعاتی و نرم افزارهای کاربردی با کیفیت بالا و مطابق با نیاز سازمان را ایجاد نمود. سازمان ها میتوانند پس از تحلیل نیازهای خود، به سادگی و بدون نیاز به شرکت ها و نیروهای ثالث اقدام به پیاده سازی آنها بصورت یکپارچه نمایند، این امر سازمان را به سمت توانمندتر شدن در ارائه محصولات و خدمات سوق میدهد.

تفاوت BPMS با سیستم ساز و BPMSبدون سیستم ساز

در هر سازمان کارها به دو دسته فرآیند محور و وظیفه محور تقسیم میشوند.یک نرم افزار BPMS بدون سیستم ساز تنها میتواند کارهای فرآیند محور را پوشش دهد و در واقع اگر کاری وظیفه محور باشد قابلیت پیاده سازی با BPMS را ندارد و پیاده سازی یک وظیفه ساده هم فقط با واسطه تعریف فرایند امکانپذیر است که هم هزینه زیادی برای پیاده سازی دارد و هم اینکه راحتی کاربر را سلب می کند.

به عنوان مثال : یک فرم ساده که بخواهد یکسری اطلاعات را از کاربر گرفته و در دیتابیس ذخیره کند.

در حالی که اگر نرم افزار BPMS مجهز به سیستم ساز باشد نه تنها میتواند تمامی کارهای یک سازمان چه فرآیند محور و چه غیر فرآیند محور را پوشش داده بلکه امکانات یک سیستم اطلاعات مدیریت و یک سیستم فرایند محور در سازمان را تحت پوشش قرار میدهد.

 مزایای استفاده از سیستم ساز

۱- ایجاد یکپارچگی

·        امکان اتصال به انواع پایگاه های اطلاعاتی

·       صدور اطلاعات از انواع فایلها مانند Xml, Excel, Csv و …

·       برقراری ارتباط دو سویه از طریق وب سرویس

·       امکان Script نویسی و استفاده از SDK های مختلف

·       یکپارچگی اطلاعاتی بین تمامی سیستم‌های تولید شده

·       یکپارچه‌سازی سایر سیستم‌های اطلاعاتی موجود در سازمان

·       عدم وابستگی به فناوری و قابلیت بکارگیری همزمان فناوری‌های مورد نظر (وب/ویندوز – SQL – Oracle)

به عنوان مثال : در هر سازمانی سیستم های جزیره ای وجود دارد ، این سیستم ها هر کدام با تکنولوژی های خود کار میکنند و هیچ وابستگی به هم ندارند، و امکان اتصال این سیستم های جزیره ای را به هم فراهم  میکند تا در کنار هم کار کنند و در صورتیکه سیستم های جزیره ای کارایی لازمه را نداشته باشند براحتی توسط ابزار سیستم ساز پیاده سازی شده و در سازمان استقرار یابند.

۲- تولید نرم افزار سازمانی بدون کد نویسی

یکی از اهداف سیستم ساز تحقق ایده تولید نرم افزارهای سازمانی بدون کد نویسی است. هم اکنون قسمت قابل توجهی از فرآیند تولید نرم افزار بدون کد نویسی انجام می شود. این امکان سازمانها را قادر میسازد که با کمک نیروهای بومی خود اقدام به تولید سیستم های اطلاعاتی خود نمایند. هرچند که نیاز به کد نویسی در سیستم سازها به حداقل رسیده ولی سیستم سازها محیطی برای نوشتن کد نیز در نظر گرفته است.

۳- انعطاف‌پذیری و قابلیت تغییر

از جمله ویژگی‌های ذاتی بستر سیستم‌سازها قابلیت تغییر و افزایش انعطاف‌پذیری  سیستم جهت برآورده کردن نیاز های جدید کاربران می‌باشد. این بستر بصورت کاملا پویا می‌تواند اقدام به ایجاد روال‌ها و فرم‌های مختلف و متنوع با امکانات مورد نیاز برنامه‌های کاربردی نماید. این تغییرات می‌تواند بصورت کامل در حیطه طراحی فرآیندهای کاری، فرم‌های اطلاعاتی، گزارشهای مورد نیاز، دسترسی و امنیت کاربران، واسط کاربری و تمامی جوانب مختلف استفاده از نرم‌افزارهای سازمانی باشد که میتواند  توسط مشتری بدون نیاز به شرکت تولید کننده نرم افزار انجام شود.

۴- رضایت کارکنان

BPMS  مبتنی بر سیستم ساز کارکنان را قادر می‌سازد تا ۱۰۰٪ تمرکز خود را بر روی کار خود متمرکز کنند، زیرا کاهش کارهای تکراری، دسترسی آسان به اطلاعات، حذف کارهای زائد و …  به نوبه خود باعث افزایش بهره‌وری و نیروی کار شادتر می‌شود.

۵- بهره وری

بهره‌وری سازمان با بهبود فرآیندهای کسب‌وکار مانند حذف کارهای تکراری و فعالیت‌های اضافی، معرفی درگاه‌های موازی و … حاصل می‌شود. این بهبود به کارمندان امکان می‌دهد زمان بیشتری را در فعالیت‌های دیگر صرف کنند، زیرا توابع پشتیبانی اصلی مورد استفاده قرار می گیرند. این به افزایش بهره‌وری و کاهش ضایعات تبدیل می‌شود.

۶- چابکی سازمان

یکی از ویژگی‌های دنیای کسب‌وکار کنونی تغییر مداوم نیازهای بازار یا ظهور شیوه‌های جدید کار است. در تجارت پررقابت امروز، سازمانی شانس بقا دارد که سازوکارهای لازم برای آگاهی سریع از این تغییرات را داشته و توانایی پاسخ‌گویی سریع به آن‌ها را نیز دارا باشد، در غیر این صورت شانس چندانی برای باقی ماندن در عرصه رقابت نخواهد داشت.

یکی از ویژگی‌های کلیدی BPMS مبتنی بر سیستم ساز این است که طراحی فرآیندهای انعطاف‌پذیر را تسهیل می‌کند. در زمان تغییر با ایجاد بهبود در فرآیندهای انعطاف‌پذیر سازمان می‌توانید فرآیندی سفارشی با توجه به الزامات جدید سازمان طراحی کرده که این امر موجب کاهش هزینه سازمان می‌گردد.

نتیجه گیری: تسریع در رسیدن به سیستم موفق مطابق با نیاز و الگوی سازمان با نرم افزارهای BPMS مبتنی بر سیستم ساز

نرم افزارهای BPMS مبتنی بر سیستم ساز به شما کمک می کند تا فرآیندهای سازمانی کارآمدی برای شناسایی و از بین بردن تنگناها، کنترل هزینه های شرکت و کنترل وظایف روزانه خود در سازمان طراحی نموده و برای افزایش اثربخشی علاوه بر کارهای فرآیندی در انجام نقطه های کور غیر فرآیندی و مکانیزه کردن سیستم هایی که نیازی به فرآیند ندارند هم نقش بسزایی داشته باشند.